‘Het is nu juíst belangrijk om het doel van je evenement goed vast te leggen’, Eventmanager Yvon Verwoerd

De coronacrisis nadert een nieuw stadium. De opheffing van bepaalde coronamaatregelen betekent ook voor de evenementensector weer wat meer perspectief. Naast de evenementenlocaties zijn ook de toeleveranciers en freelanceeventmanagers voor een hoop nieuwe uitdagingen komen te staan. Wat is de impact van de coronacrisis op de evenementenbranche? Dit keer aan het woord: Eventmanager Yvon Verwoerd, Novytijd.

Ze had er al een heel werkend leven in de evenementenbranche opzitten toen ze negen jaar geleden besloot om voor zichzelf te beginnen als eventmanager. Novytijd was geboren. Prachtige opdrachten en opdrachtgevers volgden en juist 2020 zou een topjaar worden. Toen stak het coronavirus de kop op.

Wanneer begon je te merken dat er echt wel wat aan de hand was?

De agenda voor 2020 was goed gevuld met mooie events voor verschillende bedrijven en een produceropdracht bij SAIL 2020. Vanaf maart gingen steeds meer events uit de agenda en in april werd duidelijk dat SAIL 2020 ook geen doorgang kon vinden. Superjammer natuurlijk, net als dat er genoeg andere evenementen niet doorgegaan zijn. Maar intussen ga je ook meteen denken: wat nu?

Wat kun je nog voor je opdrachtgevers betekenen?

Als vrij snel kwam de vraag vanuit mijn opdrachtgevers om ze te helpen met zichtbaar te blijven. In eerste instantie qua communicatie, om in contact te blijven met hun klanten. Meteen daarna ontstond de vraag of ik niet online iets voor ze kon organiseren. Daar ben ik meteen ingedoken.

Hoe speel je in op virtuele evenementen?

De kennis was zijdelinks aanwezig, maar de noodzaak om er écht mee verder te gaan was er nooit. Samen met een bekende die hier al wel veel kennis van had hebben we de koppen bij elkaar gestoken om met een concreet plan te komen waarmee we voor opdrachtgevers webinars of online events op kantoor kunnen organiseren. Gewoon vanuit de vertrouwde omgeving, vooral om te laten zien: ‘Kijk, we zijn er nog hoor!’ Hier hebben we op ingespeeld met een flexibele studio.

Welke kansen zie je?

Vanaf het eerste begin is het een rollercoaster. Ik ben me snel af gaan vragen: wat voeg ik als eventmanager toe? Dat blijkt gelukkig heel veel. Een evenement wordt georganiseerd met een reden. Het is nog steeds belangrijk om dat doel scherp te krijgen – net zoals live. Wat wil de opdrachtgever met het evenement bereiken? Wie is de doelgroep? Welk format past hier het beste bij? Daarvoor kan ik mijn jarenlange ervaring inzetten. Daarnaast heb ik mijn netwerk met moderators of sprekers, kan ik adviseren bij het script en heb ik wat tips & tricks voor mensen die nog nooit voor een camera hebben gestaan. De radartjes blijven draaien, bij elke nieuwe aanpassing van de maatregelen denk ik na: wat betekent dit voor mijn opdrachtgevers? Dat betekent dat elke week anders is. Behoorlijk intensief, maar ook heel erg leuk. Als eventmanager ben je gewend om te schakelen en in te spelen op wisselende omstandigheden. Ik kan mijn ervaring nu op een hele andere manier inzetten.

Hoe zie je de eerste evenementen voor je?

Het eerste paniekvoetbal lijkt nu voorbij. Het organiseren van een webinar is geen doel meer op zich: het is nu juíst belangrijk om het doel van je evenement goed vast te leggen. Wat wil je bereiken en hoe doe ik dat het beste? Dat zijn nu de belangrijkste vragen. Iedereen snakt ernaar om elkaar te zien en weer bij elkaar in dezelfde ruimte te zijn. Ik verwacht dat de eerste live evenementen in kleine groepjes zullen plaatsvinden en dat de kwaliteit heel hoog ligt. Misschien zijn de eerste samenkomsten wel met vijf personen in plaats van met dertig, aangevuld met een goed diner of kleinschalig entertainment. Er zal selectief uitgenodigd worden en je moet creatief zijn met mogelijkheden om tot interactie te komen.

Hoe verwacht je een volwaardig evenement te kunnen organiseren?

De tijd zal het leren, maar voor nu verwacht ik dat evenementen vooral hybride zullen zijn. Wel of niet live aanwezig zijn, moet een volwaardige keuze worden, met voldoende verdiepende elementen voor de genodigden die het evenement vanuit huis volgen. Als tip zou ik dan ook willen meegeven om je online evenement aan te kleden met zoveel mogelijk live elementen: een uitnodiging met de post, een escaperoompuzzel voor de interactie, stand up komedie voor wat luchtigheid en een hapje en een drankje. Zorg voor een belevenis en afwisseling, zodat het niet alleen zenden en ontvangen wordt.

Wat verwacht je van de toekomst?

Ik verwacht dat al deze verschillende vormen – live, digitaal en hybride – naast elkaar zullen blijven bestaan. Afhankelijk van de doelgroep en je doel gaan bedrijven kiezen voor welke versie ze gaan, daarna kan het evenement verder ingekleurd worden. Ik denk dat het belangrijk is dat iedereen positief vooruit blijft kijken. Ondanks alle heftigheid geeft het ook nieuwe ruimte om na te denken over nieuwe dingen en om bewuste keuzes te maken over de koers die je als bedrijf vaart.

Door > Mahlee Plekker