InteraktContour over congresbestemming Zwolle: ‘Ze weten wat snel schakelen betekent’
Tania van den Os is Secretaresse Bestuur en Management bij InteraktContour in Nunspeet. InteraktContour zet zich, met gespecialiseerde zorg en ondersteuning, in voor mensen die problemen ervaren als gevolg van hersenletsel. Door de jaren heen heeft Tania meerdere events in de regio Zwolle voor InteraktContour georganiseerd. Het congres dat zij, in samenwerking met Kitty Onder de Linden van Congresbureau Regio Zwolle organiseerde, steekt er ‘met kop en schouders bovenuit’. Met deze Q&A komen we erachter wat er dan zo bijzonder aan (de organisatie van) het congres was.
Waarom heb je gekozen voor Zwolle als bestemming?
‘Allereerst vanwege de centrale ligging en de goede bereikbaarheid. Omdat dit congres aan het eind van de middag plaatsvond, moesten de gasten na hun werkdag deze kant op kunnen komen zonder al teveel reistijd of file. Daarnaast heeft Zwolle veel te bieden, terwijl het toch gemoedelijk aanvoelt. Qua congreslocaties is er bovendien een gevarieerd aanbod zodat je echt iets te kiezen hebt.’
Hoe zag het congres eruit?
‘Het voornaamste doel van dit congres was het informeren van de deelnemers over een specifiek thema uit onze branche. Twee bijzonder interessante gastsprekers zouden hierbij centraal staan. Dit bleek een schot in de roos en al snel liep het aantal aanmeldingen onder de genodigden hoog op. De 60 deelnemers die we voor ogen hadden, werden er 600! Dat had een behoorlijke impact op de voorbereiding en we besloten op zoek te gaan naar een grotere locatie. Op dat moment kwam Congresbureau Regio Zwolle in beeld en liet Kitty Onder de Linden ons mogelijkheden en details zien waaraan wij zelf niet hadden gedacht. Uiteindelijk hebben we met hen voor het IJsseldelta Center gekozen als locatie. We sloten het congres af met een netwerkborrel die eveneens opvallend goed werd bezocht. Het was voelbaar dat bij dit congres ‘alles klopte’ en dat kregen we nadien ook terug in de reacties van de bezoekers.’
Wat waren de belangrijkste criteria en hoe is hieraan voldaan?
‘Naast de centrale ligging, goede bereikbaarheid en voldoende parkeergelegenheid zochten we qua sfeer een moderne, lichte, industriële locatie, passend bij wat wij als organisatie willen uitstralen. Ook moest de locatie rolstoelvriendelijk zijn, mede gezien onze doelgroep. We houden hier sterk rekening mee met de keuze van een locatie. En omdat wij bij onze congressen te maken hebben met een aantal onzekere factoren zijn flexibiliteit en snel schakelen eveneens vereisten. Over die waarden beschikken Congresbureau Regio Zwolle en IJsseldelta Center.’
Hoe was het contact met Congresbureau Regio Zwolle?
‘Het eerste contact was direct plezierig. Kitty Onder de Linden kent de regio uitstekend én voelde precies aan wat we nodig hadden ter voorbereiding van ons congres. Ze ging direct voor ons aan de slag en heeft ons veel werk uit handen genomen. En alles in een zeer kort tijdsbestek.’
Welke learnings zijn jullie (samen) tegengekomen?
‘In eerste instantie hadden we gerekend op ongeveer 60 gasten. Toen het er uiteindelijk 600 werden, moesten we behoorlijke aanpassingen doen. Vanaf nu zorgen we dan ook voor voldoende flexibiliteit in onze keuzes. Zoals locaties of catering waar zowel kleine als grote events op hun plaats zijn. En we gaan zelfs een stapje verder door op de omvang van het congres proberen te sturen: we denken groots en zetten op alle elementen groot in. Dan zijn we optimaal voorbereid, hoe groots of intiem het uiteindelijk ook wordt.’
