De Green Meetings Industry Council (GMIC) grijpt het wereldkampioenschap voetbal aan om duurzaamheid terug op de kaart te zetten. Zij lanceert in 2014 het Groene Elftal – elf spelers vertegenwoordigen ieder concrete, praktische tips die samen de duurzaamheidscore behoorlijk zullen verhogen. Ze kosten geen (of maar heel weinig) geld, weinig tijd en zijn zo simpel, dat je jezelf kan afvragen: ‘Hoe kan ik aan mezelf verantwoorden dat ik dit nog niet standaard doe?’.
Sinds een aantal jaar staat duurzaamheid op de trendlijstjes binnen de evenementenindustrie. Veel mensen praten over duurzame meetings en evenementen en hoe we een bijdrage kunnen leveren aan verbetering van milieu, maatschappij en winstgevendheid. Toch is er in al die tijd relatief weinig gebeurd. Ondanks een berg aan digitale inspiratie, tips en workshops is er nog steeds een aantal factoren die onze groene ambities tegenhouden. In de WK weken zullen we je de kans geven de spelers van het groene elftal beter te leren kennen. Deze week lees je over speler 9, 10 en 11.
SPELER 9
Met de Trein: Stimuleer OV als reisoptie bij je deelnemers
Deze nummer 9 van het Groene Elftal speelt vaak een ‘een-twee-tje’ met nummer 6 Car Pool die we al eerder besproken. Voor sommige mensen is OV misschien nog een betere optie. Op sommige trajecten zijn de treinen sneller dan auto’s op de drukke weg, je hoeft niet naar de weg te vragen of in de file te staan en ’s avonds kan je relaxt in je stoel zitten terwijl anderen nog een uur moeten rijden. Bovendien is het OV natuurlijk ook een stuk duurzamer dan auto’s.
Kies een gunstig gelegen locatie
Stimuleer de optie om met het OV naar je evenement te reizen. Dit begint al bij het kiezen van de locatie. Een landhuis in de ‘middle of nowhere’ is misschien heel mooi en rustig, maar ook moeilijk te bereiken met bus en trein. Bij voorkeur ligt je locatie dicht bij een groot treinstation of, bij internationale evenementen, in de buurt van een luchthaven.
Vraag de deelnemers van je evenement tijdens de registratie wat hun plannen zijn voor vervoer. En niet alleen het vervoer naar je locatie, maar ook hoe ze ter plekke willen reizen (vooral belangrijk bij evenementen van meerdere dagen). Zo gaan mensen bewust nadenken over wat voor hun de beste optie zou zijn. Voor diegene die met de auto willen komen kan je carpooling faciliteren. Voor mensen die met het OV willen reizen kan je extra voordelen organiseren. Denk bijvoorbeeld aan een pendel die gasten vanuit het station/vliegveld naar de locatie brengt.
Goed voorbeeld: de Groene Parkeerwacht
In 2010 al besloot de organisatie van EvenementContact om de CO2 uitstoot door vervoer in verband met hun evenement te dempen. In de reminder e-mail 3 dagen voorafgaand aan het evenement stond:
Als u ‘s-ochtends voor de keuze staat van uw Q7, de Smart van uw dochter of de trein, kunnen wij helpen met deze keuze. Onze Groene Parkeerwacht zal ontploffen bij de Q7 en u het hoogste parkeertarief in rekening brengen. De Smart stemt ze vriendelijker. Komt u met de trein, dan mag u zonder betalen langs. Alle parkeergelden gaan direct door naar de CO2 compensatie van onze vakbeurs!
Belangrijke les van dit initiatief: zorg dat de parkeerwachter ook daadwerkelijk op tijd aanwezig is, anders parkeren bezoekers alsnog gratis!
SPELER 10
Zonder Papier: Maak je evenement geheel papiervrij
We komen nu bij de eerste echte spits van het Groene Elftal: Zonder Papier. Niet altijd even eenvoudig om op te stellen, maar zijn impact is niet te onderschatten. Tickets, programmaboekjes, kladpapier… evenementen hebben meer papier nodig dan je misschien denkt. Voor elk vel sterft een stukje bos dat uiteindelijk als extra afval op het vuilstort belandt. Ook al kan papier goed gerecycled worden, is het toch goedkoper en milieuvriendelijker om papierverspilling te voorkomen. Dankzij het digitale tijdperk is dit niet meer nodig.
4 concrete maatregelen om minder papier te gebruiken
– Probeer alle informatie voor deelnemers digitaal te verspreiden. Bied alle informatie over het evenement op een heldere website aan die ook goed te bekijken is op een mobiele telefoon. Daarnaast zijn er honderden apps om je bezoekers te informeren op hun smartphone (zie de Event App Bible)
– Biedt geen papieren hand-outs of kladpapier tijdens de meeting aan. Meestal hebben mensen hun eigen notitieboekje of een notebook bij zich. Als er toch kladpapier nodig is, gebruik dan de achterkant van reeds bedrukt papier. Hand-outs kan je ook na afloop van het evenement laten downloaden via Dropbox, WeTransfer of Slideshare.
