Hoera, het is weer Groundhog Day!

In 1993 speelde Bill Murray in de cultfilm Groundhog Day de rol van een chagrijnige weerman die dezelfde dag telkens opnieuw beleeft. Wat hij ook doet om de dag er anders uit te laten zien, de volgende ochtend begint dezelfde dag weer opnieuw. Dat gevoel ken ik. Het bekruipt mij elke keer wanneer ik bij een bedrijfsevenement aanwezig ben.

Blauwdruk

Toegegeven, ik ben niet de modale bezoeker: dankzij mijn beroep ben ik nu zachtjes richting mijn 2.600ste evenement aan het hobbelen. Het zou dan ook vreemd zijn als ik geen patronen zou ontdekken. Maar tussen een patroon en een obsessief herhaalde blauwdruk ligt een wereld van verschil… Naar schatting 80-90% van de zakelijke, informatieve evenementen - ik laat de feestjes even buiten beschouwing- verlopen volgens hetzelfde, strakke stramien.

Stramien

We worden uitgenodigd met een feitelijke beschrijving van het programma en een nauwelijks motiverend antwoord op de vraag What’s in it for me (WIIFM). Via enkele standaardbanners komen we bij een functioneel opererende receptie waar we onze badge mogen afhalen. Koffie plus gebakje-met-klef-marsepeinen-logo en nauwelijks bekeken stands. Dingdong, eventueel een veel te luide introvideo en een dagvoorzitter die zijn sheets vergeet door te klikken.

Vervolgens passeert een hele apenrots aan belángrijke sprekers de revue, voor de afwisseling (dúh!) ingedeeld in plenair en parallel. Eén op drie excuseert zich voor onleesbare teksten of cijfers, bij 10% loopt de techniek in de soep en hoe belángrijker ze zijn, hoe meer ze uit de tijd lopen. De soms aandoenlijke pogingen van de dagvoorzitter om interactie op gang te krijgen, beantwoorden we collectief met het Plafond-Veter-Syndroom: we inspecteren het plafond en onze schoenen om oogcontact te vermijden.

Indien er nog budget over is, wordt er afgesloten met een cabaretier die als enige vindt dat hij/zij maatwerk levert. Tenslotte mogen we aan de bitterballen en krijgen we een goodie bag mee, maar of die goodies bevat, is een kwestie van smaak.

Opleukingen

De tijd van de wool act, de typetjes, de fitnessoefeningen en het speeddaten is gelukkig voorbij. Er is niets voor in de plaats gekomen dus blijft de creativiteit van de organisatie beperkt tot de locatie en frutsels als ‘Ja, we hebben spa blauw maar heeft u ons kruidenwater al geproefd?’ Het enige lichtpuntje zijn de stemrondes die vaak het hoogste scoren. Daar kom ik op terug.

Vijfentwintig jaar geleden zaten organisatoren in zak en as bij 10% no shows. Dat was een reden tot ontslag. Nu vindt iedereen 40% op een gratis bijeenkomst een topscore. Bij betaalde evenementen is 10% niet uitzonderlijk. Wat meetingplanners ook verzinnen om de boel op te leuken, we blijven steeds massaler weg. Maar zeg nu eens zelf: vindt u ’t gek?

WIIFM

‘Het medium ‘meetings’ is aan het einde van zijn levenscyclus en vervangen door nieuwe media’, hoor je roepen. Daar is echter een vakterm voor: bullshit. Nieuwe media zijn niet de oorzaak, ze bieden alternatieven. Niet het medium, maar de blauwdruk is einde oefening. Er zijn namelijk drie dingen totaal fout aan.

Ten eerste lijkt hij op een elpee die zo vaak afgedraaid is dat het gekraak de inhoud overstemt. Wie hem nog hanteert onder het motto ‘Zo hebben we het altijd gedaan en het heeft altijd gewerkt’, hoort thuis achter de geraniums. Ten tweede is hij gebaseerd op zenden. Informatie halen we vandaag uit andere bronnen. We willen interactie, van gedachten wisselen, discussiëren, onze input geven, het gevoel krijgen dat we erbij horen en ertoe doen. Ten derde staan evenementen altijd alleen: over de opvolging wordt pas achteraf nagedacht. Niets daarvan: als u wilt dat wij anders denken en/of anders doen, zorg er dan voor dat de bijeenkomst een eerste stap is en we weten hoe het daarna verder gaat.

Kortom, biedt úw evenement een laaiend antwoord op de vraag WIIFM? Laat ú saaie informatie (die we toch niet onthouden) over aan andere media en focust u zich op participatie? Praat u niet alleen over innoveren, maar dóet u het ook? Of organiseert u nog steeds Groundhog Days?

Guido Thys
De minst gevraagde spreker van Nederland

Guido Thys schreef een boekje met 20 ideeën om uw zakelijke evenementen anders aan te pakken. Je kunt het gratis downloaden op guidothys.nl/meetings