Planet Event organiseert 'Picknick in het Park' voor Erasmus MC

Een veelgehoorde kreet in ons vak: ‘Je kunt alles organiseren, behalve het weer!’. Toch gaf Planet Event ‘zongarantie’ bij de realisatie van een romantische picknick in het park bij de Euromast. Het weer bepaalde namelijk de datum van deze grootschalige picknick voor ruim 4.100 medewerkers van het Erasmus MC, universitair medisch centrum te Rotterdam.

Zo kon Piet Paulusma twee dagen voor aanvang met een gerust hart voorspellen,

Slecht weer scenario
Een picknick in de buitenlucht staat of valt met het weer. Planet Event maakte het slecht weer scenario daarom hét uitgangspunt voor de organisatie. Waar cateraars, gemeentelijke

vergunningverstrekkers, security en andere leveranciers doorgaans weken tevoren starten met hun eigen planning, inkoop en productie, deed Planet Event vooraf een succesvol beroep op eenieders flexibiliteit. Na de dramatische weersvoorspellingen konden de picknickmanden dan ook eenvoudig worden afbesteld. En ook de levering van alle ingrediënten voor zowel een high tea, lunch of dinch werden direct on hold gezet. Na de weersupdate en de voorspelling van een zonnige dinsdag, werden alle leveranciers op vrijdagmiddag 27 augustus weer aan het werk gezet om op 31 augustus rijkelijk gevulde picknickmanden met verse producten te leveren in het gezellige en drukbezochte park.

Bijzonder Verbonden
De gasten werden intussen per sms en e-mail bericht over de uitgestelde picknick. Massaal herbevestigden zij hun aanmelding voor de nieuwe datum via een op maat ontwikkeld hospitality- en e-ticket systeem, waardoor de picknick op dinsdag 31 augustus alsnog een groot succes mocht worden. Mede gezien het geringe aantal afmeldingen voor de uitgestelde picknick, toonden zij met een opkomst van maar liefst 4.100 personen hun bijzondere verbondenheid met elkaar, hun werk en het Erasmus MC. Met de picknick in het kader van de interne loyaliteitscampagne  ‘Bijzonder Verbonden’, werd deze verbondenheid andermaal onderstreept.

Foto: Alain Gil Gonzalez