Jeroen de Roever geeft insights vanuit de Olympische Winterspelen in Sochi

ATP Event Experts scout wereldwijd de mooiste, beste, meest geschikte accommodaties voor grote (sport)evenementen als de Olympische Spelen en de Champions League. Hotels, restaurants, congreszalen en – uiteraard – het fameuze Holland Heineken Huis worden geselecteerd door het team van ATP Event Experts.

Momenteel is Jeroen in Sochi, tijdens de Olympische Winterspelen die afgelopen vrijdag in alle glorie startten in de Russische badplaats. Wij kregen een gaatje in de drukke agenda van Jeroen. Wat aanvankelijk een Skype-meeting zou worden, werd toch een telefoongesprek: ‘De verbindingen zijn niet goed genoeg om te garanderen dat we in de lucht blijven,’ verklaart Jeroen.

Jeroen, je zit nu in Sochi, wat is jouw rol daar?
Mijn persoonlijke taak is vooral het team te ondersteunen. Daarnaast vertegenwoordig ik ATP Event Experts bij alle officiële gelegenheden, zoals borrels van het IOC, diners met NOC*NSF etc. Verder houd ik mij bezig met lobbyen en relaties smeden voor de volgende Olympische Spelen, zoals die in Rio de Janeiro (2016) en Tokio (2020).

Kun je wat meer over de achtergrond vertellen – hoe lang zijn jullie bezig geweest met het scouten van locaties / ofwel venue finding in Sochi?
De Olympische Spelen worden ongeveer 7 jaar van tevoren toegewezen aan een stad en vanaf dat moment gaan wij direct aan het werk. Eerst verkennen we de stad en de omgeving op een rustige basis. In Sochi was dat lastig: er was nauwelijks een stad! De eerste keer dat we er waren stonden we in een leeg weiland om ons heen te kijken. In de bergen stonden we letterlijk met onze kaplaarzen in een beekje, er was verder niets, behalve de natuur. Een jaar later stonden we weer in datzelfde beekje, waar inmiddels vlakbij een klein houten huisje was neergezet met een bordje erop: ‘Bernard Russie’. Wij hadden toen nog geen idee dat dit de ‘grote architect’ zou zijn die weer een jaar later bomen had laten kappen, plateaus had laten aanleggen en wegen had geasfalteerd. Het is een knap staaltje werk wat de mensen daar in zo’n korte tijd gerealiseerd hebben. Het ziet er nu uit als een Westers skiresort, compleet met Tiroler huizen en knusse restaurants. Er zijn fantastische faciliteiten, goede hotels en een mooie boulevard. Na de Spelen zal dit skigebied zeker een aantrekkingskracht blijven houden.’

Naarmate de Spelen dichterbij komen zijn we bezig met het smeden van relaties met de organisatiecomités en agenten. Maar ook met het verkennen van de omgeving. Dat neemt de eerste 3 a 4 jaar in beslag. Al vroeg in het traject starten we altijd met het zoeken naar een geschikte locatie voor het Holland Heineken Huis: daar zijn namelijk meestal slechts 3 of 4 geschikte locaties voor. Zo zijn we Tokio nu al in kaart aan het brengen, we hebben daar ook kantoren zitten waar we een lijst bij hebben opgevraagd. We zijn dan op zoek naar bestaande venues waar we meer dan 3.000 mensen kunnen hosten. Met zo’n longlist weten we wat er aanwezig is en op basis daarvan gaan we op de specifieke criteria in. Het is dan uiteraard extreem belangrijk waar en hoe het Olympisch Park komt te liggen. Ongeveer twee jaar voorafgaand aan de Spelen zijn we concreet bezig met het maken van afspraken, contracten, het vastleggen van accommodaties, de coördinatie rondom de sport- en entreekaarten. We leggen dan contact met klanten, doen aan verkoop, zijn bezig met wijzigingen, het samenstellen van pakketten en uiteraard met inspectiereizen.

Om hoeveel locaties gaat het in het geval van Sochi?
We hebben meer dan 100 verschillende hotels, venues, restaurants, zalen en zelfs braakliggende stukken grond bekeken. Uiteindelijk zijn er 20 hotels en appartementengebouwen gecontracteerd, 1 locatie voor het Holland Heineken Huis, 2 lokale vervoersbedrijven en een lokaal taxibedrijf. Het Holland Heineken Huis staat in de tuin van hotelcompex Azimut. Vanaf deze locatie ligt het Olympisch Stadion op slechts 100 meter afstand. We kunnen de vlam letterlijk zien branden!