– Informeer je deelnemers over je ambities zo min mogelijk papier te gebruiken. Dit kan er zo uitzien:
Om het milieu niet onnodig te belasten willen we tijdens dit evenement zo min mogelijk papier gebruiken. U zult daarom geen papieren infomateriaal, hand-outs of kladpapier van ons ontvangen.
We verzoeken u om uw laptop of notebook mee te nemen of de benodigde documenten zelf van te voren uit te printen.
– Gebruik altijd beide kanten van het papier om te printen of kopiëren. Pas de instellingen van je printer aan, zodat hij dit automatisch doet.
Uitgerekend een bedrijf dat printers maakt geeft het goede voorbeeld
Het goede voorbeeld voor milieuvriendelijk papiergebruik leverde printbedrijf Ricoh tijdens het ABN Amro Tennis Toernooi. Om overbodig verbruik van papier en energie zo veel mogelijk te beperken stelden ze alle circulerende documenten als digitale versie beschikbaar. Onvermijdelijke prints werden dubbelzijdig gedrukt met extreem energiezuinige printers. Voor ieder geprint document doneerde Ricoh een klein bedrag aan duurzame energie projecten in ontwikkelingslanden.
SPELER 11
Doe het Goed: Een ervaring die goed voelt en goed doet
De top-spits van het Groene Elftal komt wellicht uit onverwachte hoek: Doe het Goed. Anders dan vaak gedacht heeft duurzaamheid niet alleen met het milieu te maken. Het gaat veel meer om een sociale en maatschappelijk verantwoorde omgang met onze grondstoffen en medemensen.
Je kent het misschien van de grote bedrijven: met de jaarlijkse kerstborrel worden alle medewerkers opgeroepen om geld in een pot te gooien of loten te kopen voor het goede doel. Het verzamelde geld wordt dan opgestuurd naar een of andere hulporganisatie, die het aan een initiatief in Afrika besteedt.
Het steunen van een goed doel is een belangrijke taak voor duurzame evenementen, maar waarom moet het goede doel altijd zo ver weg zijn? Er zijn waarschijnlijk genoeg projecten in je directe omgeving die wat hulp kunnen gebruiken. Door een lokale organisatie te steunen laat je betrokkenheid zien en bouw je een band op tussen je evenement en de gemeente.
2 voorbeelden uit onze eigen industrie
Een voorbeeld geeft IMEX America met de IMEX Challenge voor 2014. Samen met de Las Vegas Sand Corporation zal er gedurende volgende beurs in Las Vegas een recreatieve tuin voor opvangcentrum The Shade Tree gebouwd worden. Daarvoor konden bezoekers van IMEX America in 2013 zich als vrijwilligers aanmelden. Ze zullen het weekend voor IMEX 214 vijf tot zes uur tijd vrijmaken om dit project te steunen.
Een andere mooie case is die van het MPI World Education Congress 2013 in Las Vegas. Bezoekers kregen de opdracht om handprothesen te bouwen voor slachtoffers van landmijnen met amputaties. Het bijzondere aan dit initiatief was dat het deel uitmaakte het plenaire programma. Deelnemers hadden plezier met de taak en voldoende gelegenheid om gezellig te kletsen en netwerken. Samen bouwden ze meer als 1.000 prothesen. Daarnaast werden ook zakjes gemaakt om de prothesen te verpakken met een persoonlijk berichtje voor de ontvanger.
Een gevoel om nooit te vergeten
Deze twee voorbeelden zijn iets heel anders dan de standaard Goede Doelen Momenten op zakelijke evenementen. Ga eens op zoek naar goede doelen in jouw directe omgeving en bedenk hoe je deze zou kunnen steunen. Je kan helpen het jongerencentrum te renoveren. Werk mee aan een nieuwe speeltuin voor de lokale basisschool of ga afval inzamelen in een recreatiegebied.
Ook al is het maar een klein project: belangrijk is, dat je deelnemers er plezier in hebben en betrokkenheid voelen. Je deelnemers zullen met een veel warmer en blijer gevoel naar huis gaan dan wanneer ze slechts wat centen in een pot gooien.
Heb je nog vragen over deze spelers? Aarzel niet om contact op te nemen met het GMIC via GMICNL.org of @GMIC_NL.
Dit artikel maakt onderdeel uit van een uniek samenwerkingsproject tussen de Nederlandstalige vakmedia voor de congres- en evenementenbranche (Eventbranche.nl, Congreswereld.nl, Eventplanner.nl/be, Events.nl, QM, Meetings Magazine en GreaterVenues.com). Op al deze platformen verschijnen de artikelen over het Groene Elftal, aangeleverd door de Nederlandse afdeling van de Green Meetings Industry Council (GMIC).