[afbeelding niet meer beschikbaar]
Verandering in budgetten
Leon vraagt zich af of evenementenafdelingen inmiddels meer budget hebben dan voor de crisis. Slechts twee personen steken hun hand op. Monique Gutteling, hoofd interne communicatie en klantenrelaties bij Siemens vertelt dat ze wel meer te besteden heeft dan drie jaar geleden, maar dat dit deels voortvloeit uit de steun van de Raad van Bestuur. Manon Douwes, Event Manager a.i bij Kia Motors Nederland, laat weten dat de grootte van het budget inherent is aan de groei van het bedrijf en dus gestegen is.
Meer inhoud
Alexandra van de Kar, Event Manager bij Logica, haakt hierop in door aan te geven dat het nu om een ander soort evenementen gaat, en dat daarom bij de meeste bedrijven minder budget is vrijgemaakt voor deze tak. “Wij organiseren veel vaker practice meetings voor het personeel. Alles moet inhoudelijker, terwijl we voor de crisis eerder voor een Night of the Proms of North Sea Jazz kozen als personeels- of relatie-event.” Op de vraag van Hans van der Linde of dit blijvend is, zegt iedereen volmondig: ja.
[afbeelding niet meer beschikbaar]
No-show als bedreiging
Sandra Vreeburg, evenementenmanager bij Logica, vult aan dat personeel en relaties tegenwoordig ook veel kieskeuriger zijn: ”Het moet een goed programma zijn, met een externe interessante spreker en goede catering. En ongeacht of het event verplicht is, heb je te maken met no-show.” Linda Frans, Event Manager bij REAAL Verzekeringen voegt toe: “No-show is een lastig fenomeen, ook voor de budgetten. Bij ons wordt namelijk het budget voor volgend jaar gemaakt op basis van de aanwezigen van dit jaar. Het is zonde als we zoveel kosten hebben gemaakt voor mensen die niet op kwamen dagen.” Echter het no-show gehalte wel afgenomen bij REAAL doordat er wordt nagebeld op de reden van afwezigheid te weten te komen.
Adviesfunctie
Philippine van den Ouwelant, Event Manager bij ABN AMRO Lease meent dat je ’s avonds minder last van no-show hebt dan ’s middags. Niet iedereen is het hiermee eens. Zo vindt Robin van der Schuyt van Van der Linde Catering dat gasten veelal een gedeelte van het programma uitkiezen en bijvoorbeeld niet aanwezig zijn tijdens een interessante workshop, maar wel tijdens de netwerkborrel of het diner. Of juist andersom, zodat de organisatie met te veel catering blijft zitten. Peter van Oosten, die de ParnassiaBavo Groep vertegenwoordigt, zegt hierop: “Mensen kiezen voor inhoud en schrijven zich daarom in voor een heel programma. Zodra het netwerken begint in de vorm van een diner of een band, vertrekken veel mensen.” Volgens Peter ligt dit ook in het feit dat het bestuur of het management een vinger in de pap heeft aangaande het programma. “Als Event Manager heb je soms hele andere feedback van klanten of personeel, maar die adviesrol krijg je niet altijd toebedeeld van het bestuur.” Het gezelschap is het hiermee eens.
[afbeelding niet meer beschikbaar]
Met of zonder partner
Leon vraagt zich af of – tijdens en na de crisis – partners nog welkom zijn bij evenementen en Philippine (ABN AMRO Lease) reageert hier direct op: “In ons beleid hebben we opgenomen dat niet meer te doen. We kiezen liever voor een groter bereik onder collega’s.” Volgens Linda (REAAL) is dat afhankelijk van het evenement en kun je partners in sommige gevallen niet uitsluiten: “Bij een concert komt het personeel of relatie niet als zij hun partner niet mee mogen nemen.” Leon oppert dat dit misschien te maken kan hebben met de component cultuur en hij geeft het woord aan Monique (Siemens). “Ik ben van mening dat dit zeker een rol speelt. Al 26 jaar organiseren we een enorm populair driedaags evenement voorafgaand aan Kerstmis in de Nieuwe Kerk in Den Haag. Kinderen van het Atheneum Kamerorkest van het Koninklijk Conservatiorium (12 tot 18 jaar) geven drie avonden een concert voor familie, Siemens medewerkers en gepensioneerden. Per avond hebben we ruimte voor 500 man (2 x 250) en binnen een paar dagen zijn alle drie de avonden volgeboekt.”
