Eventmanagers maken kennis met de nieuwste technologieën voor evenementen

Technologische locatie Space Expo
Waar kan een technologiedag beter plaatsvinden dan in Space Expo, het officiële bezoekerscentrum van ruimtevaartorganisaties ESA/ESTEC en tevens een veelzijdige evenementenlocatie. Veertig eventmanagers werden in een middag bijgepraat over wat interessant is voor hun branche op het gebied van technologie en evenementen. In totaal hebben negen bedrijven met nieuwe technologieën de kans gekregen om in 5 minuten hun bedrijf te promoten waarna de groep werd verdeeld en in korte interactieve sessies dieper op de technologie werd ingegaan. Tweetredacteur Gerdie Schreuders gaf live verslag via Twitter voor de ‘thuisblijvers’ via #GvE11. Cateraar Taat & Friends verzorgde de hapjes en drankjes tijdens de afsluitende borrel.

Basiscursus Social Media 1.0
De middag begon met een basiscursus Social Media 1.0 door Gerrit Heijkoop van Triqle Event Intelligence. Zelf kon hij niet aanwezig zijn, maar laat technologie centraal staan deze middag, heeft hij middels een video opname de presentatie toch kunnen geven. Gerrit Heijkoop legde met de metafoor van het leren fietsen uit dat social media niet meer is dan een radicale technologische innovatie en dus een nieuwe techniek die je moet leren.

Blijf crossmediaal communiceren
‘Social media heeft drie functies: netwerken, inhoud delen en monitoring & visualiseren. Relatief gezien is Nederland het grootste land ter wereld op LinkedIn met 2.855.261 gebruikers. Daar ligt ook gelijk een valkuil, want wat je nooit mag vergeten is dat veel mensen op social media zitten, maar ook heel veel mensen niet! Blijf crossmediaal communiceren en gebruik daarbij online media en social media, maar dus ook gewoon e-mail of een brief’, aldus Gerrit. Na de vraag van Leon Kruitwagen, algemeen directeur van Genootschap voor Eventmanagers, of iemand niets nieuws heeft gehoord, blijkt uit het weinig aantal vingers dat een basiscursus toch niet overbodig is voor de leden.

Company Webcast
Na deze basiscursus kregen de negen bedrijven de kans om hun technologieën te presenteren en te vertellen wat ze de eventmanagers kunnen bieden, met uiteraard een pauze tussendoor. Company Webcast beet het spits af. Aad van Musscher legde het principe van webcasten uit en hoe dit toe te passen binnen een evenement. ‘Webcasten is het online live uitzenden van video. Stel je bedrijf organiseert een evenement met 100 personen in de zaal, maar heeft online een doelgroep van 40.000 kijkers verdeeld over 100 locaties. Via computers, schermen of mobile devices kan deze doelgroep toch de presentatie bekijken’, aldus Aad. Company Webcast biedt daarin niet alleen video maar verreikt het met allerlei elementen als PowerPoint, het stellen van vragen, polls of enquêtes. Voordelen zijn het vergroten van je bereik, kennisoverdracht en behoud met veel meetbare resultaten.

Photonic
Patrick Smits van Waesberghe van Photonic vertelde de trends op het gebied van foto’s. Phontonic richt zich op eventmarketing en merkactivatie door middel van foto’s. ‘Vroeger werden foto’s altijd publiekelijk getoond in een online fotogallery, maar wij merken dat dit aan het verschuiven is naar 1-op-1 communicatie en foto’s met unieke codes om meer privacy te geven. Daarnaast wordt social media steeds meer geïntegreerd en speelt foto’s ook een rol bij de accountability van een evenement’, aldus Patrick.

EventAssist
EventAssist laat de gasten zien hoe eventregistratie anno 2011 werkt. ‘Wij merken dat in de loop der jaren dit van een leuke, creatieve manier om deelnemers uit te nodigen is uitgegroeid tot een serieus vakgebied met serieuze onderwerpen waar je als eventmanager rekening mee moet houden. Te denken aan security, e-mail policy, huisstijl compliancy of de relatie tussen social media en eventregistratie’, aldus Michiel van Rhijn. In de interactieve sessie ging Michiel verder op deze onderwerpen in en welke rol EventAssist daarin kan vervullen.

IML
IML zet interactieve stemsystemen in bij beurzen, congressen, bijeenkomsten of andere evenementen. ‘Wij creëren meer interactie tussen het publiek en de spreker door het stellen van vragen, de optie om tekstberichten te schrijven en het spreken door een microfoon’, aldus Olivier Klesser. Een voordeel van het systeem van IML is de functie om de evaluatie ter plekke te laten plaatsvinden. Hiermee krijg je meer respons dan het sturen van een evaluatieformulier achteraf per e-mail.

What’s On?
Hoe ga je het beste om met het communiceren van je programma? What’s On? heeft, zoals ze zelf zeggen, daarvoor de oplossing. ‘Hoe fijn zou het zijn als je aan één partij de wijzigingen kan doorgeven en je programma gelijk up-to-date wordt gemaakt…dat heet What’s On?’, aldus Donald Roos. Het systeem houdt het programma overal up-to-date, biedt schermen met daarop het programma en Tweets, social media interactie met bezoekers en is bovendien geschikt voor de crew backstage om op de hoogte te blijven.

