Rutger Bremer: een event website is meer dan een registratiepagina

Een panel van experts uit én buiten de branche deelt kennis en ervaring vanuit hun eigen vakgebied in onze EventsBlog. De ene keer scherp, de andere keer luchtig. Dan weer een ervaringsblog of juist een pakkende vraagstelling aan vakgenoten. Altijd inspirerend en relevant. Deze EventsBlog is van Rutger Bremer van Momice.

Communicatie is een belangrijk (en vaak onderschat!) onderdeel van een event. Je kunt een mooi event neerzetten op een prachtige locatie, maar zonder de juiste doelgroep – op de juiste plaats en met de juiste boodschap – is er slechts een kleine kans dat je event uiteindelijk een succes wordt. Zonde!

De communicatie rondom een event is meer dan alleen een uitnodiging en een registratiepagina. Wil je jouw doelstellingen behalen? Vertel dan aan jouw gasten waarom ze het event niet mogen missen, waar het plaats vindt en en hoe de dag eruit ziet. En dit alles het liefst in een strak uitziende, aantrekkelijke én goedwerkende website!

Wat zet je in een event website?
De registratiepagina blijft natuurlijk een belangrijk onderdeel. Genodigden zullen zich alleen aanmelden als alle elementen van het event helder en aantrekkelijk zijn. Maar er zijn meer zaken van belang. Hier een handig overzichtje van wat volgens ons in een event website thuishoort:

Algemene informatie
Wat maakt het event bijzonder? Wat zijn de highlights? Sprekers? Thema? En minstens zo belangrijk: waarom wordt het event georganiseerd? Hoe duidelijker dit is voor genodigden, hoe groter de kans dat zij komen.

Locatie
De locatie van een event roept altijd vragen op. Wees dus heel gedetailleerd: Wat is het adres? Hoe kom je er met OV en/of de auto? Waar kan men parkeren? Is parkeren betaald of gratis? Zijn er andere bijzonderheden?

Sprekers
Sprekers zijn vaak een belangrijke publiekstrekker. Promoot hen daarom goed met een foto, biografie én geef aan wat hun belangrijkste boodschap zal zijn.

Programma
Maak het programma interessant genoeg om genodigden nieuwsgierig te maken, zonder te veel te verklappen. Een duidelijk overzicht van dagen, tijden en de verschillende onderdelen mag natuurlijk niet ontbreken.

Gastenlijst
Netwerken is een belangrijke reden om naar een event te komen. Activeer de gastenlijst, zodat jouw genodigden kunnen zien wie nog meer komen – en bied mogelijkheden om met elkaar in contact te komen, zodra ze zich hebben aangemeld.

Social media
Je bestaat pas écht wanneer jouw content wordt gedeeld. Zorg ervoor dat er genoeg reuring rondom jouw event ontstaat en deel nieuwe content via diverse kanalen. Maak de content feed van Twitter en Instagram zichtbaar op de event website, zodat bezoekers meteen zien wat er speelt.

Sponsors & partners
Wordt jouw event mede mogelijk gemaakt door sponsors en partners? Zet hen in het zonnetje op de event website, inclusief een omschrijving en link naar de bedrijfspagina’s.

Plattegrond
Organiseer je het event op een grote locatie? Voeg dan een overzichtelijke plattegrond toe met daarop de entree, zalen en andere belangrijke plekken, zodat bezoekers niet verdwalen.

Foto & video
Zorgt een professionele fotograaf of videoteam voor mooie beelden van het event? Toon deze dan op een aparte foto- en videopagina. Je kunt ook aan bezoekers vragen om hun beleving te delen en zelf foto’s toe te voegen tijdens het event. Maximale betrokkenheid!

Bijlagen
Maak een aparte pagina voor presentaties en andere belangrijke documenten. Dan weet je zeker dat jouw bezoekers altijd over de meest recente bijlagen beschikken.

Contact / FAQ
Probeer zoveel mogelijk standaard antwoorden te geven op een Frequently Asked Questions (FAQ) pagina. Dat scheelt al snel 80% van de mails en telefoontjes. Geef bezoekers wel altijd de mogelijkheid contact op te nemen met de organisatie voor overige vragen.

Registreren
Last but not least: de registratiepagina. Bedenk goed welke gegevens je nodig hebt voor, tijdens en na het event en onthoud: hoe minder vragen, hoe groter de kans op registratie!

En dan: pak het slim aan en kies de juiste software…

Werk efficiënt en voorkom fouten
Event professionals zijn geen webdevelopers. Je hebt vaak weinig tijd, weinig geduld en bovendien 1.000 andere dingen te doen. Toch biedt een event website veel voordelen, voor het stroomlijnen van de communicatie met jouw bezoeker. Bovendien is het maken van een website vaak de efficiëntste oplossing – en de kans op fouten is daarbij minimaal.

Kies de juiste software
Het maken en bijhouden van een website hoeft niet ingewikkeld te zijn; het is helemaal afhankelijk van hoe flexibel en gebruiksvriendelijk jouw CMS is. Er zijn duizenden website templates die zeggen overal geschikt voor te zijn, maar voor events gelden heel specifieke regels. Zoek daarom event software die bij jouw wensen past.

Voorkom het gebruik van veel verschillende systemen en kies software waarbij de event website gekoppeld is aan de mail, registratie en enquête. Zo sla je meerdere vliegen in één klap, en heb je al je communicatie mooi bij elkaar. Handig voor bezoekers… en voor jou!