Next: 1,5 meter-events! Verantwoord en veilig

Anderhalve meter-evenementen, oftewel: evenementen waar mensen met gepaste afstand toch samenkomen. Het gaat gebeuren. Next Venue sorteert daarop voor door een paar essentiële vragen te stellen. Hoe zien 1,5 meter-evementen er uit, welke concepten kunnen we in de nabije toekomst uitrollen en waar moeten we op letten om alles verantwoord en veilig te organiseren?

Eerst: Wat zijn 1,5 meter-evenementen?

Dat zijn evenementen waarbij bezoekers overal in de locatie en op elk moment van de dag anderhalve meter afstand kunnen houden van anderen. Even wennen misschien, maar met wat aanpassingen in onze locaties en jouw programma is het goed te doen.

Waarom zou ik zo’n 1,5 meter evenement organiseren?

Omdat jij en ik sociale wezens blijven. Hoe mooi alle digitale mogelijkheden ook zijn, er gaat niets boven echte ontmoetingen. Een bijeenkomst waar je bijvoorbeeld relaties inspireert met de nieuwste ontwikkelingen of met elkaar nadenkt, brainstormt en discussieert over een actueel thema. Uiteindelijk hopen we natuurlijk met zijn allen dat dit maar een tijdelijke oplossing is. 

Hoe doe je dat op een verantwoorde manier?

Voor het evenement begint, stuur je deelnemers hun badge en een korte uitleg over het bijzondere karakter van jouw evenement. Bij aankomst reinigen gasten eerst hun handen bij een handgelstation. Daarna hangen ze zelf hun jas in de garderobe. Medewerkers van de Next Venue-locatie zorgen voor een wachtrij met tussenruimtes.

En dan heb ik zin in koffie.

Snappen we. Die krijg je in een take-away beker. Je neemt die beker meteen mee naar je zitplaats in de plenaire zaal. Als iedereen zit, beginnen we met een welkom en een korte instructie over de voorzorgsmaatregelen tijdens jouw evenement.

Hoe zien we dat voor ons: al die gasten in één zaal?

We maken een zaalopstelling waarmee we de onderlinge afstand tussen gasten borgen. Dat kan bijvoorbeeld door in een plenaire opstelling rijen en stoelen ongebruikt te laten. Of door te werken met een ‘schoolopstelling’, waarbij voor elke stoel een tafeltje staat.

Kan je met zoveel afstand wel een beetje interactie op gang krijgen?

Absoluut. Daar hebben we verschillende leuke ideeën voor. We delen ze graag met je als je aan de slag gaat met de voorbereidingen van jouw evenement!

Kan ik ook veilig break-outsessies organiseren?

Zeker. Laat alleen dan niet je gasten van ruimte wisselen, maar de trainers, sprekers of workshopleiders. Als je ook nog eens vaste groepsindelingen aanhoudt, minimaliseer je het aantal bewegingen door de locatie en is het makkelijker om afstand te houden.

Ergens in de ochtend zijn we wel toe aan een pauze. Hoe zien jullie dat voor je?

Goede vraag. Tijdens de pauzes staan je gasten aan statafels. Tussen de tafels zit minimaal 3,5 meter ruimte. Per tafel is plek voor vier personen. Dat kunnen we bijvoorbeeld afbakenen met vakken op de grond. Op elke tafel staan koffie, thee en flesjes water en wat lekkers klaar. Natuurlijk in een portieverpakking.

En de lunch?

Tijdens de lunchpauze hebben we op dezelfde statafels individuele lunchboxes klaarstaan. Met verpakte broodjes, salade in een bakje en een flesje soep bijvoorbeeld. Zo hoef je niet heen en weer te lopen. We werken alleen met disposable borden en bestek, dus je hoeft niets te hergebruiken.

Ondertussen moet ik erg nodig. Is daaraan gedacht?

Uiteraard! Bij de ingang van de toiletfaciliteiten zijn op de grond markeringen aangebracht zodat je veilig in de rij kan staan. Een deel van de urinoirs is buiten gebruik, om te voorkomen dat gasten te dicht bij elkaar komen. In plaats van de kraan gebruiken we handgel en papieren doekjes. De sanitaire voorzieningen worden ieder uur schoongemaakt. Hygiëne boven alles! 

Mmm, ik ben overtuigd. Maar een deel van mijn gasten zal dit spannend vinden

Daar hebben we aan gedacht. Daarom stellen we gratis mondkapjes beschikbaar voor iedere gast die er één wil dragen. En normaal gesproken maken we altijd achter de schermen schoon. Nu doen we dat juist heel zichtbaar. Alle tafels, stoelen en andere vlakke oppervlaktes worden meerdere keren per dag gedesinfecteerd. Overal staan afvalbakken die we regelmatig legen en desinfecterende handgels. Een hele geruststelling.

Top! En dan de hamvraag: kunnen we nog borrelen na afloop?

Ha, we hadden ‘m al verwacht. Ja, ook dat kan veilig. Met flesjes en glazen per statafel en borrelhapjes in portieverpakkingen.

Klinkt goed. Kan ik al een optie nemen?

Zeker. Het 1,5 meter concept is beschikbaar in alle 20 Next Venue-locaties. Voor evenementen van 2000 tot 30 personen. Onze adviseurs kijken graag samen met jou of je nog meer voorzorgsmaatregelen wilt nemen. Door nu met je voorbereidingen te beginnen, kun je straks in de nieuwe anderhalve-meter-samenleving extra snel een inspirerend evenement neerzetten. En dankzij onze extra garanties en flexibele boekingsvoorwaarden profiteer je van extra zekerheid!

Ontdek de extra garanties en flexibele boekingsvoorwaarden!