Hybride events, on- en offline. Samen maar niet tegelijk

LiveCommunity Events voorziet een mooie toekomst voor de combinatie van live - en online evenementen. Volgens deze specialist kunnen vooral congressen en beurzen daar hun voordeel mee doen, mits de opzet goed wordt gekozen. ‘De afstemming tussen on- en offline is cruciaal voor een optimaal resultaat van hybride events’, zegt Nicole Babay van LiveCommunity.

Steeds meer evenementenorganisatoren zien in dat streaming content en online toegang een blijvende aanvulling vormen voor live evenementen. ‘De aanname is vaak dat je het allemaal tegelijk moet aanbieden’, zegt Nicole. ‘Toch is dat meestal helemaal niet de beste oplossing. Er zijn meerdere redenen om juist verschillende momenten te kiezen voor beide onderdelen van hybride evenementen.’

Tevreden exposanten

Beurzen waar exposanten met stands bezoekers informeren, lenen zich uitstekend voor een hybride setting. Op locatie kunnen standhouders persoonlijk de interactie aangaan met deelnemers, online kan met een grotere groep mensen tegelijkertijd diepgaande informatie worden gedeeld. Maar tegelijkertijd wordt het lastig. ‘Soms worden onlinebezoekers te woord gestaan vanaf een laptop in de stand’, zegt Nicole. ‘Ik raad dat af, want daarmee doe je de doelgroep aan twee kanten te kort. Geef exposanten de kans om op locatie de volle aandacht aan bezoekers te schenken. En laat ze optimaal gebruikmaken van de mogelijkheid om online bezoekers volledig te informeren.’

Efficiënter organiseren

Organisaties hebben zeker het afgelopen jaar gemerkt dat het opzetten van events online net zoveel aandacht en arbeid vergt als fysieke evenementen. Het tegelijkertijd plannen van de twee onderdelen kan de organisatie daardoor onder hoge druk zetten. Nicole: ‘Door de online variant bijvoorbeeld twee weken later te laten plaatsvinden, voorkom je dat. De inhuur van extra mankracht is dan wellicht niet nodig. Bovendien kun je de offline content opnemen en bewerken voor online gebruik. Het is dus efficiënter om de twee evenementvormen uiteen te trekken en het werkt kostenbesparend.’

Commerciële kansen

Voor organisaties is een uitgesplitst hybride evenement ook commercieel interessanter. Nicole: ‘Bezoekers hoeven niet te kiezen tussen de evenementen, de organisatie kan separate tickets verkopen. Ook kun je na het fysieke evenement mogelijk extra exposanten aantrekken die de voordelen van online exposure willen benutten. Online is alles meetbaar waardoor het verdienmodel anders kan worden vormgegeven. Naast een standaardprijs voor deelname kun je bijvoorbeeld werken met fees voor direct sales, gedownloade brochures en gearrangeerde virtuele contacten.’

Content optimalisatie

De selectie van content voor online gebruik is volgens LiveCommunity nog een belangrijk een argument om hybride events in tweeën te delen. Nicole: ‘Offline kijken deelnemers rond en blijven ze een tijdje hangen, online zijn ze na een paar klikken weg als relevantie ontbreekt. Slechte content is killing online. Het splitsen van offline en online creëert de mogelijkheid om alleen de allerbeste content online te plaatsen en aan te vullen met bijvoorbeeld ondertiteling of (contact)informatie. Zo benut je de kansen die hybride biedt voor een optimaal programma.

Waardering bezoekers

Deelnemers aan fysieke events kunnen vaak niet alles zien en horen wat er op zo’n dag wordt aangeboden. Ook dat is een reden om de online variant op een later moment beschikbaar te stellen. ‘Bezoekers kunnen dan alles nog eens terugkijken en alsnog meepakken wat ze hebben gemist’, zegt Nicole. ‘Voor bijvoorbeeld deelnemers aan specialistische congressen kan die herhaalfunctie heel prettig zijn. Maar ook krijgen bezoekers zo de kans om exposanten nog eens te benaderen voor aanvullende informatie. Voor de netwerkfunctie van een event is het bovendien efficiënter voor bezoekers als de on - en offline contacten niet tegelijkertijd hoeven plaatsvinden. Door oog te hebben voor deze aspecten zal de bezoekerswaardering stijgen. Het organiseren van hybride events in twee losse delen biedt kortom veel voordelen ten opzichte van één totaalevenement.

Door > Wally Cartigny