Laat technologische ontwikkelingen voor je organisatie werken

Mark Struik, CEO van Please ask m, werkte hiervoor acht jaar als commercieel directeur bij Postillion Hotels. Daar hield hij zich bezig met digitalisering en het openbreken van silo’s waar het systeemlandschap op gebouwd was. Ook droeg hij bij aan het creëren van efficiënte in werkprocessen, waarvan project Michiel er een was. Deze bot helpt medewerkers bij het snel en geautomatiseerd verwerken van binnenkomende meeting aanvragen. Na enkele jaren door ontwikkelen werd de bot begin 2020 uit de hoteloperatie gehaald en onderdeel van de start-up Please ask m. De m in de bedrijfsnaam refereert aan Michiel, niet aan Mark overigens.

Digitalisering van het proces

Mark ziet het nodige gebeuren in de evenementenbranche. ‘Als je een hotelkamer wil boeken, ga je meestal naar een website en de boeking is gemaakt. Je komt aan bij het hotel en de reservering staat in het systeem, zonder dat een hotelmedewerker daar iets aan heeft gedaan. Dit proces van boeken is volledig geautomatiseerd. Als je een evenement of vergadering organiseert, dan is dat vaak nog een manueel proces of je nu je aanvraag doet via de website of een mailtje stuurt. De medewerker die de aanvraag ontvangt gaat deze overtypen in een reserveringssysteem, brengt een offerte uit en mailt deze handmatig terug. Een traditionele, ietwat ouderwetse manier van werken. Uit eigen onderzoek blijkt dat er 20 jaar vertraging zit in de technologische ontwikkelingen van de meeting- en eventkant, in vergelijking met de hotelkamer kant. Wij automatiseren voor een heel groot gedeelte dit proces aan de meeting- en eventkant voor hotels en vergaderruimtes.’

Mark: ‘Wij krijgen wel eens de opmerking: ‘Ik geloof eigenlijk niet zo in automatisering voor meeting en events, wat wij doen is maatwerk.’ Dat ontkennen wij niet, alleen maatwerk kun je ook efficiënter maken. Een werkproces efficiënter inrichten is ook kostenbesparend en omzet verhogend. Aan de andere kant is de responstijd richting de opdrachtgever die de aanvraag doet veel sneller.’

Klaar voor slimme software?

Please ask m merkt af en toe dat organisaties er nog niet helemaal klaar voor zijn. Een reden kan zijn dat door een dermate oud systeem integraties niet of nauwelijks mogelijk zijn. Een tweede reden is de perceptie dat er maatwerk geleverd moet worden, belangrijk dat er persoonlijk contact is en het mensenwerk is. Dat zijn zaken die wij juist onderstrepen en niet verdwijnen wanneer er gebruik wordt gemaakt van ons systeem. Een derde reden is dat het druk is en de schaarse tijd weinig ruimte biedt voor nieuwe implementaties. Ik begrijp deze redenen goed, echter is het de investering in tijd die juist bijdraagt aan meer tijd en ruimte.’

Ruimte voor het leveren van toegevoegde waarde

Het snel verwerken van een aanvraag klinkt als muziek in de oren. Met behulp van de software kan een aanvraag nu binnen drie minuten worden beantwoord in plaats van dertig minuten. Met tien aanvragen op een dag maakt dat een enorm verschil wat betreft de werkdruk op de afdeling reserveringen. Mark: ‘Medewerkers die eerder aanvragen overtypten van het ene in het andere systeem, hebben nu tijd om echt toegevoegde waarde te leveren. Zoals mooie experiences bouwen, met mensen werken en mooie events organiseren.’

Tekst: Lieke Jansen