Hoe internet een revolutie teweeg brengt in de event industrie – Deel 1

Deel 1 – 5 efficiency tools voor event organizers
Deel 2 – 5 social media tools voor pre conference buzz
Deel 3 – 5 monitoring tools
Deel 4 – 5 tools tijdens en na het event

Leestijd: ongeveer 10 minuten, neem de tijd het is zeer interessant!

Enthousiast
4 jaar geleden had ik een internet startup en zocht een manier om deze in de markt te zetten. Mij werd aangeraden om Fleck te lanceren op een Amerikaanse internet conferentie. Dat klonk zo plausibel - we zouden immers alle journalisten leren kennen, heel veel feedback kunnen ontvangen van potentiële gebruikers, investeerders ontmoeten, kennis kunnen maken met invloedrijke mensen in de internet scène etc - dat Boris (mijn zakenpartner) en ik er enthousiast van werden.

Wat zouden we doen met 30.000 dollar?
Totdat we hoorden wat dat geintje ons zou kosten (zo'n 30k dollar met alles erop en eraan). Zoveel geld hadden we niet, sterker nog we hadden helemaal geen geld. Toch leek het ons zo'n goed idee dat we dachten, stel je nou voor dat we wel 30k hebben… wat zouden we dan doen? We keken elkaar aan en wisten het meteen, we zetten zelf een internationale internet conferentie op. De internet bubbel was immers ver achter ons en een nieuw fenomeen kwam naar boven borrelen… Web2.0 was het buzzword dat je bij de internet digirati veelvuldig hoorde. Het heeft 3 jaar geduurd voordat web2.0 een term werd die bij het grote publiek aankwam (en tegen die tijd was het alweer een scheldwoord en een teken van non-kennis als je het gebruikte in de internet scène).

The Next Web
Ik was nog nooit naar een conferentie geweest, had geen idee hoe dat normaal gesproken zou moeten werken. Oftewel helemaal 'in the blind' begonnen we aan een avontuur dat The Next Web heet en wat nu de op een na grootste internet conferentie van Europa is, bekend over de hele wereld en naast de conferentie tak ook in 2 jaar uitgegroeid tot een top 100 weblog (van de 160 miljoen blogs wereldwijd).

De event industrie
Mijn achtergrond en nog steeds het overgrote deel van mijn dagelijkse bezigheden komen vanuit de internet kant. Toevalligerwijs ben ik in de event industrie gerold (naast The Next Web, organiseren we Kings of Code, een van de  grootste developers conferenties van NL, Bowlr, Play, TNW Startup Awards en nog wat andere kleine dingen).

Hoe krijg ik meer gedaan in minder tijd?
Efficiëntie heeft vanaf dag 1 hoog in het vaandel gestaan. TNW conference (3 dagen, bijna 1.000 man per dag) organiseren we met 2 man FTE in 5 maanden.
Omdat tijd altijd een beperkende factor is denk ik bij alles na; hoe kan dit sneller, is dit iets wat vaker terug komt, hoe krijg ik meer werk gedaan in minder tijd, hoe kan ik de stomme dingen (administratie bijvoorbeeld) elimineren en focussen op de dingen die leuk zijn en direct positieve invloed hebben op het event en het bedrijf (marketing en sales bijvoorbeeld)?

Kwalitatief betere evenementen
Wat blijkt, ik maak gebruik van allerlei tools die me in staat stellen om events efficiënter te organiseren en te focussen op het verbeteren van het event zelf. Deze serie posts is bedoeld om te laten zien wat wij gebruiken, misschien zit er wat tussen wat binnen jouw organisatie past en kan je daarmee je voordeel doen, misschien ken je alles al of gebruik je zelf nog betere tools (laat het me aub weten). Laten we eerlijk zijn, er zijn zo veel events, je kan in elke sector je agenda makkelijk vullen met conferenties, summits, sessies etc. en heel veel events zijn eigenlijk gewoon van een belabberd niveau, je kostbare tijd niet of nauwelijks waard. Ik hoop dat de industrie over het geheel genomen kwalitatief betere evenementen gaat organiseren.

We beginnen bij de 5 efficiency tools die ik kan aanraden voor event organisatoren

5 efficiency tools voor event organizers:

1. Dropbox:
Als je met meerdere mensen samenwerkt gebeurt het vaak dat er bestanden over en weer worden gestuurd (denk aan word, excel, powerpoint, keynote, pdf etc.). Vaak wordt dit gedaan d.m.v. email. Begrijp me niet verkeerd, email is top, een ongelooflijk goede communicatie tool, maar hiervoor is het gewoon onhandig. Je stuurt elke keer versies door, die dan weer onder een nieuwe naam worden opgeslagen, en niet iedereen heeft op het zelfde moment het zelfde bestand. Maak kennis met Dropbox. Het is eigenlijk niks anders dan een map die je kan delen met anderen. Je hele team heeft dropbox, je kan zelf bepalen wie welke map mag zien (de contracten map wil je misschien niet met iedereen delen) en de documenten die erin staan zijn standaard files die iedereen gewent is (word excel etc).

