High Profile vraagt opdrachtgevers naar hun ‘pitchgedrag’ in de rubriek De Pitch. Zij vertellen hierin over de redenen, werkwijze en het voorland van pitches. Norbert Cappetti, PR Manager van Heineken Nederland en Francis van den Brink, Brand Activation Manager van Hi hebben al meer inzicht gegeven in het fenomeen. Deze week is het de beurt aan Carmen Gonsalves, Sr. Event Manager van de The Royal Bank of Scotland (RBS).
[afbeelding niet meer beschikbaar]
Carmen Gonsalves, Sr. Event Manager van The Royal Bank of Scotland
Meer inzicht
In de evenementenbranche zijn pitches eerder regel dan uitzondering. Bureaus dienen zich keer op keer te bewijzen aan opdrachtgevers, op het gebied van creativiteit, ROI, professionaliteit en de chemie tussen partijen. Hele short- en longlists strijden tegelijk voor de productie van één evenement. En bij alle opdrachtgevers is de werkwijze net weer anders… Hoe werkt het bij RBS?
[afbeelding niet meer beschikbaar]
Houdt RBS wel / geen pitches (voor evenementen)? Waarom wel / niet?
Jazeker, nadat ABNAMRO Wholesale is overgenomen door RBS een paar jaar geleden, is het event team van 9 naar 2 personen gegaan. Dat betekent dat we niet alles meer zelf kunnen uitvoeren. We schakelen voor grotere evenementen dan een bureau in. Gemiddeld organiseren we 1 pitch per 1,5 jaar. Bovendien zijn we verplicht meerdere gelijksoortige leveranciers te laten pitchen als we meer dan 15.000 euro gaan investeren in een evenement.
Wat is de werkwijze?
Op basis van ervaring, kennis, soort evenement, doelgroep en kwaliteit kiezen we een aantal bureaus die we het meest geschikt achten voor het bepaalde project. Met deze bureaus worden vervolgens afspraken gemaakt voor een eerste briefing. Op deze briefing kunnen ze dan een kort en bondig (een paar A4-tjes) voorstel doen. Ik zie niet in waarom zij op een uitgebreid voorstel (vaak boekwerken en moodboards etc) moeten ploeteren terwijl er maar 33,3% kans is op de klus. Na deze eerste ronde gaan we met 1 (of soms 2) bureaus verder en doen we een hele uitgebreide briefing met de daarop volgende voorstellen / offertes. Bij de presentaties van de voorstellen zijn de opdrachtgever en onze afdeling Marketingcommunicatie aanwezig.
Ik hou wel van open communicatie, de bureaus weten van elkaar met wie ze in de pich zitten.
Hoeveel presentatierondes zijn er?
Het aantal keer waarop zo'n presentatieronde plaatsvindt is echt afhankelijk van het soort event. Maar gemiddeld zijn er twee momenten voor de presentatie, daarna volgen nog menig presentatie voor degene die hem wint om iedereen binnen onze organisatie op hetzelfde spoor te krijgen.
Hoeveel bureaus doen gemiddel mee per pitch?
Het maximale aantal ligt op 3 bureaus. Als het goed is, hebben we al een goede voorselectie gedaan!
Wisselen jullie steeds van bureaus?
Vaak wel. Het hangt geheel af van het soort evenement, de (economiche) situatie waarin bepaalde bureaus zich kunnen bevinden, de specialisatie etc. Veelzijdige bureaus waar we goede ervaringen mee hebben krijgen uiteraard wel de volgende keer weer een uitnodiging om in de pitch mee te doen.
Krijgen de deelnemende bureaus een vergoeding voor de pitch?
Ik zou graag willen zeggen: "Ja natuurlijk! Uiteraard krijgen ze een vergoeding" Maar helaas, om de een of andere reden krijg ik dat er niet door in de organisatie. Men vindt het wel heel normaal bij reclamebureaus maar event bureaus worden in deze overgeslagen. Alleen als de hele eventbranche een vuist zou maken en alle bureaus een bepaalde fee zouden vragen denk ik dat de corporate branche – met name de financiële afdelingen – het wel moeten accepteren.
Waar vinden de presentaties plaats?
De presentaties vinden meestal bij RBS plaats. Dit heeft te maken met het aantal personen dat vanuit onze organisatie aanwezig is. Agendatechnisch is het de meest praktische locatie.
Zijn de presentaties plenair (met alle bureaus erbij)?
Alle briefings en presentaties worden 1 op 1 gedaan. Het communiceert een stuk directer en opener.
Welke afdelingen van RBS zijn bij een pitch betrokken?
De afdelingen Events, Marketing, Communicatie, Vendor Management en de opdrachtgever van de betrokken afdeling of het MT.
Wat zijn de terugkerende criteria?
Heel belangrijk voor ons is dat het bureau begrijpt hoe een zakelijke bank werkt en wat zijn doelgroep is. We zouden het liefst willen dat het bureau (of de mensen) bij een grote corporate organisatie heeft gewerkt op managementniveau. Kwaliteit, gedrevenheid en creativiteit plus het juiste onderbuikgevoel zijn elke keer weer belangrijke criteria.
Is op dit moment een pitch gaande of zit er één in de pijplijn? Zo ja, welke / voor welk evenement?
We hebben net een pitch achter de rug. Deze heeft maar liefst 4 maanden geduurd! We gaan namelijk verhuizen naar een nieuw pand en laten dan het laatste koordje dat ons nog verbindt aan ABNAMRO los. Om dit te vieren gebruiken we de verhuizing voor een grootse opening.
Hoe zie jij de toekomst van pitches?
Zolang er leveranciers van services zijn zal het pitchen ook blijven bestaan. Zeker in de event branche, waar menselijke emoties, sfeer en sociale doelen zo belangrijk zijn.
Heb je nog tips voor bureaus (hoe om te gaan met pitches)?
Bereid je goed voor in welke richting de opdrachtgever de presentatie wil hebben (logistiek, maketingtechnisch of juist op creatief gebied) Ken de klant en haar / zijn doelgroep (vraag desnoods om deze informatie, niet alles staat op internet!). Blijf doorvragen naar de doelstelling, de boodschap, en naar wat het verzoek is als deze niet duidelijk is omschreven in de briefing. Aan de opdrachtkant weten ze vaak niet precies wat ze willen en wat voor informatie er gegeven moet worden, vraag dus door.
[afbeelding niet meer beschikbaar]
Volgende keer in de De Pitch:
Over twee weken is het de beurt aan Marijke Goudberg van KPN. En zij zal, vanuit haar functie Category Purchaser Marketing, meer inzicht geven in de financiële criteria van een pitch.
Lees hier over het pitchgedrag van Heineken »
Lees hier over het pitchgedrag van Hi, KPN »