Sendsteps
SendSteps pakte het anders aan en zocht gelijk de interactie op met het publiek door te vragen om de telefoons erbij te pakken in het mom van meer interactie en de dialoog aan te gaan met je publiek. SendSteps is een tegenhanger van IML alleen werken zij niet met ‘stemkastjes’, maar via SMS, Internet en Twitter. Het systeem werd getest door het publiek met een vraag waarop de leden van het Genootschap voor Eventmanagers konden antwoorden via een keuzemenu. ‘Een andere functie van het systeem is het stellen van anonieme vragen die de spreker of dagvoorzitter gelijk kan beantwoorden doordat de vraag direct op beeld binnenkomt’, aldus Mike Coumans.

Twoppy
Jasper van Blerk is medeoprichter van Twoppy, een platform voor organisatoren van evenementen waar je een digitaal programmaboekje voor de smartphones kan maken. ‘Sinds februari hebben we al 1.000 evenementen voorzien van een ‘applicatie’ waarvan 1/3 internationaal. De applicatie biedt onder andere een programmaoverzicht, informatie over de sprekers, plattegrond en de functie om sessies te waarderen en onderling te netwerken met andere bezoekers’, aldus Jasper. Naast gratis functionaliteiten biedt Twoppy ook een aantal betaalde functionaliteiten als branding en speciale codes voor het afschermen van het programma voor buitenstaanders.

4Net
Han Verzijl van 4Net vertelde over hun software Eventmanager. ‘Eventmanager is een online platform voor het beheren en optimaliseren van het totale proces rondom het opzetten, uitrollen en monitoren van evenementen. Hiermee kan de eventmanager alle facetten van het evenement, zowel intern als extern, gemakkelijk regelen in één software’, aldus Han.

Beamer Boys
Het laatste bedrijf Beamer Boys, heeft veel moeite gedaan om deze middag aanwezig te zijn. Met een team van drie mensen die uit Duitsland zijn overgekomen, hebben zij de nieuwe technologie ‘holografische projectie’ geïntroduceerd bij de gasten. Beamer Boys is een specialist op het gebied van holografische projectie en kan via deze techniek sprekers op afstand laten spreken, maar laten lijken dat ze echt aanwezig zijn door de holografie. ‘De nieuwe techniek is dat het systeem interactie kan creëren met het publiek door de spreker live te laten spreken en in de zaal te laten kijken om bijvoorbeeld vragen van het publiek te beantwoorden’, legt Jeroen van Leeuwen uit.

Wat is nu echt privacy?
Tussen de bedrijfspresentaties door gaf Mr.ir. Arnoud Engelfriet een lezing over privacy. Privacy kennen we allemaal, maar weten we wel echt wat privacy is? Dat was de vraag die Arnoud probeerde te beantwoorden tijdens zijn presentatie. Onderwerpen als omgaan met portretrecht en persoonsgegevens tijdens evenementen zijn onder andere de revue gepasseerd. Daarnaast kwam er een discussie op gang hoe werkgevers om mogen gaan met de informatie die zij vinden op social media over werknemers of sollicitanten. ‘Echt duidelijke regels hierover zijn nog niet opgesteld in Nederland. Mocht de werkgever over de informatie komen beschikken doordat hij/zij in het netwerk van de werknemer zit, dan mag de werkgever deze gegevens gebruiken bij zijn beslissingen. Voor sollicitanten geldt dat de werkgever vooraf moet aangeven te gaan zoeken naar deze gegevens en dit vervolgens moet overleggen met de sollicitant’, legt Arnoud uit.

Social media blijven een beetje ‘eng’
Tijdens de borrel bleek uit de reacties van de gasten dat het een volle, maar vooral informatieve middag was wat als heel goed is beschouwd. Sommige leden zien na de basiscursus het nog steeds niet zitten om social media in te zetten bij hun evenement, doordat ze er of geen tijd voor hebben, het nut er niet van in zien of het nog niet ‘aandurven’. Andere reacties geven juist aan veel gehad te hebben aan de nieuwe inzichten van deze bedrijven en graag verder de diepte in willen hoe je social media moet toepassen tijdens je evenement om zo het best effect te krijgen.

Collectief laten informeren
Leon Kruitwagen is enthousiast en ziet de middag als een geslaagde aftrap voor de nieuwe opzet van het Genootschap voor Eventmanagers. ‘Dit is de opzet die we leuk vinden en die ook voor de doelgroep heel interessant is om op deze manier je collectief te laten informeren. Eventmanagers hebben het allemaal erg druk en willen in een kort tijdsbestek een groot scala van producten zien en daar spelen wij met deze opzet goed op in. Onze doelstelling is veel informatie, veel interactie, veel vragen stellen en daar zijn we deze middag goed in geslaagd’, aldus Leon.

De nieuwe koers wordt doorgezet
Genootschap voor Eventmanagers gaat verder met deze koers door drie keer per jaar een themadag te organiseren waarin bedrijven met een innovatief, een vernieuwd product of werkwijze worden uitgenodigd om zichzelf te presenteren aan de leden van het genootschap. Meer informatie hierover is te vinden op www.eventmanagers.nl.