Nauta Evenementencommunicatie doet Royal Haskoning 125 jaar

Royal Haskoning, een multinationale onderneming met ingenieurs,
consultants en architecten, bestaat in 2006 125 jaar. Dat dat
aanleiding is om eens flink uit te pakken met een groots
personeelsfeest vormt geen discussie, dat Royal Haskoning een stap
verder gaat en op meerdere momenten aandacht schenkt aan het
jubileumjaar is een ander verhaal.

[afbeelding niet meer beschikbaar]

Deze complexe organisatie van verschillende kleine evenementen vraagt
om expertise en begeleiding van een gerenommeerd bureau. Het is 2005,
een jaar voor de aftrap wordt een pitch uitgeschreven onder vijf
bureaus. Nauta Evenementencommunicatie mag de megaklus op zich nemen en
wat volgt is een traject waarin een gedegen communicatieplan wordt
uitgerold.

Opmerkelijk binnen dit proces – bureaueigenaar Bram Nauta
zegt het zelf nog niet eerder te hebben meegemaakt in zijn elfjarig
bureaubestaan – is de betrokkenheid van leden van de Raad van Bestuur
van Royal Haskoning, met in de hoofdrol voorzitter Jan Bout. Nauta:
“Als het vertrouwen er is om samen iets geweldigs te maken, kun je je
eigen krachten te boven gaan. Dat zijn mooie momenten om te ervaren.’

[afbeelding niet meer beschikbaar]

Margie Alders, hoofd PR en Communicatie (rechts op de foto): "In het begin van zo’n traject
hak je knopen door: doen we één groot feest of doen we meerdere
evenementen het hele jaar door. Er zijn zo veel ideeën geweest, maar in
grote lijnen hebben we besloten om een groot personeelsevenement te
doen, een symposium voor klanten en relaties, en per kantoor sociale
projecten."

Dat zijn inderdaad de grote lijnen, maar de kleinere activiteiten mogen
niet worden uitgevlakt. Ingrid Swart, adviseur PR en Communicatie
vervolgt: "In het voorjaar een fietstocht, een optreden van onze eigen
Big Band in Londen, en aan het begin van het jaar hebben we onze naam
gegeven aan een stadsbus in Nijmegen, feestelijk in gebruikgenomen
tijdens de nieuwjaarsreceptie. En dan mag ik de evenementen in Azië,
Rusland en het feest de gepensioneerden niet vergeten, natuurlijk."

Sociale projecten
Bij Royal Haskoning staat maatschappelijke betrokkenheid hoog op de agenda, en in het jubileumjaar is dat niet anders. In een eerste briefing naar de medewerkers wordt gevraagd om met ideeën te komen over sociale projecten in de omgeving van het eigen kantoor. Dat wordt bewust over gelaten aan de afzonderlijke kantoren, die zelf projectteams hebben geformeerd en aan de slag zijn gegaan.
Ingrid Swart werkt zelf in de Rotterdamse vestiging en krijgt op een dag driehonderd kinderen over de vloer. “Dat op zich geeft ons bedrijf al een heel nieuwe energie, maar ook voor die kinderen is het natuurlijk leuk om te zien wat dit grote bedrijf in hun buurt nou eigenlijk doet.. De kinderen werd inhoudelijk het een en ander uitgelegd over milieubewustzijn.”

[afbeelding niet meer beschikbaar]

Maatschappelijk verantwoord ondernemen onderstreept niet alleen het profiel van het bedrijf, maar versterkt vooral ook de collegialiteit en de maatschappelijke betrokkenheid. Margie Alders is daarom erg enthousiast over de beslissing om vervolg te geven aan de sociale projecten: “Toen bestuursvoorzitter Jan Bout tijdens zijn nieuwjaarsspeech aangaf de sociale projecten in de toekomst te willen voortzetten, ging een luid applaus op. Dat zat niet in de planning en juist dat geeft een gevoel van voldoening. Er is blijkbaar tijdens het jubileumjaar iets moois ontstaan bij de medewerkers van ons concern.”

Personeelsfeest
Zakelijk en kennisintensief. Die twee elementen bepalen de signatuur van het dienstverlenende bedrijf Royal Haskoning. Maar het personeelsfeest is ‘gewoon’ een goed en groot feest met het ‘voor elk wat wils’ principe wat entertainment en invulling betreft. Drieduizend medewerkers en partners uit de vier Europese landen zien in de Brabanthallen in Den Bosch naast grote artiesten onder meer hun volledige eigen management team de openingsact doen. Swart licht deze nog extra uit: “Onderschat de voorbereiding van dit onderdeeltje niet. Op de momenten dat het managementteam bij elkaar zou komen voor overleg werd meerdere malen na afloop van die vergaderingen op de grote trommen geslagen, met choreografe en alles erbij. En dit zijn heel drukke mannen. Tussen het checken van de blackberries door gingen ze oefenen. Best komisch.”

