Het Scheepvaartmuseum ontzorgt volledig

Impact corona

‘In eerste instantie waren we nog uitgegaan van een live evenement’, vervolgt Van den Herik. ‘Ik ken Het Scheepvaartmuseum en weet wat Angelique Bruijnesteijn met haar team allemaal voor een opdrachtgever kan verzorgen. Ook vanwege de uitstraling en de bereikbaarheid van het museum was de keuze voor de hand liggend. Bij het eerste contact wisten we nog niet wat voor impact corona op ons evenement zou hebben.’

‘Ik kon me als organisator en opdrachtgever volledig op de inhoud van het evenement richten!’

Van live naar online

‘We hadden drie maanden van tevoren een datum vastgesteld,’ vult Bruijnesteijn aan, ‘Uitgaande van een live evenement. Echter, twee maanden voor aanvang hebben we in gezamenlijk overleg besloten om er een online evenement van te maken. Daarna brak er een zeer intensieve periode aan. Gelukkig vertrouwen wij ook op de kennis van Eventfabriek, die wij regelmatig inschakelen voor dergelijke evenementen in de verschillende Kamers van Het Scheepvaartmuseum.’

Volledige ontzorging

‘Die samenwerking verliep fantastisch’, vervolgt Van den Herik. ‘Bij Het Scheepvaartmuseum geldt echt dat de klant koning is. Het woordje ‘nee’ lijkt niet in hun vocabulaire voor te komen en ze denken altijd mee om tot de beste oplossing te komen. Doordat de samenwerking zo vlot en professioneel verliep, kon ik me als organisator en opdrachtgever volledig op de inhoud van het evenement richten. Dat was zo prettig! Ik had totaal geen zorgen over randzaken, want alles werd tot in de puntjes geregeld. Wij werden volledig ontzorgd! ’

Deskundig advies

Het evenement vond uiteindelijk volledig online plaats. De reacties van de medewerkers waren positief en nog steeds wordt het online evenement teruggekeken. Van den Herik: ‘Ook hierin werden wij uitgebreid en deskundig geadviseerd door Het Scheepvaartmuseum en Eventfabriek. Op hun aanraden bestond het programma uit drie onderdelen. We begonnen met een aantal sprekers op wie medewerkers via een digitale tool konden reageren of aan wie ze vragen konden stellen. Daarna volgde een pauzedeel, dat wij ‘Mix your Event’ noemde. In die periode konden medewerkers bijvoorbeeld even lunchen of vlogs bekijken over exposities die de gidsen van Het Scheepvaartmuseum eerder had opgenomen. We eindigden met een talkshow, waarbij alle relevante spilfiguren rond die nieuwe wetgeving om tafel zaten.’

Aandacht vasthouden

Bij online evenementen is het belangrijk om de aandacht van de deelnemers vast te houden en te voorkomen dat zij voortijdig afhaken. Daarom vormde interactiviteit een belangrijk onderdeel van het evenement. ‘Door een combinatie van techniek en inhoud lukte dat uitstekend’, besluit Van den Herik. ‘De meest relevante of leuke vragen die via chats binnenkwamen werden eruit gehaald en beantwoord door een deskundige. Deze vragen zijn later op QA-lijst gezet, zodat we de mogelijkheid hadden om ook na event medewerkers te informeren. Op basis van inloggegevens konden we zien dat veel medewerkers bleven kijken. Vaak loop je het risico dat online evenementen als een nachtkaarsje uitgaan, maar dat was nu zeker niet het geval, dankzij de ervaring met online evenementen van Het Scheepvaartmuseum en Eventfabriek.’

Door > Rob van Hilten