Open Dagen Universiteit Leiden bij ECC Leiden

Marco Dijkstra is Project, Design & Development Manager bij ECC Leiden: ‘De totale productie heeft een week geduurd. Vanaf 9.00 uur ‘s ochtends was het mogelijk voor potentiële studenten om via livestreams informatiesessies bij te wonen. We hadden een strak regieschema, want vanuit elke studio werden 7 sessies per dag uitgezonden. We bieden ruim 2300 m² ruimte aan meeting & events op onze locatie. Voor de universiteit een reden om bij ons terug te keren, net als voor de centrale locatie van ons congrescentrum. Docenten en studenten presenteerden de informatiesessies over de opleidingen; ze deelden ervaringen, praktische informatie, beantwoordden vragen en gaven tips.’

Mediaproductie op locatie

Niet alleen de productie werd volledig verzorgd door ECC Leiden en hun audiovisuele partners, ook de volledige banqueting lag in handen van het congrescentrum in samenwerking met een cateraar: ‘De universiteit vroeg specifiek om een vegetarisch menu tijdens de productiedagen. Vanuit hun maatschappelijke positie, onderstrepen ze het belang van minder vlees eten. Daar hebben we gehoor aan gegeven en verzorgden de gehele week een uitgebreid menu met vegetarische maaltijden en snacks. In onze rol sturen we ons eigen personeel en alle derde partijen aan. De studio's hebben we laten bouwen in de herkenbare blauwe huisstijl van de universiteit. Zo zorgen we ervoor dat aan alle details wordt gedacht en er één geheel ontstaat. In de studio’s stonden losse desks of lange tafels voor de 3 á 5 personen die in de studio aanwezig waren. Alle ruimtes werden professioneel ingericht met audiovisuele apparatuur zoals licht, geluid en camera’s. Ook werd op locatie een regiekamer ingericht voor het aansturen van alle studio’s.’

Kracht van hybride evenementen

Totaal hebben zo’n 7000 mensen de livestreams meegekeken: ‘Een unieke prestatie en de kers op de taart van de hele productieweek. Dit evenement is een hybride vorm die we steeds vaker zien en waar de voorkeur van veel opdrachtgevers naar uit gaat. Online en fysiek versmelt steeds meer met elkaar en we hebben de kennis en kunde in huis, om samen met onze partners een uniek evenement te organiseren. In dit geval een online platform voor de Universiteit Leiden. De omvang van de productie was groot. We hebben wederom laten zien wat we in huis hebben en wat de mogelijkheden zijn voor hybride evenementen. Elke ruimte had ook een eigen sfeer door de ambiance; zo bieden The Greenhouse en The Pool een unieke setting die je nergens anders tegenkomt. We kijken terug op een geslaagd evenement en kijken ernaar uit de volgende productieweek te organiseren voor de universiteit.’

Dit evenement is tot stand gekomen in samenwerking met Équipe Events.

Tekst: Andrea Dronk