Het historische kasteel Heerlijckyt van Elsmeren in de groene heuvels van Oost-Vlaanderen, vormt het decor voor retraites, leiderschapstrajecten en zakelijke trainingen. De plek draait om rust en verdieping, maar het team was vooral druk met handmatig werk en het zoeken naar overzicht.
Van losse documenten naar één centraal systeem
Het team besloot dat het anders moest en koos voor de software van MICE Operations. Geen losse documenten meer, maar één tool waarin alles samenkomt: offertes, draaiboeken, facturen, werklijsten en betalingen. ‘Wat we zo fijn vinden is hoe intuïtief en gebruiksvriendelijk het systeem is,’ vertelt Aline, manager bij De Heerlijckyt. ‘We hebben onze FTE’s bijna kunnen halveren doordat we efficiënter werken en communiceren.’
Meer structuur, betere events en hogere omzet
De nieuwe manier van werken zorgt niet alleen voor minder stress in het team, maar ook voor een betere ervaring voor de gast. Wanneer je weken van tevoren al alle details scherp hebt, voelt je gast zich gehoord en welkom. Daarnaast levert het ook concrete winst in de cijfers op: rapportages en prognoses zijn met één klik beschikbaar. ‘Vroeger was ik daarmee een halve dag bezig in Excel, nu klik ik het zo bij elkaar!’ legt Aline uit.
Dankzij MICE Operations werkt het team overzichtelijker, communiceren ze beter en blijft er meer tijd over om te besteden aan de gasten. En dat is misschien wel de grootste winst: wanneer de basis klopt, ontstaat er ruimte om écht te focussen op de beleving van de gast.
Bekijk de volledige ervaring van Heerlijckyt van Elsmeren in deze videocase.
