Back Back Achter de schermen

Rubriek De Pitch: de werkwijze van vier opdrachtgevers naast elkaar

01 juni 2011

In de evenementenbranche zijn pitches eerder regel dan uitzondering. Bureaus dienen zich keer op keer te bewijzen aan opdrachtgevers, op het gebied van creativiteit, ROI, professionaliteit en de chemie tussen partijen. Hele short- en longlists strijden tegelijk voor de productie van één evenement. In de afgelopen weken heeft High Profile vier opdrachtgevers gevraagd naar hun ‘pitchgedrag’ in de rubriek De Pitch. Hierin hebben Heineken Nederland, Hi, The Royal Bank of Scotland en KPN verteld over de redenen, werkwijze en het voorland van pitches. Tijd om de verschillende werkwijzen eens naast elkaar te leggen.

Pitchgedrag Heineken
Bij Heineken Nederland hangt de inzet van een pitch samen met het investeringsbedrag. Norbert Cappetti, PR manager Heineken Nederland, legt uit: ‘Wij zijn vanaf een bepaald bedrag, vanuit het inkoopbeleid, verplicht om vergelijkende offertes op te vragen. Naast het financiële plaatje zijn wij als bedrijf ook op zoek naar een creatief idee en een professionele partij wanneer het gaat om evenementen’.

Risico van het vak
Op basis van een long- en shortlist stelt Heineken een briefing op waarin maximaal drie partijen gevraagd worden om een voorstel te doen. Het niet krijgen van een vergoeding ziet Norbert als een risico van het vak. ‘Binnen de evenementenindustrie heb ik het nog niet zo vaak meegemaakt dat er een vergoeding wordt gegeven. Wij, als Heineken Nederland, geven afhankelijk van de grootte van het evenement soms wel een vergoeding maar zeker niet altijd.’

Pitchgedrag Hi
Hi heeft in het verleden pitches voor brand activation op evenementen gehouden, maar werkt in 2011 met dezelfde partijen als in 2010. Francis van den Brink, Brand Activation Manager van Hi, vertelt: ‘Het voorgaande jaar is goed bevallen en elke partij heeft vanuit zijn eigen expertise iets toegevoegd aan het geheel. De betrokken bureaus werken met mensen die binnen de Hi doelgroep vallen en het merk goed begrijpen’.

Enthousiasme speelt een rol
Bij een pitch maakt Hi Marketing samen met de inkoopafdeling een selectie van een aantal bureaus. ‘Op basis van ervaring, werkwijze en enthousiasme wordt een keuze gemaakt van maximaal drie bureaus die we willen laten pitchen. Vervolgens krijgen de gekozen bureaus een briefing en krijgen ze de mogelijkheid om hun ideeën te presenteren.’ Als Hi bureaus vraagt om mee te doen aan een pitch, staat hier meestal een vergoeding tegenover voor de uitwerking en presentatie. De hoogte verschilt per keer en is afhankelijk van de vraag.

Pitchgedrag The Royal Bank of Scotland
Ook The Royal Bank of Scotland houdt pitches voor evenementen. Carmen Gonsalves, Sr. Event Manager van RBS, legt uit waarom: ‘Nadat ABN AMRO Wholesale is overgenomen door The Royal Bank of Scotland, is het event team van negen naar twee personen gegaan. Dat betekent dat we niet alles meer zelf kunnen uitvoeren en we een bureau inschakelen voor grotere evenementen.’

Waarom ploeteren met maar 33,3% kans?
Op basis van ervaring, kennis, soort evenement, doelgroep en kwaliteit kiest RBS maximaal drie bureaus die het meest geschikt lijken voor een bepaald project. ‘Met deze bureaus worden vervolgens afspraken gemaakt voor een eerste briefing. Op deze briefing kunnen ze kort en bondig een voorstel doen. Ik zie niet in waarom zij op een uitgebreid voorstel moeten ploeteren terwijl er maar 33,3% kans is op de klus.’ Carmen zou graag willen, maar kan geen vergoeding geven voor de pitch. ‘Om de een of andere reden krijg ik dat er niet door in de organisatie. Alleen als de hele evenementenbranche een vuist zou maken en alle bureaus een bepaalde fee zouden vragen, denk ik dat de corporate branche het wel moet accepteren.

Pitchgedrag KPN
Bij KPN ligt het aan de grootte van het evenement, het budget en de impact of er wel of geen pitch wordt uitgeschreven. Marijke Goudberg legt de werkwijze van KPN uit: ‘Er wordt een briefing uitgeschreven en aan de hand van een long- en shortlist pitchen we meestal met drie bureaus. Na de presentaties hebben we intern overleg en bepalen we aan de hand van selectiecriteria (per evenement is het weer anders wat we belangrijk vinden) met wie we verder gaan. De ene keer vinden we creativiteit het belangrijkste criterium, een andere keer prijs, snelheid of ervaring.

Geen verborgen agenda
KPN geeft meestal geen vergoeding voor de pitch en communiceert dit in het meegestuurde pitchdocument. ‘De reden waarom wij geen vergoeding geven, is dat we het gezond vinden om bureaus te laten pitchen. Wel geven wij een vergoeding op de grote trajecten met een grote impact en hoog budget. Wij hebben hierin ook geen ‘verborgen agenda’ en zijn daar altijd vanaf het begin heel transparant in.

De conclusie
Na deze reeks kan geconcludeerd worden dat de werkwijze van de vier verschillende opdrachtgevers niet veel van elkaar verschillen. Afhankelijk van de omvang, impact en het budget van het evenement, wordt er de keuze gemaakt om wel of geen pitch uit te schrijven. Met een long- en shortlist en maximaal drie bedrijven per pitch, wordt aan de hand van de werkwijze, creativiteit en ervaring een bureau gekozen.

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!