Sinds de start in 2021 is Utrechtse Horeca Groep in rap tempo gegroeid. Ze runnen meerdere iconische locaties in en rondom Utrecht, zoals Restaurant Dengh, Hal22, Club Claar en Bar Basta. Elke plek heeft zijn eigen sfeer en publiek, wat de coördinatie behoorlijk uitdagend maakt. ‘Onze locaties zijn stuk voor stuk uniek,’ vertelt Karlijn, sales- en marketingmanager bij Utrechtse Horeca Groep. ‘In de stad spreken we vooral een jong publiek aan, terwijl de buitenlocaties eerder gezinnen of zakelijke gasten trekken. Dat vraagt om maatwerk en een strakke afstemming tussen de teams.’
Aanvankelijk werkte Utrechtse Horeca Groep met een ander systeem, maar dat bleek al snel niet opgewassen tegen hun ambities. ‘Het miste de flexibiliteit die we nodig hadden,’ zegt Karlijn. ‘MICE Operations daarentegen sluit naadloos aan op onze manier van werken. Vooral de koppeling met ons personeelsplanningssysteem was een gamechanger — we besparen er enorm veel tijd mee.’
Alles op één plek
Wat MICE onderscheidt? Alles komt samen in één overzichtelijk systeem. Nieuwe aanvragen komen automatisch binnen, compleet en gestructureerd. ‘Het werkt zoveel soepeler!’ vertelt Karlijn enthousiast. ‘Gasten vullen hun wensen online in en wij sturen in een paar klikken een heldere en gepersonaliseerde offerte terug.’
Ook de interne samenwerking is erop vooruitgegaan. ‘Ons sales- en events team zit verspreid over vier locaties. Als iemand afwezig is, kan een andere collega moeiteloos inspringen. Alle info is terug te vinden in MICE. Niemand hoeft iets bij elkaar te zoeken in losse mailtjes of documenten.’
Toekomstplannen? MICE gaat mee
De groei van Utrechtse Horeca Groep is nog niet voorbij. ‘We openen dit jaar een nieuwe locatie,’ vertelt Karlijn. ‘En het is vanzelfsprekend dat we ook daar met MICE gaan werken. Het systeem beweegt echt met ons mee. Het is intuïtief, toegankelijk en klaar voor wat er komt. Daardoor kunnen we blijven bouwen zonder in te leveren op structuur.’