Een voorbeeld:
Stel ik ben aan het werken in een contract voor een sponsor, ik click save en op dat moment is dat contract ook gesaved op de computer van Boris, die uiteindelijk het contract moet ondertekenen en op moet sturen. Even het budget updaten met nieuwe info over uitgaven…? Openen, aanpassen, saven et voilà, iedereen heeft de laatste update op haar computer.

In hetzelfde straatje ligt ook Google docs, ook dat gebruiken we, maar toch prefereer ik Dropbox. De belangrijkste reden hiervoor is dat een spreadsheet in Google docs toch heel anders is en mijns inziens veel minder fijn werkt dan excel op de desktop.

2. Paydro:
Tijdens de organisatie van de eerste The Next Web Conference, had ik met mijn super HTML skills (noot) een formulier in elkaar geklust met wat velden en een 'verstuur' knop. Helaas heb ik hier geen screenshots meer van, maar dit soort formulieren zijn nog steeds overal te vinden. Geloof mij, dit kan ECHT niet meer! Zodra iemand op de 'verstuur' knop drukt begint de ellende. Je ontvangt een email met de gegevens, copy pasten naar een Word template om een factuur aan te maken, de factuur te exporteren naar een PDF, de PDF te verzenden per email, oh ja, je moet dezelfde gegevens ook nog een keer kopiëren in excel om je deelnemers lijst bij te houden. Vervolgens moet je natuurlijk bijhouden of er al betaald is, zo ja… excel, zo nee…. betalingsherinnering sturen. Het allerergste van het verhaal is dat al deze handelingen gedaan worden voorafgaande aan het event, de meest kostbare tijd, die je eigenlijk wil besteden aan het communiceren met je bezoekers, het marketen van je event, het programma etc. In totaal was ik ruim 200 uur bezig met het afhandelen van de registratie, betalingen, de lijst van bezoekers en de administratie. 200 uur voor 280 man!

Onderdeel van The Next Web
Inmiddels kost me dat 10 uur voor 1000 man. De oplossing voor mij was Paydro. Het was me meteen duidelijk dat we online ticket sales moesten gaan doen. Het eerste jaar heb ik PayLogic gebruikt, dat was al een hele verbetering t.o.v. de pre-historische manier van registratie. PayLogic is vooral een goede partij voor hele grote events en feesten waar duizenden kaarten verkocht worden tussen de 10 en 50 euro, maar ik vond het niet echt geschikt voor de B2B markt, waar hele andere zaken gelden. Je wilt niet dat mensen zich eerst voor een betaalservice aan moeten melden alvorens ze een kaart kunnen kopen, je wilt al helemaal niet dat de database die je opbouwt wordt gedeeld met het ticketing bedrijf (die database is van jou), je wilt automatisch facturen en credit facturen kunnen sturen, purchase order nummers kunnen accepteren en verwerken en te allen tijde een overzicht hebben en een uitdraai kunnen maken van je bezoekers. Daarnaast moet het übersimpel zijn en geheel van eigen event branding voorzien zijn om in de B2B markt een duidelijke meerwaarde te kunnen leveren. Paydro voorziet hierin en was voor ons dus het antwoord. Paydro is uiteindelijk onderdeel van The Next Web geworden, ik houd me hier nog steeds dagelijks mee bezig.

Paydro, Paylogic of nog 10 andere partijen, het maakt niet uit. Waar het om gaat is het volgende; Je moet online ticket sales doen.

Tuurlijk kost zo'n service geld (vaak een percentage van de omzet), maar buiten de tijd die het je bespaart levert het je gewoon meer op. De consument verwacht het van je, ze willen niet 2 dagen, 2 uur, of 2 minuten wachten voordat jij zover bent om hen betaal instructies te sturen, ze willen niet ellenlange registratie formulieren invullen met nutteloze info (vanuit hen gezien) alleen omdat jij een uitgebreide database wilt hebben.

Onderzoek
Er is wel eens een onderzoek gedaan (wat niet publiek is, maar door een van de grootste payment providers van de wereld is gedaan – en ik heb het ingezien -) naar de invloed van het aantal velden/vragen en stappen dat men moet invullen/doorgaan voordat de betaling is afgehandeld op het aantal transacties. De resultaten zijn schokkend: elke vraag die je extra stelt (dan het hoogst nodige dat je moet weten voor de transactie) resulteert in 3% minder transacties, elke extra stap kost je 10% van je transacties en het niet ondersteunen van essentiële betalingsmethoden (stel je voor dat je alleen ideaal accepteert en geen invoicing, geen Mastercard, VISA en AMEX) zorgt voor 5 – 10% minder transacties!

Het credo is simpel, men moet zo makkelijk mogelijk, zo snel mogelijk een kaart kunnen kopen en ze moeten op elke mogelijke manier kunnen betalen (ja, ook al willen ze met American Express betalen).

Oh ja, laatste opmerking, ga alsjeblieft niet zelf iets in elkaar hacken wat op een shop moet lijken, online ticket sales is een specialisme, dat je graag overlaat aan mensen die er verstand van hebben en er 24 uur per dag mee bezig zijn.