Heb je al feedback gekregen van jullie gasten (sporters, familie, Koningshuis, Heineken) op de accommodaties?
Iedereen is zeer tevreden, zeker nadat ze op internet en in de media konden zien dat niet iedereen goede accommodaties heeft. De locaties zijn goed, het transport is goed geregeld en het Holland Heineken Huis is wederom een prachtig gebouw geworden. Terug naar de roots: een kleinere locatie voor ongeveer 800 man, met nog altijd de Celebrations Bar, een club en een restaurant. Een gezellige huiskamersfeer, zoals het ooit ontstaan is in Barcelona.

Wat vind je zelf van het resultaat?
Uiteraard kun je in de voorbereidingen veel van de sfeer proeven, maar het uiteindelijke resultaat – de operatie, de hospitality – blijft een verrassing… De Russen staan open voor hulp. We hebben ons goed voorbereid en duidelijk kunnen maken wat we anders wilden hebben. Zo hebben we alles bespreekbaar kunnen maken aan de Russen die bereid waren om te luisteren en aanpassingen te doen: zoals bijvoorbeeld een kleine verbouwing of het verplaatsen van de ontbijtzaal. Er is altijd wel iemand die Engels spreekt en het lijkt in hun aard om oplossingsgericht te zijn.

Wat is jouw paradepaardje?
Er zijn veel mooie venues hier, maar ik ben vooral trots op het feit dat we alle crew accommodaties voor HHH, NOC*NSF en niet-geaccrediteerde begeleiding (zo bestaat het team van Sven Kramer uit 8 man, maar er mogen er maar 4 in het Olympisch Dorp slapen, red.) bijzonder dicht bij het Olympisch Dorp hebben kunnen plaatsen. Alles is nu op loop- en fietsafstand. Dat heeft veel voeten in aarde gehad, ook bij het organisatiecomité, we hebben tot in den treure gelobbyd om een deel van die accommodaties die eigenlijk voor pers en vrijwilligers was, naar ons toe te kunnen trekken. Ook hebben we geweldig goede entreekaarten kunnen krijgen, zodat veel Nederlanders naar de sport kunnen gaan. Mijn inschatting is dat er 2.500 Nederlanders hiervan gebruik maken, een vrije gok. Vooral omdat we zien dat de oranjekoorts na de successen van de Nederlandse atleten toch wel is losgebarsten in Nederland. Wij worden nu veel gebeld en zijn dus nog steeds bezig met het samenstellen van pakketten en arrangementen voor onze klanten. We hebben voor de laatste periode van de Spelen extra kaarten beschikbaar weten te stellen. Ook dat is weer uniek.

We horen veel over Rusland, met name over de homowetgeving en mensenrechten. Hoe is de sfeer daar? Is it all about sport?
De Russen zijn eigenlijk heel vriendelijk en behulpzaam. Ze zijn zich bewust van de spanning maar zien het als incidenten. Over de homowetgeving wordt nauwelijks gesproken: iedereen lijkt hier gelijk en er is een vrije en open sfeer. Ik kwam vorige week midden in de nacht aan in Sochi en stond per ongeluk bij een receptie van een ander hotel. Op een gegeven moment zag ik dat ik bij een ander hotel moest inchecken. De dame achter de balie is om 2.30 uur helemaal met mij meegelopen naar het andere hotel, legde het daar in het Russisch uit aan de receptioniste en vertrok pas nadat ik was ingecheckt. Daar blijkt wel uit hoe behulpzaam de Russen zijn. Het is zonde dat bepaalde kwaliteiten van de Russen onderbelicht zijn gebleven door de focus op andere zaken. De Russen verdienen die positieve aandacht.

Zijn er nog zaken die je zelf kwijt wilt?
Ja, je weet maar nooit wat er kan gebeuren hier. Voor je het weet sta je met Vladimir Poetin, Koning Willem-Alexander en Koningin Maxima in het Holland Heineken Huis! Dat gebeurde gisteravond:  ineens kwam Poetin met zijn gevolg binnen tijdens een Top to Top diner en zijn we met hen naar de Olympic Club gereden. Hij heeft even gekletst met onze gasten, Ireen Wüst omhelst en een drankje gedronken met het hele gezelschap. Het is prettig dat we ons als ATP Event Experts bezig houden met reizen en sport en niet met politieke aangelegenheden of discussies. Het voelde ontspannen en was best bijzonder te noemen.