Marga Groot Zwaaftink (CommGress) heeft het initiatief genomen om deze tijd te gebruiken voor een wekelijkse column vol inspiratie. Gedurende de zomervakantie verschijnt elke vrijdag een column waarbij de schrijfpen elke week aan een andere branchegenoot wordt doorgegeven. Vorige week gaf Willem Gunneman (Het improviserend vermogen) de schrijfpen door en deze week is Michael Shalton van Shalton Productions aan het woord.
‘Help het dak stort in!’
Op mijn hotelkamer in Hannover, deze column schrijvende en na peinzende over het afgelopen mooie edoch stressige half jaar, zijn ook mij de beelden van het tragische ongeval in het FC Twente Stadion niet ontgaan. Vragen als ‘Hoe kon het gebeuren’ en ‘Bij wie ligt de verantwoording’ spelen door mijn hoofd. Mogelijkerwijs zouden ook wij een rol spelen tijdens de heropening van het stadion in september. De bühne als ‘jouw stadion’. Hoe kwetsbaar ben je als ‘bouwer van evenementen’. Bij deze de gedachte schieten gelijk de rillingen over mijn rug…
Als architect van een evenement
Een evenement waar jij de verantwoording voor draagt en waar tal van, soms tegenstrijdige, belangen mede bepalend zijn voor het succes vraagt een voortschrijdend inzicht van ‘de makers’. Als architect van een evenement sta jij aan de basis. Een huis bouw je niet ondersteboven. Je begint met een gedegen fundament en bouwt van daaruit naar het hoog(s)te punt. Toch kom ik het vaak anders tegen. Natuurlijk kun je concessies doen. Al kan het doen van concessies veelal in het voorstadium worden voorkomen. Het evenement bouw je samen. Synergie als basis van een unieke productie. Vreemd genoeg is de werkelijkheid vaak anders. Hebben we niet allemaal hetzelfde belang? Het neerzetten van een top evenement?
De ultieme prestatie leveren
In ons vak begint het met luisteren naar de wensen van de opdrachtgever. Vaak uitgesproken, soms ook niet. Iets wat voor de een vanzelfsprekend is kan voor de ander onlogisch klinken. De uitdaging in het eerste gesprek is het tot in detail traceren van de wensen en behoeften. Het samen realiseren met de opdrachtgever is de tweede stap. Jij weet wat jij nodig hebt om jouw ultieme prestatie te leveren. De opdrachtgever faciliteert en ondersteunt waar mogelijk. Plan voortijdig een meeting met alle leveranciers, de producent, de regisseur, de makers en het team. Bouw aan hetzelfde doel op basis van vertrouwen. Check vooraf met betrokkenen de locatie en breng de mogelijkheden in kaart.
Goede voorbereiding is het halve werk
Ik herinner me een besloten evenement in een zaal met een capaciteit van 650 bezoekers. Wij waren verantwoordelijk voor het productie gedeelte op het podium . De organisatie, de opdrachtgever en ‘de makers’ werden vooraf niet in het traject betrokken. De avond zelf meldden zich ruim 800 gasten. Los van alle stress en spanning een onoverkomelijk probleem. Het had voorkomen kunnen worden. Denk vooraf na over de stroomvoorziening. Kijk voortijdig wat voorhanden of kies voor aggregaten. Overleg met cateraar. Zijn stemming van een steamer komt zelden overeen met de solo’s van de band. Stem licht en geluid op elkaar af en creëer waar mogelijk kruisbestuiving.
Communiceer op alle vlakken
Het uitnodigingsbeleid, de publiciteit, de interne en de externe communicatie zijn even belangrijk als het evenement zelf. Stel en houd alle betrokken partijen op de hoogte. Communiceer op alle vlakken. Van het eerste contact tot het moment van de evaluatie. Een evenement bouw je samen op een gedegen fundament.
Michael Shalton
Shalton Productions
Volgende week ligt de schrijfpen bij John den Hollander – Event Station