Was een beetje een lang item, maar we hebben het hier wel over het bestaansrecht van een evenement, er moet immers toch ergens geld verdiend worden.

3. Mailchimp:
Ook al zo'n genot om mee te werken. Emails versturen is een belangrijk onderdeel van de communicatie van het evenement. Aan de ene kant is het een middel dat ingezet wordt voor marketing, maar ook ter informatie verschaffing aan de bezoekers die al geregistreerd zijn. Mailchimp is een email dienst die ervoor zorgt dat de mails aankomen (belangrijk!), je kan de mails personaliseren (heel belangrijk), kiezen tussen plain tekst of mooie HTML mails en als je je vak echt serieus neemt zijn er opties van AB testing (bijv. meet op een subset van de mailinglist welk onderwerp leidt tot het hoogste percentage mails dat wordt geopend? Stuur vervolgens de meest succesvolle naar de rest) tot het mailen van gedeelten van de mailinglist (bijv. een andere mail naar sponsoren dan bezoekers).

Uitleg
In Mailchimp kan je simpel je adressen bestanden importeren (vanuit bestaande formaten en ook simpel vanuit je online ticket provider), ze ontdubbelt email adressen vanzelf (oh info@ email adressen accepteert mailchimp helaas niet) en mensen kunnen zich ook afmelden van de mailinglijst. Dit is overigens niet alleen bij wet verplicht, maar is ook wenselijk. Mensen die je mails zat zijn, worden alleen maar geïrriteerder als je ze toch mails blijft sturen. Dat zorgt voor een slechte naam en dat wil je te allen tijde voorkomen. Wij als organisatoren moeten er voor zorgen dat we heel zorgvuldig met email communicatie omgaan, niet te vaak mailen en als we mailen dan moet het goed zijn. Goed is in dit geval: kort, persoonlijk en informatief met een mogelijkheid om ergens anders meer informatie te verkrijgen (link naar blogpost bijv.).

4. Textexpander:
Textexpander (Mac)
Texter (Windows)

[afbeelding niet meer beschikbaar] Waarschijnlijk komt dit je wel bekend voor…. Je krijgt veel dezelfde vragen, je moet veel dezelfde soort mails sturen naar sponsors, partners, sprekers etc. oftewel repeterende taken. Textexpander is als een geschenk uit de hemel. Je schrijft 1 keer een stukje tekst (kan een paar woorden, een zin, een alinea of een hele lap tekst), verzint er een afkorting voor, zeg bzkrs en zodra je dat intikt, in welk programma dan ook komt flapt die hele tekst eruit. Textexpander zorgt ervoor dat ik veel meer mail aankan. Op een gemiddelde dag ontvang ik ongeveer 100 emails, vanaf 3 maanden voor een grote conferentie loopt dat op tot ongeveer het dubbele. Textexpander helpt me om veel dezelfde vragen te beantwoorden, maar dat toch op een persoonlijke manier te doen. Typisch zo'n ding dat je zelf een keer moet zien / gebruiken voordat je de waarde ervan inziet.

5. Google Form:
Google Docs heeft een hele fijne functie, je kan super simpel formulieren aanmaken en deze live zetten. Voor The Next Web krijg ik ongeveer 230 aanvragen van mensen die graag willen spreken. Deze aanvragen komen direct bij mij binnen via email. Al die mensen beantwoorden is gewoon geen haalbare kaart, je moet immers een aantal dingen van ze weten om te kunnen beoordelen of het past in je programma. Dat kost waarschijnlijk meerdere mailtjes over en weer. Zodra je ziet dat zoiets je teveel tijd kost moet je na gaan denken, hoe kan ik dit efficiënter oplossen?

In dit geval is het handig om een aantal vragen te bedenken wat je wil weten (bijv. Naam, Bedrijf, email, titel presentatie, beschrijving presentatie, waar heeft men eerder gesproken, is er een video te vinden van een van zijn/haar presentaties). Dit zet je in een Google vorm en embed je op je website. Dat kost een kwartiertje, maar nu kan je iedereen die mailt met de vraag of ze mogen spreken beantwoorden (uiteraard met Textexpander) en verwijzen naar de Google vorm op je website. Alle inzendingen komen in een excel sheet en je kan nu bijv. elke donderdag van 17:00 tot 18:00 er naar kijken. Je kan ook meerdere personen toegang geven tot de documenten.

Google form gebruik ik voor sprekers, pers accreditatie, bloggers en zelfs voor evaluatie na het evenement (al zijn er voor dat laatste betere diensten, zoals surveymonkey)

Online CMS
Voor volgend jaar wil ik gebruik gaan maken van een online CMS. Ik ben nu aan het experimenteren met Highrise. Het delen van contacten met je team en het bijhouden van informatie over die contacten moet op de middellange termijn voordelen op gaan leveren. Vooralsnog was het niet echt nodig, maar met steeds meer contacten moet dat efficiënter kunnen.

Binnenkort deel 2…