Nieuw Rotterdam Associatie Symposium blijkt succesformule

Het eerste Rotterdam Associatie Symposium, dat vorige week plaatsvond in Cultuur- en congrescentrum Podium O 950, is een succes gebleken. In totaal kwamen 45 organisatoren uit de wetenschappelijke (medische) sector en de verenigingsbranche bijeen om in een open setting kennis uit te wisselen over alle facetten die komen kijken bij het organiseren en binnenhalen van nationale en internationale congressen in Rotterdam.

 

Met name de programma-invulling bestaande uit een ludieke ‘De Wereld Draait Door Sessie’, een inspirerende ‘tafellaken workshop’ en een informele netwerklunch werden hoog gewaardeerd door de deelnemers. Rotterdam Marketing/Rotterdam Convention Bureau heeft de intentie om het symposium jaarlijks terug te laten keren.

 

Het Rotterdam Associatie Symposium is een nieuwe aanvulling op een reeks van activiteiten en studiedagen die Rotterdam Marketing een aantal keer per jaar organiseert. Tijdens dergelijke dagen krijgen organisatoren van zakelijke evenementen de kans om kennis te maken met Rotterdam als congres- en evenementenstad.

 

Vivi de Regt, accountmanager associatiemarkt Rotterdam Marketing legt uit: ‘Voor de wetenschappelijke sector en de verenigingsbranche ontbrak het echter nog aan een goed platform voor het uitwisselen en samenbrengen van kennis, ervaring en informatie. Vanuit de markt zagen wij een behoefte om nog meer tot samenwerking en afstemming te komen tussen de diverse partijen. Het Rotterdam Associatie Symposium bleek een ideale tool om bepaalde vraagstukken te behandelen en in deze behoefte te voorzien.’

 

Bij het organiseren van een congres komt heel wat kijken. In het symposium ligt enerzijds de nadruk op de praktische invulling. Wat kun je zelf doen en wat besteed je uit. Hoe ga je om met planningen en begrotingen, locatiekeuze en sociale programma’s, promotie en logistiek. Anderzijds wordt er gekeken naar de meerwaarde om een congres naar Rotterdam te halen en worden er tips gegeven over hoe je een bid boek kunt samenstellen.

 

Het eerste Rotterdam Associatie Symposium is positief ontvangen door de deelnemers en is voor velen een inspirerende, verrassende en leerzame bijeenkomst gebleken. ‘De dag is voorbij gevlogen. Het is een bron van informatie gebleken waar ik een aantal goede ideeën aan heb over gehouden’, zegt mevrouw Meeuwisse van het Erasmus School of History, Culture and Communication.

 

Mevrouw Smits, verbonden aan het VU Amsterdam, sluit zich daar bij aan. ‘Onlangs hebben wij samen met Rotterdam Marketing het bid binnengehaald voor ICPC 2012 (International Conference on Phosphorus Chemistry). Momenteel zijn we druk bezig met de organisatie en daarom is het juist nu zo interessant om ervaringen van anderen te horen, maar ook om te zien hoe je met enige creativiteit met een beperkt budget toch veel kunt bereiken.’