De komende weken vragen we opdrachtgevers naar hun ‘pitchgedrag’. Norbert Cappetti, PR Manager van Heineken Nederland, bijt het spits af in deze rubriek, waarin opdrachtgevers vertellen over de redenen, werkwijze en het voorland van pitches.
[afbeelding niet meer beschikbaar]
Norbert Cappetti
Meer inzicht
In de evenementenbranche zijn pitches eerder regel dan uitzondering. Bureaus dienen zich keer op keer te bewijzen aan opdrachtgevers, op het gebied van creativiteit, ROI, professionaliteit en de chemie tussen partijen. Hele short- en longlists strijden tegelijk voor de productie van één evenement. En bij alle opdrachtgevers is de werkwijze net weer anders.
Om meer inzicht te geven in de ‘gevreesde’, ‘tijdrovende’ of juist ‘effectieve’ selectie van opdrachtgevers, start High Profile met een interviewreeks, genaamd: De Pitch.
[afbeelding niet meer beschikbaar]
Houdt Heineken wel/geen pitches (voor evenementen)?
'Ja, het heeft bij ons vaak te maken met het investeringsbedrag met een drempel van bijvoorbeeld 10.000 euro. Wij zijn vanaf dat bedrag, vanuit het inkoopbeleid, verplicht om vergelijkende offertes op te vragen. Dat geldt voor alles wat wij inkopen. Naast het financiële plaatje zijn we als bedrijf ook op zoek naar een creatief idee en een professionele partij wanneer het om evenementen gaat. Vaak hebben we al preferred bureaus waar we al zaken mee hebben gedaan of die al in onze leverancierslijst staan. Gemiddeld schrijf ik hooguit één keer in de twee jaar een pitch uit. Vanuit Heineken Nederland gebeurt dit ongeveer 2 keer per jaar.'
Wat is de werkwijze?
'In het kort; we maken van een longlist een shortlist, vervolgens stellen we een briefing op waarin we partijen vragen een voorstel te doen (request for proposal). Vervolgens komen bureaus met een offerte en daarna start de onderhandelingsprocedure met de partij(en) die onze voorkeur heeft (hebben). Bij dit proces is een inkoper betrokken, die na de handtekening geen rol meer speelt. Als het goed is zijn de condities dan gesteld om met elkaar aan de slag te gaan.'
Hoeveel bureaus doen gemiddeld mee aan een pitch?
'Ik kies nooit meer dan drie bureaus. Vaak is er op basis van de behoefte, het doel en de doelgroep, al een lichte voorkeur voor een partij die ons kan helpen. Maar vanwege de beleidsregels zijn we toch verplicht een pitch uit te schrijven. Soms komen daar verrassend creatieve ideeën uit en kiezen we alsnog voor een nieuwe partij.'
Hoeveel rondes duurt een pitch?
'Meestal maak ik samen met collega’s een longlist, vervolgens zoeken we op highprofile.nl naar meer informatie over de desbetreffende bureaus. Van die longlist wordt een shortlist gemaakt en met die partijen gaan we in gesprek. Er volgt een presentatie aangevuld met een begroting en ten slotte gaan we uitonderhandelen.'
Met welke bureaus werkt Heineken?
'Afhankelijk van de doelgroep en omvang van het evenement werken we met verschillende bureaus. Heineken zal geen Arjan van Dijk Groep inschakelen voor een klein evenement.'
Geeft Heineken een vergoeding aan de deelnemende bureaus in een pitch?
'Soms wel, niet altijd. Binnen de evenementenindustrie heb ik het nog niet zo vaak meegemaakt. Het is ook het risico van het vak. Twee jaar geleden hebben wij een aanbesteding gedaan voor Vrienden van Amstel LIVE. Tribe won deze pitch en heeft een vergoeding gekregen vanwege de grote productie. Het is dus ook afhankelijk van de grootte van het evenement.'
Kiest Heineken neutraal terrein voor pitches of vinden de pitches plaats bij Heineken?
'Dat varieert, ik kijk puur naar efficiency. Soms ben ik nieuwsgierig en wil ik het bureau even zien om te weten te komen waar ze zitten, wat voor mensen er werken. Maar presentaties van een concept vinden voor een belangrijk deel bij ons op kantoor plaats.'
Wat zijn de terugkerende criteria?
'Creativiteit en bewezen kwaliteiten (of het nu gaat om een groot muziekevenement of een kleinschalig evenement) zijn wel de belangrijkste criteria. Uiteindelijk kies je voor de vent, niet de tent; om die uitdrukking maar te gebruiken. De chemie tussen een bureau en Heineken is erg belangrijk. Je moet goed overweg kunnen met een bureau en het bureau moet onze taal ook spreken. Uiteindelijk is de prijs ook doorslaggevend, maar in eerste instantie gaat het om het idee en de professionaliteit/kwaliteit en daarna kijk ik in de derde plaats naar de prijs.'
Is op dit moment een pitch gaande of zit er één in de pijplijn? Zo ja, welke?
'Nee, niet op het gebied van evenementen.'
[afbeelding niet meer beschikbaar]
Hoe zie jij de toekomst van pitches?
'Volgens mij is er een aantal zekerheden in het leven van een evenementenbureau en één van die zekerheden is dat je altijd moet vechten voor je business en altijd onderscheid moet proberen te maken. Pitches zijn een belangrijke voorwaarde voor het maken van een keuze, zeker als het om meer geld gaat voor het evenement. Die toekomst zie ik vrij onveranderd voor mij.'
Heb je tips voor bureaus?
'Het is belangrijk dat je inzicht geeft in wat je doet en wat de Return on Investment (ROI) zal zijn. Maak dus inzichtelijk hoe effectief het evenement zal zijn.'
[afbeelding niet meer beschikbaar]
Volgende keer in De Pitch: Hi aan het woord…
Over twee weken is Francis van den Brink, Brandactivation Manager van Hi, aan het woord over het pitchgedrag van het jongerenmerk van KPN.