Hoe je het leven van een eventmarketeer een stuk makkelijker maaktHoe je het leven van een eventmarketeer een stuk makkelijker maakt
Back Back Column

Hoe je het leven van een eventmarketeer een stuk makkelijker maakt

29 augustus 2018

De digitale revolutie heeft impact op bedrijven in alle branches, inclusief de meest creatieve branches. Veel evenementen- en productiebedrijven zijn namelijk bedrijven die flink kunnen profiteren van de digitale transformatie. En dat is niet voor niets. In deze digitale wereld schieten grootschalige evenementenproducties als paddenstoelen uit de grond. Of het nu gaat om zakelijke conferenties of meerdaagse festivals: het moet steeds beter, groter, mooier. Hoe zorg je ervoor dat jouw evenement zonder problemen verloopt, de juiste doelgroep trekt en het aantal deelnemers toeneemt nu we zoveel evenementen hebben om uit te kiezen? Bij het organiseren van een evenement komt heel veel kijken.

Naarmate evenementen in omvang en belang toenemen, groeien de eisen van een eventmarketeer mee. Hoe kun je als eventmarketingmanager aan deze hoge verwachtingen voldoen? Opereren binnen een digitale werkomgeving heeft veel voordelen. Dankzij digitalisering worden de grootste uitdagingen een stuk makkelijker.

1. Brainstormen en samenwerken

Hoe moet het evenement eruit komen te zien? Wie komt er spreken? Wat is er te eten en te drinken? Hoe brengen we onze boodschap over op het publiek? Allemaal vragen die ter tafel komen tijdens een brainstorm met het eventteam. Om zo’n brainstorm in goede banen te lijden, is het beschikken over de juiste tools een must. Vanwege de steeds flexibeler en internationaler werkomgevingen zijn evenementproductieteams vaak verspreid over locaties. Het gevolg hiervan is, dat het moeilijk is om iedereen in dezelfde ruimte aan het werk te krijgen. Een digitaal platform waarop je documenten kunt delen, vergaderingen kunt houden en notities kunt opslaan, biedt dan uitkomst. Zo heeft iedereen op elk moment en vanaf elke plek toegang tot alle belangrijke informatie.

2. Vendormanagement stroomlijnen door onlinecontracten

Bij het organiseren van een evenement zijn veel externe partijen betrokken. Denk aan leveranciers en sponsoren. Zij zullen allemaal voorstellen en plannen ontwikkelen. Door een centrale tool voor contentbeheer te gebruiken, kunnen alle betrokken partijen terugvallen op deze plannen en ontwerpen om uiteindelijk tot het eindproduct te komen. De communicatie met, en het beheer van die partijen moet daarom gestroomlijnd worden en efficiënt zijn. Daarnaast moet de communicatie ook veilig zijn. Elke leverancier heeft bijvoorbeeld een contract of meerdere contracten met het bedrijf dat het evenement organiseert. Tools als Docusign en Adobe Sign waarmee contracten worden gescand, digitaal worden ondertekend en vervolgens worden opgeslagen, maken het werk eenvoudiger.

3. On-site eventmanagement: de kracht van de cloud

De eerste planningsfases zijn achter de rug en de daadwerkelijke uitvoering komt dichterbij. Maar vooral bij grootschalige evenementen betekent dat vaak pas het hoogtepunt van de planningsuitdaging. Op de dag zelf lopen er niet alleen gasten rond, er zal ook personeel zijn dat verantwoordelijk is voor een grote verscheidenheid van taken: van inchecken tot en met afsluiten. Op een grootschalig muziekfestival kunnen dit duizenden personeelsleden zijn, die constant gecoördineerd en geïnformeerd moeten worden om op de hoogte te blijven van eventuele veranderingen of belangrijke mededelingen. Wanneer dingen veranderen, zoals eigenlijk altijd onvermijdelijk met evenementen – bijvoorbeeld een muziekartiest die te laat is voor zijn set, een spreker die vastzit in het verkeer of het menu is veranderd –, moet iedereen op de hoogte gehouden worden om bezoekers van het evenement de beste ervaring te kunnen bieden. Ook hier biedt de cloud uitkomst. Door al deze documenten op één centrale plek te houden en relevante partijen toegang te verschaffen, heeft iedereen te allen tijde toegang tot deze essentiële informatie.

Een centrale plek voor het delen en opslaan van bestanden, overleggen en informeren is dus key bij het organiseren van het perfecte evenement. Maar veel belangrijker nog is het om te investeren in de juiste tools, zoals cloudcontentmanagement. Met zo’n tool maakt het niet uit wanneer je beschikbaar bent: je hebt altijd toegang tot essentiële informatie. Zo kun je altijd veilig contracten delen met leveranciers, werk je samen met collega’s realtime de brainstorm uit of stel je honderden vrijwilligers tegelijk eenvoudig op de hoogte van wijzigingen in hun rooster. En hoewel eventplanning in die zin het perfecte voorbeeld van een digitale werkomgeving is, zouden veel andere branches ook gebaat zijn bij een dergelijke aanpak. Want op welke manier je ook met anderen aan projecten samenwerkt: een goed georganiseerde digitale werkomgeving met het gebruik van de juiste tools kan je leven er een stuk makkelijker op maken - van brainstorm tot planning tot uitvoering.

Door > Helena ter Voort, EMEA Experiential Event Manager bij Box

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.264 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.264 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!