Opdrachtgever aan het woord

Jaarbeurs: KPN The Digital Dutch goes Digital

4367

02 juni 2020

Met nog een maand op de klok was de organisatie van KPN The Digital Dutch zo goed als gereed. De sprekers waren geboekt, het programma was grotendeels gevuld en de gastenlijst had een kleine drieduizend aanmeldingen. En toen: de coronacrisis. In een sneltreinvaart besloot de organisatie de boel om te gooien en een ultiem online event neer te zetten, mét interactie tussen sprekers en ‘bezoekers’. Klaas Rohde, eigenaar van evenementenbureau Fjuze, vertelt over deze megaproductie: ‘We hebben alle registers opengetrokken.’

‘Laat ik beginnen dat de interactie en beleving van een live-event bijna niet te evenaren is.’ zegt Rohde. ‘Maar wat doe je als je hoort dat alle live-events afgelast worden en je hebt je content zo goed als gereed? Ga je het dan afzeggen? Of ben je KPN, de backbone van Nederland, en laat je zien hoe digital je bent?’

Nieuw jasje

KPN waagde de sprong en The Digital Dutch werd in een nieuw jasje gestoken: The Digital Dutch goes Digital. Samen met communicatiebureau Steam organiseerde Rohde een uur lang een magische uitzending van ‘Netflixachtige kwaliteit’. Rohde: ‘Het was spectaculair! We hebben de hal van Jaarbeurs omgebouwd tot een soort filmische studio. Vorig jaar gebruikten we een gaasdoek van 55 bij 10 meter, waar we video’s op projecteerden. Ook bij deze editie gebruikten we het doek, maar we maakten ‘m wel iets kleiner. Het werd een fantastische studio, met fly cams en alles erop en eraan. In een kleine tv-studio was dit nooit gelukt, maar Jaarbeurs leent zich hier heel goed voor.’

Online verbinding

Ook aan de interactie tussen spreker en bezoeker is gedacht. Rohde: ‘We wilden niet dat de spreker het gevoel kreeg alleen tegen een scherm te praten en andersom moesten de ‘bezoekers’ er ook écht bij zijn. Daarom plaatsten we schermen rondom het podium, waarop meerdere bezoekers te zien waren. Zij zagen de spreker en de spreker zag hen. Sommige sprekers gingen echt een gesprekje aan met de mensen thuis.’

Coronapolitie

En dan heb je nog de anderhalvemetermaatregel. Want hoewel alle bezoekers veilig vanuit huis het webinar volgden, stond er op de set een heel productieteam. Een team dat intensief met elkaar samenwerkt. Rohde: ‘Jaarbeurs heeft gelukkig ruimte zat, je kunt hier prima afstand van elkaar houden. Maar er waren ook zaken die we anders moesten doen. In plaats van catering waar iedereen zelf kan opscheppen, kozen we nu voor voorverpakte maaltijden. Jaarbeurs zorgde voor een heleboel magnetrons en tafels die in een soort examenopstellingen stonden. Zo kon iedereen aan z’n eigen tafeltje lunchen. Voor de zekerheid hebben we wel iemand van het team omgedoopt tot ‘corona-agent’. Diegene had de hele dag maar één taak: zorgen dat mensen zich hielden aan de afstand.’

Volwaardig teamlid

Rohde is erg te spreken over de flexibele houding van Jaarbeurs en de mate waarin zij oplossingsgericht meedachten met inachtneming van de coronaveiligheidsmaatregelen. ‘Ons contact is gewoon heel goed. Jaarbeurs had bij onze plannen overal vraagtekens kunnen plaatsen, maar we hebben geen enkele ingewikkelde discussie gehad. Ik geloof sowieso niet zo in een leverancier/klantsamenwerking. Samenwerken aan zo’n groot project, werkt alleen als je een klik hebt en elkaar ziet als teamlid. En dat was hier zeker het geval. Het wordt geen makkelijke tijd de komende periode voor de evenementenbranche. We kunnen en mogen als maatschappij niet accepteren dat events voor langere tijd uit ons leven verdwijnen! Voorlopig denken we wel na wat er in de tussenliggende periode kan. En Jaarbeurs doet dat. Onze relatie was altijd al goed, maar is door de crisis nog sterker geworden. Daarom gaan we ook de komende uitzendingen voor KPN bij Jaarbeurs houden.’

Door > Claire van Berkum

Foto's: Floris Heuer