Nieuws

Met deze 10 slimme vragen verdubbel jij de impact van je event

4426

10 juli 2018

Herken je dit? Je krijgt de opdracht een meeting te organiseren. ‘Regel het alvast maar, de inhoud komt later wel,’ wordt er gezegd. Aan jou de taak om op basis van deze zeer summiere informatie een geschikte locatie te vinden en een dagprogramma op te stellen. Niet doen! Een evenement organiseren zonder doel is als reizen zonder bestemming. Het geeft je veel vrijheid, maar dat kost je ook veel tijd. Bij iedere kruising weer die afweging maken; welke kant ga ik op?

Wat moeten deelnemers leren, ervaren of anders gaan doen? Events met de wow-factor creëer je door doelgericht te denken. Met de 10 slimme vragen uit de whitepaper van Bilderberg achterhaal jij het doel van je event, verdubbel je de impact ervan en halveer jij je werk.

1. Waarom wordt deze zakelijke bijeenkomst georganiseerd?

Is er bijvoorbeeld een vraagstuk dat opgelost moet worden, komt er een koerswijziging aan of is er een nieuw product ontwikkeld? Is het een jaarlijks terugkerend evenement, is het eenmalig of gaat het om een reeks? De aanleiding zegt veel over de context waarin de bijeenkomst valt.

2. Wat is het onderwerp?

Is er een onderwerp bepaald? Een onderwerp kan bijvoorbeeld zijn: 'Strategie voor divisie X', 'De vernieuwde wetgeving op gebied Y' of 'Resultaten van organisatie Z´. Is er nog geen duidelijk onderwerp? Bedenk dan of er bepaalde steekwoorden zijn of een thema, die bij de bijeenkomst passen.

3. Wat zijn de randvoorwaarden?

Welke zaken liggen al vast? Zoals: datum, duur van de bijeenkomst, budget of aantal deelnemers. Wat zijn de wensen met betrekking tot bereikbaarheid, maximale reistijd en ligging? Welke programmaonderdelen liggen al vast of welke elementen moet de bijeenkomst in ieder geval hebben?

4. Wat is de doelgroep?

Hoe zou je de doelgroep omschrijven? Wat is de demografische samenstelling, zoals leeftijd, sekse, opleiding en woonplaats? Is het een homogene groep of zeer divers? Wat is de verbindende factor? Zijn het bijvoorbeeld: (nieuwe) collega’s, klanten of vakspecialisten? Kennen de mensen uit de doelgroep elkaar?

5. Wat is de houding?

Hoe staat de doelgroep tegenover de bijeenkomst of het onderwerp? Hebben de deelnemers naar verwachting een open houding of zijn ze kritisch? Zijn ze niet in beweging te krijgen of zijn ze eager? Komen ze uit een organisatie waar het goed gaat of waar negativiteit heerst? Dit kan ook een mix zijn. Ze staan bijvoorbeeld heel positief tegenover de organisatie, maar zien de training die ze gaan volgen als een verplicht nummer.

6. Wat zijn de uitdagingen?

Wat zijn de uitdagingen waar je rekening mee moet houden? De doelgroep kan bijvoorbeeld heel divers in samenstelling zijn of er zijn veel internationale deelnemers, er is maar een beperkt budget, er ligt een heel vol programma. Maar het kan ook een uitdaging zijn om medewerkers in beweging te krijgen of om weer iets nieuws binnen een terugkerende bijeenkomst te bedenken.

7. Welke ervaring wil je bieden?

Wat wil je dat de deelnemers tijdens de bijeenkomst ervaren of voelen? Wil je dat ze geïnspireerd worden of zelf iets aan den lijve ondervinden? Moet de dag gezellig of zakelijk zijn, de sfeer vertrouwd of confronterend? Wat wil je dat ze op praktisch niveau doen of beleven?

8. Wat wil je meegeven?

Wat wil je dat de deelnemers aan het eind van de bijeenkomst vinden of weten? Wil je een boodschap of een visie overbrengen of juist kennis of vaardigheden? Kun je dit concreet omschrijven?

9. Welke actie moet er volgen?

Wat wil je dat deelnemers na afloop van het event vertellen of gaan doen? Moeten ze een bepaalde actie ondernemen of dingen anders gaan doen?

10. Wat is het doel van de bijeenkomst?

Kun je op basis van bovenstaande uitkomsten het doel omschrijven? Is er een duidelijk doel of zijn er meerdere? Zijn er subdoelen te definiëren? En als er meerdere doelen zijn: zijn deze in één event samen te brengen?

Lees hier de whitepaper 10 slimme vragen voor events met impact van Bilderberg en ontdek: