Back Back Achter de schermen

Hoe verras je genodigden tijdens een relatie-event?

26 april 2015

ACS audiovisual solutions en Eventresult geven bijzonder voorbeeld


Definitie relatiemarketing: Een marketingstrategie waarbij het accent ligt op het opbouwen van langetermijnrelaties met klanten en leveranciers, die voor de betrokken partijen een zekere waarde aan de samenwerking toevoegen.

Geen podium, geen act en geen spreker…
Een relatie-evenement is bij uitstek een middel, misschien zelfs het cement, om enerzijds de band te versterken en anderzijds te laten zien wat je waard bent. Dat heeft ACS audiovisual solutions (samen met haar dochteronderneming Eventresult) goed begrepen. We bezochten het event van het internationaal opererende bedrijf, dat plaatsvond in hun eigen bedrijfs- / opslagruimte in Amsterdam. In de opslagruimte? Ja, en dat was direct al een belevenis op zich. Geen podium en rijen stoelen, geen spreker en geen standaard presentatie over de toekomst. Wel een rode loper naar de loods en een vriendelijke dame die je jas aannam en je van een badge met een kleurcode en een glaasje bubbels voorzag. Daar begon ‘the experience’…

Out of the box
‘Dit jaar wilden we afstappen van het traditionele programma, namelijk een act en spreker met erna een borrel. We zochten naar meer interactiviteit en wilden het over een andere boeg gooien zodat we onze gasten uit hun comfortzone konden halen,’ zo vertelt Vanessa Kuiper, Marketing & Communications Manager, mij na het evenement. Samen met designbureau ‘Delux Delicious Design’ heeft ACS dit out of the box concept bedacht, waarin genodigden zelf onderdeel zijn van een beleving.

De beleving…
Op ieders badge stond een kleur, en zo werd je ingedeeld in één van de vier ‘kleur groepen’. Dames met laboratoriumjassen en hysterische pruiken in de betreffende kleur leidden de groepen naar vier verschillende ‘experiences’ onder het moto ‘keep your eyes and ears open’. Een communicatietraject dat al ver voor de avond startte: ‘De gasten werden op diverse moment al geprikkeld om te komen. Ook konden zij alvast de QR code reader TapMedia downloaden zodat drankjes met een druk op de knop te bestellen waren op de avond zelf.’

A sensory experience
Het concept waarbij je uit je comfortzonde werd gehaald, was gebasseerd op ‘A sensory experience’. De vier ‘belevingen’ werden na elke sessie onderbroken door een pauze, precies lang genoeg om even een drankje te doen en bij te praten met andere gasten. Bij de experience Light Up liep je met een groepje door drie verschillende ruimtes met fluorescerende borden, black light draden met het effect van laserstralen en een ruimte vol ballonnen (zowel hangende als zwevende). Het mooie, wat je er ook van vond, je vond er iets van! Zo ook bij de tweede ‘experience’, die Take the Plunge werd genoemd. De voorbereiding – het aantrekken van regencapes’ duurde bijna langer dan de ervaring zelf. Het zorgde al voor veel gegiechel. Dat werd versterkt op het moment dat de groep door een fictieve waterval heen moest. Lange draden met een projectie van een levensechte waterval. Dan was er ook nog Harmonizer. We liepen achter de dame met haar blauwe pruik door een donkere gang en stonden uiteindelijk allen stil in een kleine niet verlichte ruimte. Uit het niets werd de groep door vier mannen (Barbershop) a capella toegezongen. Het was een mooi en intiem moment, waarbij de ruimte steeds iets meer verlicht werd. Dan nog de laatste experience: Let’s go Wild. Je raadt het al: we mochten even los in de mini disco!

Geslaagd of niet?
Zo hadden ACS en Eventresult in een korte tijd ieders zintuigen weten te prikkelen en hebben zij kunnen laten zien dat zij niet alleen op het gebied van audio- en videotechnieken expert zijn, maar tevens de inrichting van ruimtes en het ‘omtoveren’ van een kale ruimte (in dit geval de opslagruimte) tot een sfeervolle event locatie tot in de puntjes beheersen. Het relatie-event het haar doelstelling gehaald: gasten werden in de watten gelegd en ondertussen kwamen zij in aanraking – middels belevingen – met de expertises van ACS.

 

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!