Alle factoren spelen een rol
Laat bij het kiezen van een locatie alle factoren een rol spelen. Niet alleen de locatie zelf, maar ook de omgeving, centrale ligging, bereikbaarheid en parkeergelegenheid spelen een zeer grote rol. Weet voordat je op zoek gaat naar een locatie precies wat je van de tijdelijke huisvesting van je evenement verwacht. Je moet niet alleen denken aan gevoelswensen, zoals gezellig, intiem en klassiek, maar breng ook tastbare gegevens in kaart; zoals aantal gasten, soort evenement, wel of geen huiscateraar en gewenste kleding.
Soorten locaties
Er zijn vele soorten locaties. Om orde in de hoeveelheid en diversiteit van verschillende locatie aan te brengen, worden er vier soorten locaties onderscheiden:
– Interne locaties
- Externe locaties overdekt
- Externe locaties in de openlucht
- Beweegbare locaties
Interne locaties
Een heel bedrijfsgebouw, bedrijfskantine, restaurant, opslagloods, hal, garage, vergaderzalen, enzovoort. Als je alles in feestelijke stemming aankleedt en op een goede manier verlicht, kunnen dit prima locaties voor een evenement zijn. Je bent niet de eerste die de parkeergarage omtovert tot een volwaardige evenementenlocatie.
Externe locaties overdekt
Wellicht denk je direct aan party- en congrescentra als je aan een locatie denkt. Maar ook een discotheek, hotel, bioscoop, concertgebouw, kasteel, kerk, museum, theater, schouwburg, restaurant, industrieel erfgoed, sportcomplex en dergelijke kunnen als achtergrond voor een evenement dienen.
Externe locaties in de openlucht
Hoewel het weer in ons land zich niet ver van tevoren laat voorspellen, kunnen sommige zomerse evenementen prima in de buitenlucht plaatsvinden. Daar komt bij dat iedereen die een evenement in bijvoorbeeld het bos, in het park, op het strand, aan de boulevard of gracht organiseert een of meerdere tenten kan laten opslaan die bij regen als gezellige schuilplaats kunnen dienen. In de tenten kun je bovendien zaken als garderobe, bar en terrasjes onderbrengen.
Externe locaties die bewegen
Wellicht komt het niet als eerst in je op om een evenement te organiseren in een bewegende locatie. Toch kunnen cruise- en zeilschepen, treinen en trams, rondvaart- en salonboten, en zelfs vliegtuigen hiervoor een perfect onderkomen zijn. Voordeel van bewegende locaties is dat je gasten het gehele evenement bijwonen. Bovendien geeft een bewegende locatie een bijzonder tintje aan het geheel.
Capaciteit
Heb je een locatie gevonden, maak dan op een goede manier gebruik van de ruimte(n). Let op: locatieverhuurders prijzen hun ruimten meestal aan met vanaf-tot-en-met aantallen. De maximale capaciteit heeft meestal betrekking op feesten, terwijl de minimale capaciteit bedoeld is voor sitting-dinners. Als je een locatie op het oog hebt, laat je dan door de verhuurder voorlichten over de mogelijkheden.
Zaalopstelling
Wil je mensen laten zitten dan moet je weten dat een ruimte met een theateropstelling altijd meer mensen kan herbergen, dan een ruimte met een schoolopstelling. De capaciteit van een zaal hangt dus samen met de inrichting van de zaal, de grootte en de vorm van de meubels, de breedte van de looppaden en de activiteiten die je in de zaal wilt laten plaatsvinden.