Ieder jaar blijft Madurodam parkbezoekers en evenementorganisatoren verbazen met nieuwe attracties. Door de uitbreiding van Madurodam nemen de mogelijkheden voor een geslaagd evenement alleen maar toe waardoor het nu ook een ideale festivallocatie is, met gevarieerde activiteiten te midden van de diverse attracties. Het Haga-festival, dat afgelopen zomer exclusief voor 1800 medewerkers van HagaZiekenhuis door het hele park plaatsvond, bezorgde hen in ieder geval het Wauw-gevoel waar Madurodam om bekendstaat.
Bart van Doorn, salesmanager bij Madurodam, was nauw betrokken bij de organisatie van het Haga-festival. ‘Kijk, je hebt congressen en zakelijke vergaderingen. Maar je kunt ook uitpakken voor je collega’s, bijvoorbeeld met een festival zoals we dat hebben gedaan om de fusie tussen het LangeLand Ziekenhuis en Haga Ziekenhuis te vieren. En het was een van de meest fantastische evenementen die wij hier georganiseerd hebben,’ begint hij enthousiast. ‘Het festival moest zowel het feestelijke van het samengaan uitstralen als ook verbinding tussen de medewerkers bevorderen.’
Klein wordt altijd groter
‘Als Madurodam zijn we daar volledig ingestapt,’ vervolgt Van Doorn. ‘Het HagaZiekenhuis was al vaker bij ons geweest voor vergaderingen en kleinere events, dus we waren erg blij toen zij bij ons aanklopten om zo’n groot evenement te verzorgen. Dit past precies bij wat wij ons altijd voor ogen houden: klein wordt altijd groter! Door een uitstekende facilitering tot in de kleinste vergaderzaal hier, komen organisaties en hun mensen hier met goed gevoel, maar gaan met nog beter gevoel weg. We merkten steeds meer behoefte vanuit de markt en omdat Madurodam ook exclusief ‘s avonds is af te huren, zit er wat ons betreft nog ruimte voor groei. Voor bedrijven is het ook nog bijzonder dat ze met het organiseren van een evenement bij Madurodam ook maatschappelijke impact maken omdat ze een bijdrage leveren aan het Madurodam Kinderfonds.’
Exclusief en gepersonaliseerd
‘In mei vonden de eerste gesprekken plaats en omdat juni een enorm drukke maand is, hebben we in overleg besloten om het festival op 25 augustus te houden. Dat gaf ons de tijd om te voldoen aan de wensen van Haga: een festival met een ongedwongen sfeer, veel food & beverage en verbinding maken tussen collega’s met entertainment door het hele park. Voor het eerst hebben we een hele ticketstraat neergezet waarbij onze medewerkers de exclusieve kaartjes van de bezoekers scanden en iedereen bij binnenkomst een gepersonaliseerd festivalbandje omdeden. Dit werkte dat exclusieve festivalgevoel perfect in de hand!’
Live entertainment
‘Overal hadden we festivalplattegronden opgehangen. Met zoveel entertainment was er voor elk wat wils: van een silent disco in de Boon van der Starpzaal, een liveband in de foyer, crazy pianoconcert in de Madurozaal, een arcadehal beneden in het restaurantgedeelte, een karaokecaravan op het terras, singer-songwriters in het Panoramacafé, een goochelende ijscoman, rondlopend entertainment tot aan een ballenbak met een prijzenbal.’
Achterblijvers
Een ziekenhuis kun je niet zomaar sluiten om medewerkers een festival te laten bezoeken. Van Doorn: ‘We vonden het belangrijk om de 500 medewerkers die die dag moesten werken, ook bij dat beoogde saamhorigheidsgevoel te betrekken. Daarom ben ik op 25 augustus vanuit Madurodam met een aantal collega’s naar de ziekenhuizen gegaan en heb aan de achterblijvers ansichtkaarten uitgedeeld die voor twee personen toegang gaven tot Madurodam.’
Entertainmentpartner
Een festival van een dergelijke omvang organiseer je niet in je eentje. ‘Madurodam was overdag gewoon open voor reguliere bezoekers, maar ’s avonds was het van 20 uur tot 1 uur ’s nachts exclusief voor de medewerkers van Haga. Wij zijn erg blij met onze entertainmentpartner Amigo Produkties die alles tot in de puntjes verzorgde. Hun eventmanager regelde alles met betrekking tot de 34 artiesten die hier rondliepen, zodat wij ons volledig konden focussen op de toestroom, de food & beverage en de aankleding van het park. Zoals je op de foto’s kunt zien, zag het er prachtig uit!’
Nieuwe markt
‘Voor ons is een festival van een dergelijke omvang een nieuwe markt. We hadden nog nooit zoiets groots gedaan maar dit was een klasse apart. We werken nauw samen met de afdeling Horeca van de Hotelschool Den Haag, dus we konden ook veel zeer gemotiveerde medewerkers inzetten. Een van onze speerpunten is dat er nergens wachtrijen zijn en dat alles soepel verloopt. We leveren liever een persoon extra dan dat bezoekers moeten wachten. Want wat we ook doen en wat het ons ook kost: bezoekers moeten altijd weggaan met dat wauw-gevoel!’ besluit van Doorn.
Fotografie: Fitchd - Thijs Huizer en Jeancarlo Nunes dos Anjos
