Media Plaza van Jaarbeurs omgetoverd tot bruin café

Marleen van Soest, Marketeer Duurzaamheid & Events, vertelt: ‘Onze nieuwjaarsbijeenkomst combineren we met de Webwinkel Vakdagen. We staan daar ook met een stand en onze relaties zijn dus al op het event. De relaties die op de beurs komen, hoeven alleen met de roltrap omhoog en kunnen zo aansluiten bij onze receptie.’

Elk jaar iets verrassends

Dit is niet de eerste keer dat Thuiswinkel.org hun bijeenkomst koppelt aan de beurs. Al een paar jaar op rij wordt het Polargebied van Media Plaza gebruikt om leden, stakeholders en andere relaties te ontmoeten. Maar van een saaie herhaling is hier geen sprake: elk jaar bedenkt de organisatie een ander thema, met een andere look and feel. Dit jaar stond alles in het teken van 20 jaar e-commerce in Nederland. Het werd een bruin café, compleet met pubquiz.

Creatieve vrijheid

Van Soest is altijd tevreden met de Polar als ruimte: ‘Je hebt hier veel mogelijkheden en creatieve vrijheden. We bespreken onze wensen met Jaarbeurs en zij komen vervolgens met een ontwerp. We hoefden eigenlijk helemaal niks zelf te doen aan de inrichting. Jaarbeurs zorgde dat de hele zaal omgetoverd werd tot een oud bruin café, tot aan de kanten kleedjes op tafel. Het zag eruit alsof je je in de Jordaan bevond. Ook hadden we een podium aan de zijkant van de ruimte en overal stonden statafels en stoelen. Uiteraard ontbraken de Chesterfieldbanken niet.’

Vraag maar raak

Na de nieuwjaarstoespraak van de directeur, was het tijd voor de pubquiz. ‘Online winkelen in Nederland bestaat dit jaar 20 jaar’, zegt Van Soest. ‘Er stond daarom een tijdreis centraal waar we vragen aan koppelden. We startten in 1990 en eindigden in 2010. We lieten bijvoorbeeld filmfragmenten zien over online shoppen en vroegen welke niet in het rijtje thuishoorde. Onze leden vonden het een leuke variatie op de reguliere nieuwjaarsborrels.’

Meedenken voor een succes

Van Soest heeft de volgende nieuwjaarsbijeenkomst al in optie gezet. Dat is medebepaald door de fijne samenwerking met Jaarbeurs. ‘Het team van Jaarbeurs denkt altijd goed mee met onze wensen. Een mooi voorbeeld is de doorvertaling van ons thema naar de catering: borrelplanken met blokjes kaas en stukjes worst – heel Hollands dus. Ook kregen we op de dag zelf een manager toegewezen. Daar heb je nauw contact mee. Als ik bijvoorbeeld extra tafels wil bij de registratiebalie, dan hoef ik alleen maar het nummer te bellen dat de hele dag bereikbaar is. Vervolgens zorgt diegene dat alles geregeld wordt. Jaarbeurs neemt veel werk uit handen.’

Door > Claire van Berkum