'Je ziet niet dat Evite er achter zit, maar je merkt het wel'

Invitatiemanagementbureau Evite zorgt voor een vlekkeloos uitnodigingstraject en houdt het grote plaatje in de gaten. 'Je ziet niet dat Evite erachter zit, maar je merkt het wel!' 

2017 is net over de helft, maar voor Edwin Rooijakkers, directeur van het Haagse invitatiemanagementbureau Evite, is het jaar al bijzonder geslaagd te noemen. Ruim een maand geleden won Evite een belangrijke aanbesteding van het ministerie van Economische Zaken. Aan erkenning en lof voor hun werk komen Rooijakkers en zijn tienkoppige team niet te kort. Evite bestaat tien jaar en heeft haar sporen inmiddels ruim verdiend. Dat was tot een jaar of vijf geleden nog anders. Rooijakkers: “Opdrachtgevers wilden van het uitnodigingstraject af en veel evenementenbureaus dachten: dat doen wij er wel even bij. Totdat ze er daadwerkelijk mee te maken krijgen: dan willen ze hun vingers er niet meer aan branden. Invitatiemanagement is echt een vak apart.” 

Onzichtbaar ontzorgen 

Rooijakkers weet als geen ander hoe divers de werkzaamheden van Evite zijn. “Onze opdrachtgever blijft natuurlijk in de driver seat wat betreft de hele organisatie van een event. Wij zijn er onder andere voor talloze technische aspecten. Zo ontdubbelen we de adressenbestanden en versturen compleet gepersonaliseerde uitnodigingen via e-mail, sms of post. Ook bouwen we een microwebsite waar gasten zich kunnen aanmelden.” Daar houdt de betrokkenheid van Evite allesbehalve op. Het bureau stuurt tijdig bevestigingen en reminders, creëert op de locatie een welkom gevoel en laat geen aspect aan het toeval over, waardoor no shows waar mogelijk worden voorkomen. “Wij zorgen voor een totaalplaatje waarin iedere gast zich verwacht voelt en welkom. Vanaf het moment dat gasten de uitnodiging krijgen tot op het event zelf. Dat alles als één duidelijk geheel en in de look & feel van het event. Zo leveren we een wezenlijke bijdrage aan de beleving van de bezoekers. Ondertussen blijven wij onzichtbaar op de achtergrond.” Die gouden regel wordt zichtbaar in het visuele grapje dat zit verwerkt in Rooijakkers' visitekaartje. Het Evite-logo daarop is alleen te zien is wanneer je het kaartje schuin houdt. “Dat zijn wij: je ziet niet dat Evite erachter zit, maar je merkt het wel!” 

Positieve ommekeer 

De aanbesteding van de overheid is alweer de tweede aanbesteding die Evite heeft gewonnen. Maar tot zes jaar geleden had de overheid nog nooit een aanbesteding uitgeschreven voor online registratiediensten. “Daardoor haalden ze niet al het voordeel uit een uitnodigingstraject dat ze eruit konden halen”, aldus Rooijakkers. “Wij leiden alles in goede banen. Daarvoor hebben we specifieke methodieken ontwikkeld.” De jongste aanbesteding is een kroon op Rooijakkers' werk. “Ook het Kerndepartement, onderdeel van Economische Zaken, legt nu alle opdrachten bij ons neer. We hebben bewezen dat onze opdrachtgevers efficiënter kunnen werken wanneer ze het uitnodigingstraject aan ons overlaten.” Dat terwijl de overheid voorheen alles nog zelf wilde doen. De ommekeer is opmerkelijk te noemen. “Onze manier van werken is anders dan ze binnen de overheid gewend waren, waardoor we in het begin nogal eens te maken kregen met tegengas. Inmiddels zweren ze bij Evite, sterker nog: ze scheppen over ons op! Voor zulke positieve geluiden doe ik het allemaal, misschien nog wel meer dan voor de factuur”, aldus Rooijakkers. 

Over Evite 

Evite staat voor probleemloos invitatiemanagement. Sinds de oprichting verzorgt het bedrijf het invitatiemanagement voor meer dan duizend evenementen van overheden, non-profits en het bedrijfsleven: van congres en koninklijke ontvangst tot popconcert. Per jaar is Evite betrokken bij zo’n tweehonderd evenementen door heel Nederland. 

Meer informatie is te vinden op www.evite.nl.