Persoonlijke component
Even ontstaat een discussie over de redenen van de enorme rush op kaarten voor dit jaarlijkse concert. Hans (Van der Linde Catering): “De populariteit kan te maken hebben met de opgebouwde naam van het event, in 26 jaar tijd”. Sonja, Event Manager van War Child: “Het exclusieve karakter kan ook een rol spelen. Iedereen wil het meemaken, juist vanwege het op=op principe.” War Child moet als hulpverleningsorganisatie hele andere tools inzetten om sponsors en donateurs aan zich te binden. “We hebben onlangs een grote actie georganiseerd met Radio 538 waarbij we met twee trucks door het land gingen om mensen op te roepen zelf stunts te doen of stunts van BN’ers te steunen d.m.v. donaties. We hebben in een week tijd 650.000 euro opgehaald en dat is voor ons, met gemiddelde inkomsten van 14 miljoen euro per jaar, een enorm bedrag.” Sonja legt uit waar het succes ‘m in heeft gezeten: “We zaten dicht op de mensen zodat ze ook direct geactiveerd konden worden. Deze persoonlijke component is voor ons heel belangrijk, maar volgens mij geldt dat ook voor alle evenementen.”
[afbeelding niet meer beschikbaar]
Sonja (War Child) en Robin (Van der Linde Catering)
Goede doelen
Een aantal aanwezigen laat weten dat ook zij samenwerken met ‘goede doelen’. Zo steunt ABN AMRO Lease de Guusje Nederhorst Foundation en jointhepipe.org. Een interessante stichting die water op een ‘eerlijke manier’ distribueert. Dit roept bij Hans de vraag op of duurzaamheid een rol speelt bij het organiseren van evenementen.
Duurzaam
Monique (Siemens): “Jazeker. Zelfs de uitnodiging kan tegenwoordig in de tuin geplant worden zodat onze gasten na een aantal weken herinnerd worden aan het evenement middels mooie bloemen.” Sonja van War Child vindt dat duurzaam handelen niet perse voor de gasten gedaan moet worden, maar juist omdat het in het belang van het bedrijf is. Manon Douwes (KIA Motors Nederland) benadrukt dat de gasten komen voor kennis en kwaliteit, maar dat duurzaamheid voor de ondeneming zeer belangrijk is. En Peter (ParnassiaBavo Groep) voegt daaraan toe: “Vegetarisch voedsel en halal zijn tegenwoordig belangrijkere verzoeken dan een biologische catering…” REAAL en Logica voeren een duurzaam beleid op onder meer de relatiegeschenken en Philippine van ABN AMRO Lease vindt dat daar dan vaak weer in wordt doorgeslagen.
[afbeelding niet meer beschikbaar]
Kosten vs. milieu: 1-0
In 2010 startte de overheid een campagne voor sustainability en een beleid waarin alleen nog met partijen gewerkt mag worden die duurzaam ondernemen. Bij een evenement moet alles duurzaam zijn; van de catering (streekgerechten, biologisch, weinig transport) tot aan de locatie (Green Key, bereikbaar met het openbaar vervoer). Tanja Åkesson, werkzaam bij het ministerie van Economie, Landbouw & Innovatie, laat weten dat het departement zoveel mogelijk doet aan sustainability. Maar op de vraag of zij dus altijd kiest voor een Green Key gecertificeerde locatie zegt zij: “Het hele plaatje moet kloppen, ook voor wat betreft duurzaamheid. Maar kwaliteit staat bij ons bovenaan het lijstje.” Peter (ParnassiaBavo Groep) vult haar aan met de opmerking: “Meestal zijn de kosten het grootste argument. Als je kunt kiezen tussen een lunch van 3 euro of een biologische lunch van 12,50 euro heb je de keuze snel gemaakt.”
Locatiekeuze
Een andere keuze die snel gemaakt is, is die van een locatie. Linda (REAAL): “Waar we voorheen niet naar een Van der Valk gingen, doen we dat nu wel. We hebben hierin een concessie gedaan naar de uitstraling van een locatie. En, als het in huis kan, doen we dat!” Wederom blijkt hier dat het bij evenementen tegenwoordig meer om de inhoud en de strategie gaat, dan om de beleving. Zowel Alexandra (Logica) als Monique (Siemens) laat weten dat haar organisatie juist sinds eind 2010 weer meer op zoek is naar mooie externe locaties en ook KIA Motors Nederland heeft vorig jaar een groot evenement in het Muziekgebouw aan ’t IJ georganiseerd.
