Column door:
Jaap A. WesterhuijsDirecteur Groningen Congres Bureau“Mag ik even een kopie van deze presentatie op mijn USB-stick?”, is een veel voorkomende vraag aan een baliemedewerkster tijdens een internationaal congres. In luttele seconden is dan de interessante PowerPoint presentatie van de vermaarde gastspreker gekopieerd. Vervolgens kan de nieuwe ‘eigenaar’ er mee aan de haal gaan en de presentatie voor eigen gebruik bewerken, aanpassen of er anderszins gebruiken. Wat zijn de rechten van de ‘echte eigenaar’, diens eventuele uitgever en die van de congresorganisatie? Een breed scala aan onbeantwoorde vragen. De oorzaak van veel wrevel en teleurstellingen.Het internationaal georiënteerde Groningen Congres Bureau en diens Ubbo Emmius Colleghie – een verband van enkele tientallen gelauwerde congresinitiatiefnemers en –organisatoren – heeft onlangs een aantal richtlijnen vastgesteld om aan deze problematiek tegemoet te komen. In de eerste plaats, vernemen we bij monde van de heer Jaap Westerhuijs, directeur van het congresbureau, is een duidelijke schriftelijke sprekersovereenkomst noodzakelijk. In deze overeenkomst zijn de rechten en plichten van de gastspreker en de congresorganisatie duidelijk vastgelegd. In ieder geval is het intellectuele eigendom van de presentatie geregeld. In het algemeen ligt dit eigendom bij de gastspreker. Hij is de eigenaar van de presentatie en zonder zijn toestemming mag deze niet veranderd, gekopieerd of anderszins vermenigvuldigd worden. “Ik raad gastsprekers aan om het formele copy right symbool op al hun sheets te plaatsen”, vertelt Westerhuijs. “Een duidelijke instructie aan alle congresmedewerkers is ook van groot belang”, gaat Westerhuijs verder, “ook zij moeten weten dat elektronische bestanden niet gekopieerd mogen worden.”
Vanzelfsprekend wordt ook de nodige zorgvuldigheid van de gastspreker zelf vereist. Veelal vraagt de congresorganisatie aan de spreker zijn presentatie in elektronische vorm al ver voor aanvang van het congres aan te leveren. Vanaf dat moment is de gastspreker het zicht op intellectuele eigendom kwijt. Om deze reden moet hij zelf vragen om waarborgen ten aanzien van zijn eigendom. Hoe wordt de presentatie elektronisch opgeslagen, wie hebben er toegang tot het elektronische bestand, is het met wachtwoorden beschermd, wat gebeurt er na afloop van het congres met de bestanden, etc? Het is ook wenselijk dat de spreker zichzelf identificeert als hij tijdens het congres zijn opgeslagen presentatie wil bekijken en zonodig aanpassen. Uit zorgvuldigheidsoverwegingen dienen alle handelingen met het intellectuele eigendom schriftelijk vastgelegd en gecommuniceerd te worden.
Een exemplaar van de Handleiding Intellectuele Eigendom en de Congreswereld kunt u downloaden vanaf de website.