Invitado organiseert online en offlineactiviteiten rondom bezoekersregistratie beurs event15

De organisatie van event15 heeft het Rotterdamse eventregistratie en -communicatiebureau Invitado in de arm genomen voor alle online en offlineactiviteiten rondom de bezoekersregistratie. Invitado bouwt hiervoor innovatieve online registratietools en is tevens verantwoordelijk voor alle handelingen rond de ontvangst van de beursbezoekers.

De beurs event15 vindt op woensdag 1 en donderdag 2 april aanstaande plaats in de Utrechtse Jaarbeurs. Invitado heeft inmiddels ruim 30 duizend digitale uitnodigingen verstuurd en de volledige online registratietools verzorgd. Daarvoor is een slim aanmeldingsformulier ontworpen, waarmee de deelnemers zelf hun keuze kunnen maken voor de verschillende workshops, lezingen en masterclasses. Deze grote keuzevrijheid sluit volledig aan bij het doel van event15: de beurs wil iedereen de ruimte bieden te prikkelen, nieuwe ideeën op te doen en ervaringen uit te wisselen.

Invitado doet online en offline registratie

Hoewel zowel de online- als de offlineregistratie veel technische kanten heeft - het bouwen van een website, de ontvangst met badgeprinters en scanstations - kiest Invitado bewust voor een persoonlijke aanpak. Dat heeft een reden, vertelt directeur Michiel Droog: ‘De contactmomenten met de bezoeker zijn bepalend voor het succes van een evenement. Natuurlijk zijn wij in staat overal de meest innovatieve technische oplossingen voor te verzinnen, maar dat is niet waar de opdrachtgever om vraagt. Een beurs- of congresorganisator wil dat zijn bezoekers zich welkom en gezien voelen en daar kunnen wij voor zorgen. Wij zijn op dat moment de ambassadeurs van event15 en daar maken we veel werk van. Hoe we dat doen, houd ik nog even voor me, maar dat de bezoekers verrast zullen zijn, is zeker.’

Perfectionisme

Dat beursorganisator Eventex voor Invitado koos, is het gevolg van het bezoek dat Baja Hoedt, sales & marketingmanager van Eventex, in oktober vorig jaar aan de Offshore Energy Beurs in de RAI Amsterdam bracht. Invitado was daar verantwoordelijk voor de eventregistratie en Hoedt was onder de indruk van het gemak waarmee Invitado de ruim 13 duizend bezoekers uit ruim tachtig landen ontving en registreerde. Hoedt: ‘Voor event15 zochten wij een registratiepartner die begrijpt hoe hoog de lat ligt. Maak je hier een fout, dan levert dat direct schade op omdat ook je potentiële klanten en concurrenten op de beurs rondlopen. Veel bedrijven onderschatten dat, maar Invitado is een partij die begrijpt hoe belangrijk en ingewikkeld dat is. Wij zijn een perfectionistisch bedrijf en we opereren op een zichtbaar niveau. Invitado staat er op dezelfde manier in waardoor zelfs de eerste versie van het registratieprogramma dat zij voor ons maken, al op een veel hoger niveau ligt. Ik zie soms registratieprogramma’s waarin verschillende talen door elkaar worden gebruikt, maar daar ben ik bij Invitado niet bang voor. Zij begrijpen zelf al dat dat echt niet kan.’

Meer samenwerking

De samenwerking tussen Invitado en Eventex startte overigens al eerder dit jaar, tijdens de Pijndagen, een congres van de Nederlandse Vereniging van Anesthesiologie in TivoliVredenburg. Ook voor de Anesthesiologie Dagen eind mei verzorgt Invitado het complete registratietraject.