The Hague Venues: overzicht en gemak in dienst van de congresorganisator

‘Een aantal jaar geleden heeft een aantal Haagse congreslocaties de koppen bij elkaar gestoken om te bezien hoe wij elkaar in ons aanbod en dienstverlening konden versterken. Het is zonde om elkaars concurrenten te zijn en om mensen die iets zoeken niet goed te kunnen helpen. Dat sloeg enorm aan en inmiddels vindt er een omslag in denken plaats: we zijn van concurrerende locaties veranderd in samenwerkende locaties. En dat vind ik erg mooi, want dit kan alleen op basis van een groot onderling vertrouwen!’

Gerichte vraagstelling

Vaak zoeken congresorganisatoren naar een plaats of een stad om een evenement te organiseren. Ze gaan op zoek en kiezen meestal voor een locatie die ze al kennen, maar die helemaal niet zo geschikt blijkt voor het evenement dat zij in gedachten hebben. Ook zie je regelmatig dat een medewerker wordt opgedragen om ‘ergens een locatie te regelen’ omdat er iets gepresenteerd moet worden. ‘Die hebben dan niet de kennis van waar ze moeten kijken,’ legt Verhaar uit. ‘Op onze website leiden wij de organisator met vragen over het aantal deelnemers en het type evenement naar de locaties die voldoen aan zijn wensen. Daarna kan hij direct een offerte aanvragen bij de locatie naar keuze. Wanneer de organisator met de locatie in gesprek gaat over het beoogde evenement, kan het alsnog gebeuren dat de locatie, op basis van zijn wensen, doorverwijst naar een andere venue.’

Specifieke voorwaarden

The Hague Venues wil heel duidelijk een congresplatform zijn, dus daarom voldoen alle dertien aangesloten locaties aan een aantal specifieke voorwaarden. Verhaar: ‘De locatie moet in ieder geval ruimte bieden aan minstens 150 deelnemers en beschikken over tenminste vier subzalen. Dus een locatie met een ruimte waarin wel honderd gasten een feest kunnen vieren of een evenement kunnen bijwonen, komt niet in aanmerking voor lidmaatschap van The Hague Venues. Wanneer locaties lid willen worden van The Hague Venues, bekijken wij allemaal wat de locatie te bieden heeft, of het voldoet aan onze voorwaarden en of wij toegevoegde waarde zien aan deelname. Dat is een unaniem besluit van de leden.’

Onderlinge informatie-uitwisseling

The Hague Venues richt zich exclusief op nationale acquisities. Wel is er nauw contact met The Hague & Partners, dat zich voornamelijk richt op internationale acquisities. ‘Die zijn uiteraard ook interessant voor ons. We richten ons primair op congressen en evenementen. Tijdens onze vergaderingen hebben we het erover hoe we Den Haag als congresstad verder op de kaart kunnen zetten. Daarnaast wisselen we onderling ook veel andere informatie uit en dat is voor alle betrokken partijen enorm nuttig. Zeker tijdens de coronaperiode hebben we zeer geprofiteerd van onze gezamenlijke kennis en ervaring,’ aldus Tom Verhaar.

Totaalprogramma

De samenwerking tussen de partners van The Hague Venues beperkt zich niet alleen tot informatie-uitwisseling. ‘We kijken ook naar wat we in samenwerking met elkaar een evenementenorganisator kunnen aanbieden als totaalprogramma, zoals een city tour als onderdeel van een groot congres. Stel je eens voor: een grote plenaire bijeenkomst in het World Forum, de Fokker Terminal of bij The Hague Conference Center en daarna met een elektrische boot of historische tram vanuit de Remise naar Madurodam, via een cursus koffiebranden bij Capriole en uiteindelijk borrelen bij het Louwman Museum of dineren in de Grote Kerk… Dat wil toch iedereen? Naast dat we het een organisator zo aantrekkelijk mogelijk willen maken, willen we tegelijkertijd ook Den Haag op de kaart zetten. Want een stad die zo centraal ligt en die zoveel te bieden heeft, daar wil je toch je congres houden?’ besluit Tom Verhaar.

Tekst: Rob van Hilten