Hoe kies ik dé studio die perfect past bij mijn online event?

1. Heb je doelstelling helder

‘Heb de doelstelling helder, niet elke studio past bij jouw boodschap of programma. Net zoals dat niet elke evenementenlocatie geschikt is voor elk evenement. Zo simpel is het eigenlijk’, zegt ze. ‘Het maakt een enorm verschil of je op zoek bent naar een studio voor een spectaculaire productlancering of voor een wetenschappelijk congres.’

2. Online of hybride

‘Daarnaast is het belangrijk om je opdrachtgever direct de vraag te stellen of het evenement helemaal online plaats moet vinden, of hybride. Dan vallen er namelijk al heel veel studio’s af. Een theaterzaal of een evenementenlocatie die als toevoeging een studio hebben is een veiligere optie als de opdrachtgevers ook een uitwijkmogelijkheid naar hybride wil hebben. Een studio is prima als het volledige programma online plaatsvindt en er (naast de klant en de sprekers/studiogasten) geen bezoekers aanwezig zijn.’

3. Inhoud en uitstraling

‘Wat is je inhoud, wat wil je uitstralen of wat past bij de sfeer van je bedrijf? Ook dat is belangrijk om in je overweging mee te nemen’, zegt Krista. ‘Draait je evenement voornamelijk om kennisoverdracht? Dan past een huiskamer- of talkshowsetting beter bij je bedrijf en je boodschap. Voor andere aangelegenheden heb je meer nodig, bijvoorbeeld omdat je veel dynamische content hebt of een spectaculair decor nodig hebt om je boodschap kracht bij te zetten. Voor een medisch congres met veel kennisoverdracht zijn de wensen misschien wat minder exotisch dan voor een bedrijf dat iets te vieren heeft met personeel of relaties’, zegt ze lachend. En dan is er uiteraard ook nog de vraag op welk platform je je evenement wilt laten draaien of dat je mensen misschien wilt ontvangen in een virtuele wereld.

4. Techniek

Krista: ‘Veel studio’s zijn opgezet in samenspraak met ervaren AV-partners, dus er kan vaak heel veel. Maar het maakt natuurlijk wel uit of je alleen wil zenden vanuit een locatie, of dat je een volledig programma wilt neerzetten compleet met digitale breakouts en de deelnemers thuis die in de zaal op groot scherm te zien zijn. Vraag dus goed door wat de technische mogelijkheden zijn. Ook digitaal is het gevoel dat je erbij bent heel belangrijk, dat vergroot de betrokkenheid van je deelnemers enorm.’

5. Budget

De keuze voor de juiste studio is uiteraard ook afhankelijk van je budget. ‘Vergis je niet in de kosten’, zegt Krista. ‘Je kunt het ook online zo spectaculair maken als dat je zelf wilt, the sky is the limit. Maar het is ook zo dat niet elke boodschap een state-of-the-art omgeving nodig heeft. En dan zijn er veel betaalbare oplossingen met goede kwaliteit.Laat het je vooral niet weerhouden om online te gaan. Je boodschap overbrengen en je doelgroep betrokken houden is heel belangrijk geweest de afgelopen twee jaar en de kosten meer dan waard. Een ander groot pluspunt is dat je de content van een online event later nog goed kunt gebruiken als korte filmpjes en quotes voor je socials. Ook een terugkijklink kan het uiteindelijke ‘bereik’ nog flink opschroeven!’

6. Studio op maat

‘Er zijn natuurlijk ook AV-partijen die een studio op maat voor je inrichten op locatie’, vertelt ze. ‘Door een studio in huis te halen geef je je eigen herkenbaarheid en eigenheid mee. Maar de keuze voor een studio op locatie heeft vooral meerwaarde als je ook daadwerkelijk gebruik maakt van de mogelijkheden om te laten zien waar je bent. Realiseer je ook dat er bij de opbouw van een studiodecor een hoop gesleep komt kijken, dat kan impact hebben op de bedrijfsvoering op locatie. Ook moet je een geschikte ruimte hebben waar de studio in relatieve stilte kan draaien en zijn de mogelijkheden vaak iets beperkter. Tip: Mocht je het wel heel belangrijk vinden om de sfeer van je bedrijf over te brengen maar een studio op locatie niet geschikt zijn? Een leuke oplossing is om content op locatie te schieten en deze content een plaats te geven in je onlineprogramma.’

Het allerbelangrijkste volgens Krista? ‘Kies jouw studio pas als het doel van jouw event en de inhoud van het programma bekend is!’

Krista Davelaar

Krista is freelance projectmanager en inmiddels vijftien jaar werkzaam in de evenementenbranche. Haar opdrachtgevers zijn voornamelijk evenementen- of communicatiebureaus. ‘Mijn basis ligt in de live-events: van grootschalige publieksevenementen in de openbare ruimte tot bijzondere zakelijke events als openingen, jubilea, relatie-of personeelsevenementen. De afgelopen 1,5 jaar heb ik me kunnen specialiseren in online events en heb ik ontdekt dat ik het leuk vind en bovendien een heel interessante toevoeging aan mijn vak. Daarbij heb ik ervaring opgedaan in uiteenlopende varianten van online events; van medische congressen voor wetenschappelijke kennisoverdracht tot aan afwisselende shows voor het creëren van betrokkenheid en bedanken van personeel of relaties.’

Op de foto: Studio Honig - Online medewerkersquiz