Organisator over Philharmonie Haarlem: We zaten zelfs in de kleedkamers

Het Nationaal Monumentencongres is ieder jaar weer in een ander karakteristiek gebouw. Zo ook in de Philharmonie Haarlem, in de oude binnenstad. ‘We hebben zo ongeveer het hele pand bezet’, vertelt Jennemie Stoelhorst, sinds 2012 vaste organisator van het congres.

Van Grote zaal tot kleedkamer

Het Nationaal Monumentencongres trekt als een rondreizend circus langs de meest uiteenlopende locaties. Van een grote industriële loods aan de rand van een stad tot zo’n klassiek negentiende-eeuws pand als de Philharmonie in Haarlem, gelegen in de binnenstad.

Geen zaal van de Philharmonie liet Stoelhorst onbenut voor het congres. ‘We zaten zelfs in de kleedkamers. Die waren best groot, je kon er met vijfentwintig personen een prima workshop houden. Ook bij de buren, Brasserie van Beinum, was een ruimte gereserveerd. De Philharmonie heeft een directe doorgang daarnaartoe. Alles kon, het was zó leuk. In totaal hadden we elf workshops, in twee rondes. De grote concertzaal hadden we voor de plenaire onderdelen.’

Volkswagenbusje in foyer

Stoelhorst is er nog steeds enthousiast over. ‘Het was een geslaagde dag. Er hing een goede sfeer, informeel en relaxt, dat voel je meteen als je binnenkomt. Alles wat je verwacht van een professionele congreslocatie gebeurde: meedenken in de voorbereiding, suggesties doen over wat er anders kan, op de dag zelf extra dingen voor je regelen. En steeds met een glimlach. Eén onderdeel was hilarisch. We wilden een oud volkswagenbusje in de foyer. Bezoekers konden in het busje op de foto met een nieuw monumentenschildje of bijzonder monument in Noord-Holland. Met veel inventiviteit hebben medewerkers dat volkswagenbusje naar binnen gekregen.’

Tips van Jennemie Stoelhorst over het organiseren van een verenigingscongres:

1. Het klinkt als een open deur, maar begin op tijd.

2. Houd focus in het programma. Dat helpt om de juiste sprekers te vinden en de inhoud voor te bespreken.

3. Houd opties B achter de hand; agenda’s lopen snel vol.

4. Wees flexibel. Er gaat altijd wel iets nét even anders dan gepland.

5. Kies een inhoudelijk sterke dagvoorzitter die zich ten dienste stelt van je congres. Die een balans weet te bewaren tussen niet te veel en niet te weinig in beeld.