[afbeelding niet meer beschikbaar]
V.l.n.r.: Manon, Tanja, Hans en Marieke Klein (Hal 4.1)
Discretie door crisis
Leon vraagt of de crisis tot meer discretie heeft geleid. Volgens Philippine van ABN AMRO Lease is dat absoluut het geval. “Vooral omdat we een staatsbank zijn, moeten we niet overkomen als een bedrijf dat geld over de balk smijt.” Leon vindt dat het beeld in de media niet altijd juist is: “Toen de politie het te verduren kreeg vanwege een evenement van 450.000 euro bleek het werkelijke bedrag per persoon heel erg mee te vallen. Toeleveranciers moeten een betere uitleg geven in de media, daar ligt een schone taak!”
Angst voor social media?!
Leon snijdt het onderwerp social media aan en we ontdekken dat veel van de aanwezige bedrijven niet actief zijn op Twitter, Facebook of LinkedIn. Sonja (War Child) zoekt de verklaring in relevantie: “Voor sommige bedrijven is het nu eenmaal belangrijker dan voor andere.” Zo doet het Prinsestheater (één van vaste locaties van Frank Roolaart) heel veel aan social media en zien ze een significante groei door het fenomeen. Ook in de automotive branche wordt veelvuldig gebruik gemaakt van social media kanalen. Sandra (Logica) gebruikt het in sommige gevallen tijdens een evenement op bijvoorbeeld een twitter-wall: “Maar toch bestaat er ook een zekere angst rondom social media. Ik ben bijvoorbeeld huiverig voor deelnemers die hun merk of hun eigen naam promoten op zo’n wall.” KLM wordt door Monique (Siemens) genoemd als schoolvoorbeeld voor een organisatie die heel goed met social media omgaat. “Zo heeft het bedrijf een webcare team in dienst die heel proactief omgaat met berichtgeving via social media.”
[afbeelding niet meer beschikbaar]
V.l.n.r.: Marieke (Hal 4.1), Philipine en Maxime (ABN AMRO Lease) en Leon Kruitwagen
In de kinderschoenen
Een rondgang laat zien dat social media bij de aanwezige bedrijven nog in de kinderschoenen staat. ParnassiaBavo Groep ziet social media nog niet als een hot item, ABN AMRO Lease is ook nog niet bezig met websites als Twitter en LinkedIn. Daartegenover staat dat War Child een webcare team heeft ontwikkeld met mensen van verschillende afdelingen en een heuse twitterwall op kantoor heeft hangen. “We zijn nog maar net begonnen en de online strategie is nog in ontwikkeling, maar we zetten dit wel door,” vertelt Sonja. Ook Siemens heeft de internetplatformen ontdekt en heeft 50 ambassadeurs uit verschillende sectoren aan zich weten te binden. Monique (Siemens): “De richtlijnen voor social media gebruik zijn bij ons hoofdkantoor in München opgesteld. Het bedrijf is heel voorzichtig, maar onze sites groeien wel gestaag.” Social Media is een belangrijk instrument bij Kia op de marketingafdeling. Zo wordt gebruik gemaakt van Twitter, Facebook, You Tube en Four Square. Echter heeft Kia daar nog niet iemand speciaal voor in dienst maar ligt het op meerdere bureautjes binnen het bestaande marketingteam.
Uitbesteden of intern opvangen
Ten slotte, en niet geheel onbelangrijk voor de branche, komt de discussie over evenementen uitbesteden of intern opvangen aan de orde. Alle aanwezigen geven aan dat de rol van een evenementenmanager binnen een corporate organisatie veranderd is in drie jaar tijd. “We moeten meer verantwoorden”, “we worden niet altijd gekend in onze adviesfunctie”, “we moeten met minder mensen en minder budget evenveel werk verrichten”. Dit zijn slechts enkele opmerkingen van de genodigden. Uiteindelijk blijkt ook dat bureaus of creatieven slechts ingehuurd worden wanneer het:
1. tijd scheelt voor de organisatie;
2. een specialisatie betreft die niet intern aanwezig is;
3. een (te) groot evenement of project is voor de event afdeling.
De volgende brainstormsessie van het Genootschap voor Event Managers
In een volgende brainstormsessie zal meer worden ingegaan op bepaalde onderwerpen, waaronder de nieuwe rol van de Event Manager (met antennefunctie en als aanspreekpunt van de organisatie), de kansen van co-creatie (samenwerken met andere merken aan een evenement), social media en accountability. Deze sessie in Hal 4.1 is in ieder geval als zeer verhelderend, interessant en herkenbaar ervaren door alle genodigden.