Soms lijken netwerkbijeenkomsten vooral bedoeld om níet te netwerken. Met het Protocolbureau en Institute of Strategic Relationship Management (ISRM) zijn wij jaarlijks betrokken bij de organisatie van vele (tientallen) netwerkevenementen. Dan wordt er vooraf gezegd dat de hoofddoelstelling van de meeting is dat mensen elkaar kunnen ontmoeten en leren kennen. En vervolgens wordt je offerte alleen beoordeeld op inhoudelijke en creatieve ideeën voor het eventmanagement. Daar zit een rare tegenstijdigheid. Het wordt alleen een netwerkbijeenkomst als je hem ook bewust zo inricht.
En dat gebeurt wonderlijk genoeg vaak niet. Wie kent niet de netwerkbijeenkomsten in veel te kleine locaties, waarvoor niet de juiste mensen zijn uitgenodigd, met overvolle programma’s, keiharde muziek, langdradige sprekers en langdurende diners. Wat je ook ziet is dat iedereen nu meer effect probeert te bereiken met een relatie- of netwerkevenement door nóg bijzonderder locatie, nóg meer entertainment, nóg exquiser eten. Ik denk dat dat de verkeerde weg is. Je moet een netwerkbijeenkomst bouwen als een gelegenheid waarbij de rust en de ruimte is voor mensen om elkaar te ontmoeten. Zo simpel is dat.
Maatwerk protocol
Een netwerkbijeenkomst moet gestructureerd worden om effect te kunnen sorteren, is mijn mening, en structuur breng je aan door middel van protocol. En dan heb ik het niet over het klassieke protocol met de ijzeren regels van vroeger, maar de moderne benadering van protocol specialisten – eventmanagers of protocol officers – die op basis van goed doordacht strategisch relatiemanagement voor elke gelegenheid een maatwerk protocol kunnen ontwikkelen. Het belangrijkste resultaat van een op die manier gestructureerde netwerkbijeenkomst is dat het rendement meetbaar met sprongen omhoog gaat. Een belangrijk gegeven voor eventmanagers die dagelijks vragen moeten beantwoorden over de ROI van hun evenementen. De ervaring leert dat je op een niet-gestructureerde netwerkmeeting gemiddeld 3 à 4 mensen spreekt die je eigenlijk al kende en dat je dat door te structureren substantieel kan verhogen naar 10 tot 12 zinvolle ontmoetingen. Samen met een goede, ook vooraf uitgedachte, evaluatie en follow-up leidt dat in alle gevallen tot een duidelijke meeropbrengst per uitgegeven euro.
Postgraduate opleiding
Kern van het strategisch relatiemanagement is het hebben van een netwerkstrategie. Ik constateer dat die vrijwel overal ontbreekt. Mensen denken ‘als ik iemand een uitnodiging stuur is hij wel blij’. Maar in deze tijd krijgt iedereen veel uitnodigingen, dus je moet het omdraaien: jij mag ongelofelijk blij zijn als mensen de moeite nemen om naar jouw bijeenkomst te komen. Als ze komen, zorg dan dat je aandacht voor ze hebt, dat je ze echt ontmoet. Dus niet dat de mensen van de ontvangende organisatie – de account- of salesmanagers, de wethouders en hun ambtenaren – op een kluitje met elkaar staan te praten.
Wij ontwikkelden in samenspraak met de Hotelschool Den Haag een postgraduate opleiding Strategic Relationship Management, onder meer voor eventmanagers. Waar je leert om een bedrijfsstrategie te vertalen naar een netwerkstrategie en waar je het complete netwerkproces in breed perspectief leert te zien. Zo ben je zelf beter in staat om de effectiviteit van je netwerkmeetings te vergroten én je leert hoe je anderen binnen je organisatie – leidinggevenden en collega’s van andere afdelingen – kunt inspireren en overtuigen.
Mijn 3 tips zijn:
» Geen succesvolle netwerkbijeenkomst zonder een netwerkstrategie.
» Succesvol relatiemanagement kent één eindverantwoordelijke voor het gehele beleid: van strategie tot en met uitvoering.
» Geen succesvolle netwerkbijeenkomst zonder protocol management.
Jean Paul Wijers is directeur van het Protocolbureau en het Institute of Strategic Relationship Management (ISRM). Beide in Den Haag gevestigde bedrijven leveren diverse vormen van ondersteuning bij protocollaire vraagstukken, bijvoorbeeld voor evenementen. Daarnaast biedt het Protocolbureau een groot aantal protocoltrainingen; het ISRM biedt onder meer de postgraduate opleiding Strategic Relationship Management.