Hét stappenplan om een geslaagd online evenement te organiseren

Daarom kan het zelfs voor de meest doorgewinterde eventorganisator een flinke kluif zijn om een succes te maken van een online event.

Handig stappenplan

Congres- en evenementenlocatie NBC Congrescentrum heeft daarom een uitgebreide handleiding samengesteld. Een handig stappenplan met 25 pagina’s vol inspiratie en tips voor jouw online evenement. Aan de hand van 40 stappen organiseer jij in no time een geslaagd online evenement. Van strategiebepaling en voorbereiding tot uitvoer en opvolging, je wordt van A tot Z door het organisatieproces heen geloodst.

Download hier het stappenplan op de website van het NBC Congrescentrum

Een paar stappen

Nieuwsgierig naar de inhoud van het stappenplan? Hier lees je een aantal willekeurige stappen.

Drie tot zes maanden van tevoren
Stap 15. Een platform selecteren
Heb je helder hoe het programma er in grote lijnen uit gaat zien? Is de gewenste vorm van interactie duidelijk? Dan kun je op zoek naar een geschikt platform voor je online event. Er zijn veel verschillende mogelijkheden waar je uit kunt kiezen, afhankelijk van je wensen. Bedenk dus goed wat jouw wensen zijn om hier een geschikt platform voor te selecteren. Wil je bijvoorbeeld dat jouw deelnemers met elkaar en met de spreker een gesprek kunnen voeren? Dan kan Microsoft Teams of Zoom een goede keuze zijn. Let hier wel goed op de specificaties van de platformen en doe hier uitgebreid onderzoek naar. Indien je alleen wilt ‘zenden’, kan een livestream via Vimeo of YouTube voldoende zijn. Maar wanneer je echt meerdere sessies, streams en interactiemogelijkheden wilt, kom je al gauw bij een dedicated eventplatform uit. Voorbeelden hiervan zijn SCOOCS, VFairs of Hopin.

Stap 16. Eventwebsite en registratie
Jouw eventwebsite of landingspagina is de plek waar je jouw potentiële deelnemers overtuigt van je evenement. Kunnen bezoekers online niet de juiste informatie over je event vinden of zich gemakkelijk op de website aanmelden? Dan ben je ze kwijt. Denk dus goed na over welke informatie en mogelijkheden je op de website gaat tonen. Ga je bijvoorbeeld een hele nieuwe website lanceren voor jouw online event? Of maak je een landingspagina op je bestaande website? Welke teksten en onderdelen heb je nodig? Is er voldoende beeldmateriaal? Ga je dit zelf aanpassen of doet de websitebouwer dit? Zorg dat je het antwoord op deze vragen hebt en ga aan de slag!

Bedenk ook hoe je het registratieproces gaat inrichten. Via welke tool of plug-in ga je dit doen? Moeten deelnemers online afrekenen of is het evenement gratis? Wat gebeurt er met de data die de deelnemers invullen? Hoe moet de bevestigingsmail eruitzien? Een goede registratietool of CRM-systeem gaat je helpen om eenvoudiger met je data om te gaan en meer te doen met marketing. Kijk ook goed naar de mogelijkheden van het eventplatform. Veel platformen bieden ook een registratie- en CRM-systeem aan.

Wil je alle 40 stappen lezen?
Download het complete stappenplan op de website van het NBC Congrescentrum.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met congres- en evenementenlocatie NBC Congrescentrum.