De Green Meetings Industry Council (GMIC) grijpt het wereldkampioenschap voetbal aan om duurzaamheid terug op de kaart te zetten. Zij lanceert in 2014 het Groene Elftal – elf spelers vertegenwoordigen ieder concrete, praktische tips die samen de duurzaamheidscore behoorlijk zullen verhogen. Ze kosten geen (of maar heel weinig) geld, weinig tijd en zijn zo simpel, dat je jezelf kan afvragen: ‘Hoe kan ik aan mezelf verantwoorden dat ik dit nog niet standaard doe?’.
Sinds een aantal jaar staat duurzaamheid op de trendlijstjes binnen de evenementenindustrie. Veel mensen praten over duurzame meetings en evenementen en hoe we een bijdrage kunnen leveren aan verbetering van milieu, maatschappij en winstgevendheid. Toch is er in al die tijd relatief weinig gebeurd. Ondanks een berg aan digitale inspiratie, tips en workshops is er nog steeds een aantal factoren die onze groene ambities tegenhouden. In de WK weken zullen we je de kans geven de spelers van het groene elftal beter te leren kennen. Deze week lees je over speler 7 en 8:
SPELER 7
Afta Noon: begin pas na de lunch!
Deze middenvelder van het Groene Elftal met nummer 7 heet ‘Afta Noon’. Hij gaat de strijd aan met de enorme verspilling van voedsel. Het is een fenomeen dat je vaak terugziet bij evenementen van een halve dag. Rond lunchtijd gaan de deuren open om de eerste deelnemers te ontvangen. Men heeft koffie en belegde broodjes klaargezet om mensen met een goede lunch welkom te heten. Uiteindelijk zullen ze meer dan de helft van het eten weg moeten gooien. Hoe komt dat?
Geen voedsel aan de ‘randen’ van je evenement
Veel van je deelnemers zullen waarschijnlijk niet in de gaten hebben, dat zij op locatie kunnen lunchen. Waarschijnlijk zitten ze ’s ochtends op kantoor om nog even snel wat werk te doen. Na nog net dat ene mailtje afgeschreven te hebben, wordt het dan tijd naar het evenement te haasten. Onderweg stoppen ze even bij het tankstation, waar ze snel een broodje halen. Totdat bezoekers je locatie bereiken hebben ze geen idee en geen tijd voor jouw heerlijke broodjes. Hetzelfde geldt voor gezamenlijke diner: veel mensen zijn na afloop van het evenement moe, moeten kinderen ophalen of hebben nog andere urgente afspraken met het gevolg dat je veel te veel eten overhoudt dat weggegooid wordt.
Less is more
Eten is als service bedoeld maar voor evenementen van een halve dag waarschijnlijk overbodig. Plan korte evenementen zoals workshops en trainingen gewoon zonder maaltijden in. Begin om twee uur ’s middags met programma en zorg dat het tussen vijf en zes uur afgelopen is. Wil je nog een netwerkmoment na afloop van het officiële gedeelte? Organiseer dan een kleine borrel met eventueel hapjes. Dit bespaart kosten, levert geen frustratie op en is beter voor het milieu. Een goed voorbeeld gaf Obsession Live Communications die onlangs een Masterclass organiseerde. Deelnemers mochten vanaf 13.00 binnen lopen om samen en kop koffie te drinken en kennis te maken. Het programma begon een uur later en was om 17.00 officieel afgelopen. De aansluitende borrel was vrijblijvend, zodat mensen ook eerder naar huis konden gaan. Door veel interactieve intermezzo’s was er al tijdens de sessie voldoende gelegenheid om te netwerken.
SPELER 8
Komniet Komwel: Hou de optie om af te zeggen zo lang mogelijk open
No show is niet alleen frustrerend voor de meeting planner maar tegelijk ook een grote bron van verspilling. Als er bij elk evenement 10 tot 30 procent van de deelnemers niet komt opdagen betekent dit ook dat je 10 tot 30 procent aan materiaal en eten moet weggooien. De speler met nummer 8 in het Groene Elftal speelt hier handig op in.
Maak het je gasten makkelijk
Waarschijnlijk kan je no show nooit helemaal voorkomen. Met een heel simpele truc kan je het wel behoorlijk verminderen: geef mensen zo lang mogelijk de kans om hun deelname nog af te zeggen. ‘Maar dat is toch niet aan mij?’, zal je nu misschien denken. Natuurlijk kan je het afmelden zelf niet voor je deelnemers overnemen. Je kan wel zorgen dat het zo makkelijk mogelijk wordt. Neem de optie om ‘Ik kom niet’ te RSVP-en of om een aanmelding te wijzigen/annuleren mee in alle communicatie met de genodigden. Ook enkele dagen voordat het evenement begint stuur je normaal gesproken een laatste herinneringsmail. Gebruik dit mailtje ook om de deelnemers op de gevolgen van no show te wijzen en benadruk de mogelijkheid om af te zeggen.
Bijvoorbeeld:
We zijn druk bezig met je voorbereidingen en kijken uit naar je deelname.
Toch geen tijd? Laat het ons dan zo spoedig mogelijk weten! We proberen dit evenement zo duurzaam mogelijk te organiseren. Niet afmelden is frustrerend voor ons als organisator, de andere deelnemers en bovendien slecht voor het milieu.
Bel [telefoonnummer] of mail naar [mailadres].
Speel in op emotie met dit filmpje
Voel je niet schuldig om dit van je deelnemers te vragen. Mensen vergeten soms op hun mail te reageren. Hoe vaker je hen herinnert des te groter de kans, dat ze reageren. Bescherm jezelf tegen verrassingen: mochten er veel mensen nog afzeggen heb je misschien nog de kans een andere ruimte te vinden en minder catering uit te vragen.
Heb je nog vragen over deze spelers? Aarzel niet om contact op te nemen met het GMIC via GMICNL.org of @GMIC_NL.
Dit artikel maakt onderdeel uit van een uniek samenwerkingsproject tussen de Nederlandstalige vakmedia voor de congres- en evenementenbranche (Eventbranche.nl, Congreswereld.nl, Eventplanner.nl/be, Events.nl, QM, Meetings Magazine). Op al deze platformen verschijnen de artikelen over het Groene Elftal, aangeleverd door de Nederlandse afdeling van de Green Meetings Industry Council (GMIC).