Mijn eerste werkdag leek bijna met zo’n kater te beginnen: een aanvraag voor een evenement waarbij mij eigenlijk de moed in de schoenen zonk. Maar met het scannen en zoeken naar relevante input, realiseerde ik me wat een enorme ontwikkeling ons vak doormaakt de afgelopen jaren. Sommige wellicht mede afgedwongen door de crisis, maar de meeste door gepassioneerde vakmensen die ons aanzetten tot betere en zinvolle evenementen.
Door het meetbaar maken van de resultaten van een bijeenkomst wordt het vak volwassener – een evenement organiseren ‘omdat we het altijd al doen’ is bijna ‘not done’. Diverse goeroes staan ons bij, zoals Elling Hamso van het Event ROI Insitute of Ruud Janssen en Roel Frissen met het recent ontworpen Event Model Canvas.
Een dagvoorzitter staat niet meer zo maar voor een congres, maar wordt graag in een vroeg mogelijk stadium betrokken bij het congres. Zeer waardevol zo’n frisse blik van buiten.
Ook al lijdt het format van Ted(X) aan heftige slijtage, het heeft er wel toe bijgedragen dat er veel aandacht is voor de manier waarop sprekers hun bijdrage leveren en wordt het steeds gebruikelijker om sprekers te coachen. Het design van een evenement is ook iets wat de laatste jaren steeds meer aandacht krijgt en waar we veel van kunnen leren van onder andere Eric de Groot en Mike van der Vijver.
Lid worden van netwerken zoals MPI of het Genootschap van Eventmanagers helpt ook om bij te blijven en om collega’s te ontmoeten.
Dus met alle informatie en middelen die er ter beschikking staat hebben we eigenlijk geen excuus meer om er niet iedere keer het allerbeste van te maken. Maar het allermooiste vind ik: leren van – en met – de mensen om je heen.
Drie tips om het beste uit je netwerk te halen – en te brengen:
1. Brainstormen met gelijkgestemden:
Las af en toe eens een sessie in met een aantal gelijkgestemde geesten om te brainstormen. Gewoon, op middag met stuk of zes mensen aan tafel. Voordat je het weet vliegen de ideeën over tafel.
2. Bezoek elkaars evenementen
Voor een van onze congressen had ik een wat moeizame relatie met een leverancier. Ik heb een aantal collega-eventmanagers uitgenodigd om het congres als deelnemer bij te wonen. Dat leverde voor mij de meest waardevolle feed-back op en zo stond ik veel steviger in mijn evaluatie met deze leverancier. Daarnaast, althans dat begreep ik, vonden zij het ook leuk om eens een dag een ander congres bij te wonen.
3. Event managers blog:
Van alle blogs/ tweets en nieuwsbrieven van collega’s die ik lees haal ik het meeste uit:
– Blog van Julius Solaris, Event Manager Blog. Veel ideeën voor verbetering, verfrissing of vernieuwing, zet mij vaak aan het denken.
– Blog van Jeff Hurt / Velvet Chainsaw, gefocust op overdracht van content en leereffect voor de deelnemers met interessante invalshoeken.
Joke Bosma is senior Event Manager bij de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants.
Twitter: @JokeBosma