Maarten ter HorstMaarten ter Horst
Back Back Eventcase

Party Rent Group meubileert Tech Summit 2018: ‘Wij doen aan logistieke topsport’

12 februari 2019

De datum: 19 september. De locatie: Ziggo Dome. De opdracht: de foyer, de grote zaal en de omlopen op de eerste etage luxueus en tegelijk functioneel inrichten voor een groot internationaal Tech Summit. Voor die klus kan Party Rent Group bogen op zeer ruime ervaring. Maar toch: op routine gaat en mag het nooit: ‘We deden dit project niet voor de eerste keer’, vertelt Maarten ter Horst, ‘maar dat wil niet zeggen, dat je puur kunt uitgaan van wat in het vorige jaar is gepresteerd. Het is en blijft maatwerk, niet in de laatste plaats in logistiek opzicht. Op- en afbouwtijden waren weer krapper dan de vorige keer bijvoorbeeld. Terwijl de lat wel weer verder omhoog ging.’ Dat vraagt om toelichting en bewijslast.

Logica

We gaan naar Bocholt, net over de grens bij Arnhem. Op de thuisbasis van Party Rent, de plek ook waar oprichter Joris Bomers ooit de fundamenten legde onder zijn inmiddels Europa-brede operatie, draait de cad-software overuren. Tekening na tekening rolt uit de printer. De gevraagde opstelling van stoelen, counters, zitjes, statafels, barkrukken en bars – door de event-ontwerpers zorgvuldig uit het ruime assortiment geselecteerd op design en stijl – hebben op papier hun plek gekregen. Niet alleen ingetekend in de accommodatie, ook toegewezen aan een van de opleggers, waar ingenieuze laadplannen op worden losgelaten. ‘Dan heb je het niet alleen over effectieve benutting van de ruimte in zo’n oplegger. Waar je namelijk ook rekening mee moet houden is, wat er als eerste uit moet komen om meteen al te kunnen worden geplaatst. Je hebt er niets aan als driekwart van de spullen ergens moet worden gestald, omdat voorin de meubels staan die je als eerste kwijt kunt.’ Om een voorbeeld te noemen: je wilt geen trolleys en stapels stoelen voor de grote zaal in de weg hebben staan, omdat daar het licht nog moet worden ingehangen. En dus worden de bestelde types en aantallen meubels in de meest ideale volgorde vanuit de magazijnen verzameld en klaargezet voor transport. Voorzien van stickers waarop de exacte bestemming binnen Ziggo Dome is af te lezen.

Vijf opleggers

Het is maandagochtend, twee dagen voor het evenement. In alle vroegte vertrekken de eerste volgeladen trucks naar Ziggo Dome in Amsterdam Zuidoost. Eventorganisator Luidkeels is contractant en heeft strakke tijdsafspraken. ‘Die druk staat er meteen op’, weet Ter Horst. ‘Ze huren heel Ziggo Dome voor deze conferentie en dat gaat steeds per etmaal. Te vroeg kun je niet beginnen, te laat betekent een extra dag huur.’ Al rond 9 uur zijn de eerste trucks leeg en kan worden begonnen met het uitrijden van de transportkarren. ‘Op een project als dit zetten we zo veel mogelijk ervaren collega’s. Onder leiding van twee projectmanagers hebben op de maandag 9 man gelost en opgebouwd en op dinsdag 11. Een groot deel van hen is vast bij ons in dienst; aanvulling komt van vaste inleenrelaties.’

Op dinsdag arriveren nog drie vrachtwagens die geladen zijn met materiaal voor de grote zaal. ‘Terwijl nog de laatste hand werd gelegd aan de afronding van het imposante podium, konden onze mensen starten met de opbouw van de honderden tafels en stoelen, statafels en barkrukken en het grote buffet voor de catering. Dat neemt, naast controlerondes op wat is geplaatst, de rest van de superdrukke dinsdag in beslag. ‘Aan het begin van de avond was alles gereed en tiptop in orde om alle gasten op de woensdag te kunnen ontvangen.’

Comfortabel

Wie Ziggo Dome kent weet, dat ruimte er een uitdaging in overtreffende trap is. Licht, stijlvol meubilair en subtiele aankleding moeten zorgen voor een intiemere sfeer. ‘In de entree en de foyer hebben we diverse zitjes gecreëerd met tafels, stoelen en barkrukken met een centrale plek voor een grote ronde bar’, vertelt Ter Horst, die er zelf als projectleider zijn ziel en zaligheid in stopte. ‘Die bar, dat is een echte eyecatcher. Op de eerste ring van Ziggo Dome hebben we ruim 50 brugtafels gebouwd, afgewisseld met buffetten en statafels. Verder zijn diverse andere ruimtes voorzien van vergader- en congresopstellingen ten behoeve van break-out-sessies en presentaties.’ In de grote zaal zijn het gekoppelde bistrotafels met houten stoelen. En aan één van de lange zijden gekoppelde dinertafels met kunststof stoelen voor de VIPs. Vloerkleden maakten de beleving net iets warmer voor de ruim 800 congresgangers die er de hele dag comfortabel zaten op en stonden aan het kwaliteitsmeubilair van de Party Rent Group.

Afstemmen

‘Nog tijdens het congres zijn we aan de afbouw begonnen’, vertelt Ter Horst. ‘De stands op de omloop op de eerste etage en alles wat daar stond kon al weg. Alleen daardoor was het mogelijk al onze spullen voor de deadline, woensdagnacht 04:00 uur, uit Ziggo Dome weg te hebben. ‘Er is met 17 man afgebouwd en ingeladen in de trucks. Ook dat was trouwens logistiek gezien nog een beste klus. Je moet immers opnieuw onderling heel goed afstemmen met de andere partners. Wat gaat als eerste weg, zodat anderen ook weer kunnen beginnen met afbouwen en je mekaar niet in de weg loopt. Ook niet bij de laadplatforms voor de vrachtwagens trouwens. Het is puur logistieke topsport.’

Door > Henny Beijer

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!