Glazig of glanzend; wat voor ogen heeft jouw opdrachtgever? Glazig of glanzend; wat voor ogen heeft jouw opdrachtgever?
Back Back Column

Glazig of glanzend; wat voor ogen heeft jouw opdrachtgever?

05 juni 2017

Door Marga Groot Zwaaftink - Recent zat ik in een brainstormsessie om een bestaand congres concept te revitaliseren. Daar hoorde ik de oneliner: 'There's never enough time to do it right, but there's always time to do it twice.' Herkenbaar? Kijkt jouw opdrachtgever ook glazig als jij het event concept uitlegt?

Event concepten uitdenken: 5 uitdagingen

Regelmatig vinden we het lastig om een helder concept voor een event uit te denken. Waarom?

  1. Vaak lopen lijnen door elkaar: de doelen van je opdrachtgever en die van de deelnemers verschillen. Intern 'slim' manoeuvreren waardoor je draagvlak creëert bij je opdrachtgever voor je concept én waarbij je ambassadeur bent voor de deelnemer, kan deze tegenstrijdigheid opheffen.
  2. Grondig doorvragen bij je opdrachtgever vraagt om lef en diepgang, zodat er doelen voor het event worden genoemd die verder gaan dan de drie bekendste motieven:
    - Inspiratie bieden
    - Informatie verschaffen
    - Netwerken faciliteren
  3. Er zit tijdsdruk op het voorbereidingstraject. Wees ambitieus; vraag om tijd voor een goed concept. Dat gaat zich in de rest van de voorbereidingen terugbetalen omdat er geen zaken dubbel, opnieuw hoeven. Alle neuzen staan dezelfde kant op: naar een event met impact!
  4. Veel eventmanagers zijn van nature organisatoren en vinden het lastig om boven de materie te staan. En niet direct naar de middelen te grijpen maar strategische afwegingen te maken. Zorg dat je een team om je heen verzamelt dat meedenkt. Dit is ook goed voor het draagvlak van het concept. Ontwikkel jezelf hierin door bijscholing.
  5. Onderschatting: onuitgesproken zijn er nog veel opdrachtgevers die zich afvragen 'hoe moeilijk kan het zijn, zo'n event?' Maak direct duidelijk dat jij de ambitie hebt om een 9+ te halen en dat dit kwaliteit, tijd en inzet vraagt. Eigenwijs zijn, gaan voor diepgang en echt een verschil maken met je event vraagt om doorzettingsvermogen en lef.

Kwartje valt

In mijn zoektocht naar tools om dit te vatten, ben ik enthousiast geraakt over het #EventCanvas. Kort gezegd doorloop je met een team van betrokkenen de 14 onderdelen van het canvas. Hierna heb je op één vel het (hernieuwde) concept van je event gevat. En kun je dit helder uitleggen aan je opdrachtgever. Iets dat je ziet aan zijn of haar ogen die gaan stralen als 'het kwartje' valt. Omdat jouw event bijdraagt aan het succes en de strategie van de organisatie.

Wil je aan de slag met event concepten ontwikkelen?

Meld je dan hier aan voor: EventCanvas Level I Training, 4 juli 2017 High Tech Campus

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!