[afbeelding niet meer beschikbaar]
Hoe organiseer je het evenement dat niemand wil missen?
Op het podium van het World Forum gingen organisatoren met elkaar in gesprek. Zij deelden praktische tips en inzichten. Presentator Erik Peekel ging op zoek naar toepasbare ideeën voor het uitnodigingstraject, het programma en het natraject. In een hoog tempo wisselden zeer diverse tips elkaar af. Er werden inspirerende voorbeelden uit de praktijk aangehaald. Het was de derde keer dat de masterclass in deze opzet werd georganiseerd. De tips uit eerdere edities zijn zoveel mogelijk toegepast op het programma. Zo werd de masterclass in een aantal opzichten direct een voorbeeld van een evenement-dat-niemand-wil-missen.
Het uitnodigingstraject
De belangrijkste uitkomst voor het uitnodigingstraject is om de deelnemer centraal te stellen. Denk niet vanuit het belang van de organisator. Verplaats je in de deelnemer en kijk hoe je hem verder kunt helpen. Stem daar je programma op af. Deze tip verklaart ook het succes van de masterclass. The Actor Factory biedt presentatoren, workshopleiders en acteurs. Stel dat de masterclass ging over ‘het effectief inzetten van presentatoren, workshopleiders en acteurs’ dan waren veel organisatoren weggebleven. Daarentegen wil elke organisator graag evenementen organiseren die niemand missen wil.
Een andere waardevolle tip voor het uitnodigingstraject is het prikkelen van de nieuwsgierigheid. Stuur vooraf bijvoorbeeld een save-the-date zonder afzender. Schrijf je uitnodiging bondig en to-the-point. Houdt bewust informatie achter, dat prikkelt je genodigden.
De kunst van het overtuigen
Cabaretier Philip Walkate ging met de deelnemers aan de slag. In zijn workshop ‘de Perfect Pitch’ leert iedereen de kracht van het overtuigen. Hoe gebruik je je lijf en je stem om anderen te overtuigen? Heel toepasbaar wanneer je een pitch doet. Neurocognitief illusionist Victor Mids liet in een paar experimenten zien hoe je ons brein op het verkeerde been kunt zetten.
Interactie
In de masterclass was veel aandacht voor interactie. Op wat voor manieren kun je deelnemers met elkaar in gesprek brengen? Hoe kun je het netwerken makkelijker maken?
Erik Peekel presenteerde een aantal spelvormen en zaalzettingen. Door structuur te bieden komen mensen gemakkelijk met elkaar in gesprek. Plak bijvoorbeeld verschillende kleuren stippen op de badges. De kleuren komen overeen met verschillende tafels. Direct bij de ontvangst komt men in gesprek met andere deelnemers. Print grote letters op de badges, dan kun je al op afstand zien wie je wilt ontmoeten. Op een netwerkborrel kun je ook een plakbadge op de rug gebruiken. Wanneer je om groepjes heen loopt kun je zien wie je nog wil spreken.
Perfect Match! zijn actrices die actief deelnemers met elkaar in gesprek brengen. Zij verzamelen visitekaartjes op hun jurk. Op die manier zijn zij een wandelende gastenlijst. Je kunt kijken wie je nog wil spreken en zij verzorgen de introductie.
[afbeelding niet meer beschikbaar]
Verslaglegging
De impact van een goed evenement werkt door nadat de laatste deelnemer is vertrokken. De tips uit de masterclass werden in woord en beeld samengevat door de kunstenaars van het wandverslag. De wand vol prikkelende tips heeft inmiddels een vaste plek gekregen in het World Forum. Kunstenaar Frank Los vatte de sessies samen in drie losse kunstwerken, die hij zelf toelichtte. Dankzij de technologie van Sendsteps kon elke deelnemer zijn eigen tip inzenden naar het scherm. Al die ideeën worden gebundeld. Dat levert een levend document op vol praktische tips: klik hier.
De kracht van de evaluatie
Meetingmonitor evalueerde de eerdere edities van de masterclass. De terugkoppeling van de deelnemers werd gebruikt om de masterclass te verbeteren. Acteurs verwelkomden de deelnemers van de bijeenkomsten. Eén van de bezoekers opperde dat het vertrek minder bijzonder was dan het onthaal. Bij de volgende editie werd iedereen uitgezwaaid. Een andere deelnemer kon de locatie niet goed vinden, dat is opgelost met extra borden en acteurs die buiten hun gasten al verwelkomen. Het gaat vaak om kleine wijzigingen die een grote impact hebben. In de evaluatie werd ook gevraagd om een korte aanbeveling te schrijven. Die testimonials zijn gebruikt in de bezoekerswerving. Het oordeel van eerdere deelnemers werkt heel overtuigend in het uitnodigingstraject.
Het boek
Dit was de allerlaatste editie van de masterclass in deze opzet. Alle tips worden gebundeld in een boek dat later dit jaar zal verschijnen. Tussen de kaften kun je ook korte interviews lezen met succesvolle organisatoren. De belangrijkste inzichten uit de masterclass worden gepresenteerd op de beurs EvenementContact en op hogescholen. Binnenkort start the Actor Factory met een masterclass in een verrassende, nieuwe opzet. Je kunt je nu al aanmelden.