Meerdaags congres organiseren? 3 aandachtspunten voor de locatiekeuze

Hoeveel gasten komen er op je congres en biedt de locatie daar voldoende ruimte voor? Moet het mogelijk zijn om in kleinere groepen op te splitsen en heb je dus meerdere zalen nodig? In hoeverre is de locatie flexibel en is er ruimte voor eigen inbreng qua opstelling, catering, decoratie en ga zo maar door?
 

‘We zien elk congres als maatwerk en denken graag out-of-the-box mee als we een aanvraag krijgen’, vertelt Sylvia Oosterloo, Sales & Marketing Manager bij Lumen Hotel & Events in Zwolle. ‘Onze ervaren collega’s denken tot in de kleinste details met je mee. Dat is iets wat heel belangrijk is voor een optimaal evenement.’
 

‘Van vernieuwde catering en decoratie tot passende zaalopstellingen en entertainment. We zijn flexibel en verrassen met mogelijkheden waar organisators vaak zelf nog niet eens aan gedacht hebben. Zo is ons grote Centrale Plein gemakkelijk op te delen in subruimtes’, legt Sylvia uit. ‘Zo’n beetje alles in ons eventcenter is flexibel in te delen en er staat niets op een vaste plek. Hierdoor kunnen we met gemak de theateropstelling bijvoorbeeld een kwartslag draaien voor een creatieve twist. Of een plenaire setting omringen door gordijnen, zodat we buiten de gordijnen een informele setting kunnen creëren voor de koffiepauze, lunch of afsluitende borrel . Ook hebben we aan de stadionzijde van onze locatie diverse lounges en skyboxen beschikbaar die uitermate geschikt zijn voor een workshop met een uniek kijkje op het veld van PEC Zwolle. Alle ingrediënten dus om er samen iets onvergetelijks van te maken.’ 

2: Kun je een totaalpakket aanbieden?

Om onnodig reizen tijdens een meerdaags event te voorkomen, is het slim om voor een ‘alles-in-één-locatie’ te kiezen. Oftewel: een eventlocatie waar mensen ook kunnen overnachten, dineren en werken. Zo hoeven ze de locatie niet te verlaten.
 

‘Bij Lumen vinden we het belangrijk om eventorganisators zoveel mogelijk te ontzorgen. Daarom is aan alles gedacht. We bieden alle faciliteiten die eventmanagers nodig hebben om hun evenement tot een succes te maken in ons eventcenter. Gasten kunnen overnachten in het hotel en uiteraard staat ons restaurant tot hun beschikking. Hotel Lumen heeft 125 ruime hotelkamers, waardoor het combineren van een event of congres met een of meerdere overnachtingen voor de hand ligt. Zo kun je als opdrachtgever rekenen op een totaalpakket en maak je voor gasten de drempel om naar het event te komen zo laag mogelijk.’ 

3: Is de locatie eenvoudig te bereiken?

Organiseer je een event waar mensen uit het hele land of zelfs buitenland naartoe komen? Dan is niet alleen de reisafstand, maar ook de bereikbaarheid van de locatie een belangrijk aandachtspunt. Houd hier rekening mee om te voorkomen dat je te maken krijgt met parkeerproblemen of laatkomers.
 

‘Kunnen mensen eenvoudig met de auto komen en hun auto, het liefst gratis, parkeren? Zijn er laadpalen? Is er een bushalte of treinstation in de buurt? Een stad als Zwolle is wat dat betreft een centraal gelegen plaats en onze locatie ligt dicht bij de afrit van de A28. Verder beschikken we over veel gratis parkeerplekken én kun je er gemakkelijk komen met het openbaar vervoer.’ 

Ook een meerdaags congres organiseren?

Ben je op zoek naar een locatie voor een congres? En wil je vrijblijvend sparren met een eventmanager van Lumen over de mogelijkheden? Sylvia vertelt je graag meer over de mogelijkheden bij Lumen Hotel & Events in Zwolle.

Hoofdbeeld: Theo Smits