[afbeelding niet meer beschikbaar]

Dat onder meer deze openingsact een gouden insteek is geweest, blijkt uit de vele reacties achteraf. Juist het persoonlijke aspect daarvan en de professionele artistieke wijze oogsten veel waardering van de medewerkers. Al evaluerend zijn Alders en Swart meer dan tevreden over het jaar: “Ik was aangenaam verrast door de enorm positieve reacties van iedereen. Mensen zijn hier best kritisch waarbij het principe van geen nieuws goed nieuws geldt. Het mooie is dus om juist van zo’n publiek welgemeende waardering te krijgen. Het heeft mijn verwachting overtroffen in de reacties vanuit de organisatie. Overal. Ook uit Engeland, België en Frankrijk.”

facts & figures
Naam evenement > Royal Haskoning 125 jaar
Soort evenement > communicatietraject
Opdrachtgever > Royal Haskoning
Contactpersonen opdrachtgever > Margie Alders en Ingrid Swart
Creatie en productie > Nauta Evenementencommunicatie
Contactpersoon creatie en productie > Bram Nauta
Periode evenement > 1 januari 2006 tot 31 december 2006
Locatie personeelsfeest: Brabanthallen Den Bosch
Locatie symposium > Grote Kerk Den Haag
Doelen > waardering medewerkers, profilering bedrijf bij klanten en samenleving
Doelgroep > medewerkers en klanten Royal Haskoning
Aantal bezoekers personeelsfeest: drieduizend

*
De complexiteit van het communicatietraject van dit Royal Haskoning jubileumjaar vraagt om meer ruimte en is te groot om uitgebreid in dit verhaal te verwerken. Om die reden worden nog niet belichte onderdelen in een uitgebreider artikel op internet gepubliceerd. Denk daarbij onder meer aan de keuze van het bureau, de manier van pitchen, het ontstaan van vertrouwen, maar ook de wijze van improviseren als vlak voor het (niet belichte) symposium het kabinet Balkenende valt en de hoofdspreker daarmee andere verplichtingen heeft.

Dit artikel is verschenen in High Profile Events maart 2007.

*
De keuze van het bureau / de manier van pitchen
In 2004 is de afdeling communicatie gestart met het nadenken over wat te doen tijdens het jubileumjaar 2006. Margie Alders: "In eerste instantie krijg je dan de discussie ‘willen we er iets aan doen?’, daarna ‘moeten we er iets aan doen?’, dan ‘hoe gaan we dat dan doen’ en ‘wie gaan we daarvoor inzetten?’

In 2004 komen er allemaal ideeën van alle kanten, en dan in 2005, ook tijdens de periode van het pitchen kom je weer met beide benen op de grond terecht en wordt heel duidelijk gekeken naar wat haalbaar is.

Al snel wordt overgegaan tot het proces van pitchen, want in een vroeg stadium wordt erkend dat de afdeling communicatie dit mogelijk grote project niet in zijn eentje gaat trekken. De inbreng van een extern bureau in een vroeg stadium wordt erg belangrijk. De vijf bureaus die voor Haskoning 125 jaar worden gevraagd in de pitch leggen een concept neer en presenteren dat in eerste instantie aan Margie Alders en Ingrid Swarts. De briefing bestond uit één Aviertje met drie elementen: klanten, medewerkers en een sociaal programma, met verder de doelstelling, indicatie van het budget, belangrijke punten voor de medewerkers van het bedrijf, het gegeven dat er 13 (ook internationale) kantoren zijn waar wat voor moet worden georganiseerd.

Twee van de vijf bureaus konden vervolgens hun concept presenteren aan de Raad van Bestuur. Met dezelfde presentatie. Op basis daarvan is de knoop doorgahakt door te gaan met één bureau. Op basis van de inhoud, de ideeën en het enthousiasme dat dat teweeg bracht bij een ieder werd gekozen voor Nauta Evenementencommunicatie.

Voor de uiteindelijke beslissing te kiezen voor een bureau worden de referenties nog nagebeld met vragen over ‘hoe ze het doen, waarom je voor dat bureau hebt gekozen, wat ze voor je hebben gedaan, wat je indruk was en hoe ze werken, hoe doen ze het financieel, inhoudelijk en logistiek?’

Het organisatieproces, de samenwerking tussen bureau en opdrachtgever
Het bureau neemt een half jaar voordat het jubileumjaar begint, plaats in de organisatie en langzaam maar zeker worden onhaalbare zaken in het proces weggestreept. Nauta had aanvankelijk een heel sterk concept neergezet waarmee Haskoning het programma mee kon gaan invullen, maar binnen het proces zijn er momenten waarop je kijkt of oorspronkelijke ideeën wel haalbaar kunnen zijn. De prijskaartjes, de voetangels en de lastige zaken komen boven. Dan komt het op improviseren aan, keuzes maken voor andere zaken.

Als voorbeeld hiervan noemt Margie Alders het voorbeeld dat er iets gedaan zou worden met een circus, omdat dat op de locaties kon in Nederland maar ook in het buitenland. "Dat was één van de ideeën dat in de uitvoering afviel omdat dat te veel geld ging kosten. We hebben kantoren in Engeland, België en Frankrijk, maar ook kantoren in Thailand. En dat werd wat lastig. Toen hebben we ook dieper nagedacht wat we zouden gaan doen met onze buitenlandse kantoren."

Zo blijken de feesten in Thailand en andere vestigingen in Azië te zijn gefilmd waarbij deze op FTP-servers binnengehaalde en in de haast gemonteerde filmpjes op dezelfde avond te zien was als één film – met tijdsverschil, anders was het niet mogelijk geweest – op het ‘Europese’ feest in de Brabanthallen.