Joeri Rooij (Summit Events) over AJAX-evenement: ‘Een rollercoaster aan emoties’.
Van een Crazy Car Rally tot een emotioneel eerbetoon. Gisteren, dinsdag 6 mei, organiseerde Summit Events in Finley het Witte Huis een groots evenement voor Olympus, de personeelsvereniging Olympus van AFC Ajax. De 250 deelnemers, van spelers, jeugdspelers, trainers, artsen tot verzorgers, kaartverkopers en overige medewerkers, werden getrakteerd op een actief, gek en met name gedenkwaardig programma. Joeri Rooij, Managing & Creative Director bij Summit World BV, blikt na een lange dag -en korte nacht- terug op een memorabel event.
Summit Events, sinds ’96 specialist in het creëren en uitvoeren van duurzame en (inter)actieve evenementen, is sinds een aantal jaren Event Supplier van Ajax en was dit jaar voor de tweede keer verantwoordelijk voor het programma van het jaarlijks terugkerende evenement van de personeelsvereniging. Dit jaar was er, vanwege het landskampioenschap en het tienjarig jubileum van de vereniging, ruimte voor een uitgebreider programma. Joeri: “We hebben een Summit twist gegeven aan de ‘actieve, maar ook feestelijke briefing’ en gekozen voor een gek, opvallend, leuk en verbazingwekkend programma. En dat is, gezien de lof die we ontvingen, goed in de smaak gevallen.”
Vrolijk en gedenkwaardig
Het event ging van start bij de Amsterdam Arena, alwaar zestig gloednieuwe auto’s, van sponsor en partner MercedesBenz en SternRent, de 250 deelnemers opwachtten. Tijdens de Crazy Car Rally –een combinatie van een moderne auto rally met de populaire game 'Crazy 88' en social media– kregen de teams via dertig WhatsApp-groepen diverse opdrachten en gekke vragen, wat resulteerde in bijna 2.000 foto’s en antwoorden. Vervolgens werd het gezelschap uitgedaagd, en de sportieve kennis en vaardigheden op de proef gesteld met de Koning Voetbal Quiz, gepresenteerd door Jack Spijkerman die voor de gelegenheid speciaal eerder terugvloog van zijn vakantiebestemming. De avond werd afgesloten met optredens van Celine Cairo en Julia van der Toorn waarna een emotioneel eerbetoon plaatsvond voor een onlangs overleden en zeer geliefde medewerker. Joeri: “Tot kort voor het evenement was het nog onzeker of het evenement door dit nieuws wel door kon gaan. We besloten het programma aan te passen, maar wel zo dat er geen begrafenisstemming zou ontstaan. Het evenement was daardoor een rollercoaster aan emoties: van vrolijk tot bewogen. Het dagprogramma is ongewijzigd gebleven, maar aan het eind van de avond heeft zangeres Julia van der Toorn een eerbetoon gebracht met het nummer New York -een stad waar de Ajax-medewerker graag kwam- en zijn witte ballonnen, voorzien van persoonlijk geschreven kaartjes, door alle aanwezigen opgelaten terwijl rode en witte schijnwerpers de lucht verlichtten. Ook voor ons als team, die het personeelslid niet kenden, was dit een gedenkwaardig moment.”
Hoe kijken jullie als organisatie terug op het evenement?
Joeri: “Nog niet eerder hadden we voor een evenement zestig gloednieuwe auto’s geregeld in samenwerking met verschillende autoleveranciers. Op papier ziet het er logisch en redelijk eenvoudig uit, maar in de praktijk is het een grote logistieke uitdaging. Om iedere minuut een auto te laten vertrekken en exact 3,5 uur later op een zelfde punt weer samen te laten komen. Vannacht hebben we met het team alle auto’s nog terug gereden naar Utrecht en Amsterdam, maar het succes van de Rally was het helemaal waard.”
Wat was voor jou hét hoogtepunt van het evenement?
“Het afsluitende optreden van Julia van der Toorn was een groot, emotioneel hoogtepunt. Daarnaast heeft de vernieuwde Crazy Car Rally onze verwachtingen ruimschoots overtroffen. We hadden gehoopt dat 20 vragen beantwoord zouden worden, maar de 88 gekke vragen werden bijna allemaal beantwoord, waardoor we in 3,5 uur tijd zo’n 2000 foto’s en antwoorden ontvingen. Met daarbij ook grappige foto’s met spelers als Siem de Jong, Lasse Schöne en zelfs van trainer Frank de Boer. Ik kan nu al laten doorschemeren dat dit een nieuw vast product bij Summit zal worden.”
Proef ik hier een primeur?
“De laatste gesprekken lopen nog, maar een primeur kan ik het nu al noemen. In samenwerking met Sixt Nederland gaan we The Crazy Car Rally in de markt zetten. Onze racepartner Sixt levert de zuinige, moderne, hybride en zelfs elektrische auto’s en wij verzorgen de organisatie. Bij de start van de rally krijgt ieder team een eigen auto tot zijn beschikking, waarna ze langs bijzondere checkpoints moeten en zoveel mogelijk ‘gekke’ opdrachten moeten uitvoeren. Er zijn makkelijke opdrachten zoals ‘Maak een 'teamselfie' terwijl iedereen een banaan eet tegen racisme’; en moeilijke opdrachten zoals 'Maak een foto terwijl een teamlid in de keuken van een Chinees restaurant zijn hoofd door het bestelluik steekt’. Alle opdrachten en instructies krijgen de deelnemers door via een road book, tablets of andere mobile devices en de antwoorden worden doorgegeven via dezelfde devices en speciale WhatsApp groepen aan het 'Summit Race Control Centre'.”
