Event Check-in garandeert professionele en gastvrije entree

Hoe sympathiek kan het zijn? Een deelnemer meldt zich bij de registratiebalie, de QR-code die hoort bij zijn aanmelding wordt gescand en ziedaar: de gepersonaliseerde badge rolt uit de printer. Geen lange wachtrijen, geen gedoe. ‘En dat is zeker in deze bijzondere tijd extra plezierig, zowel voor de gast als voor de host of hostess’, benadrukt Rochella Landegent. Ze is namens aanmelder.nl verantwoordelijk voor Event Check-in. ‘Dankzij onze slimme printers en tablets is de bezoeker of deelnemer in luttele seconden ingecheckt, voorzien van een professionele badge in de gewenste huisstijl en onderweg in de eventlocatie.’ Professioneler en gastvrijer kan de ontvangst niet zijn. En in die zin dus meteen een aansprekend visitekaartje letterlijk op de drempel naar een succesvol event.

Ontzorgen

Dat organisatoren van evenementen bij aanmelder.nl aan het juiste adres zijn voor relevante ondersteunende software, behoeft geen betoog. Of je nu gebruik maakt van een van de professionele formats voor een indrukwekkende eventwebsite, het hele aanmeldingsproces integreert of de administratie erin onder brengt, de eventsoftware van aanmelder.nl ontzorgt. Daarnaast zijn er interessante extra’s, zoals veelzijdige en schier oneindige communicatiefeatures. En dat alles in één systeem. ‘Met persoonlijke en effectieve communicatie voor je evenement maak je als organisator een sterke eerste indruk. Dan moet je denken aan uitnodigingen, reminders en SMS-berichten’, legt Rochella uit. ‘Met aanmelder.nl maak en verstuur je in enkele stappen alle gewenste communicatie naar potentiële en al aangemelde deelnemers. Uiteraard in de eigen huisstijl van de organisatie.’

Soepel

Event Check-in is een aanvulling op de vele opties die aanmelder.nl al biedt. ‘Met Event Check-in van aanmelder.nl is een veilige check-in en een professioneel en gastvrij welkom volledig verzorgd. Onze badges hebben een luxe uitstraling. Het ontwerp is helemaal vrij aan de opdrachtgever. Vaak wordt gekozen voor huisstijlelementen en -kleuren.’ De badges worden ter plekke op de eventlocatie geprint wanneer er een QR-code is gescand. Hierdoor worden er geen badges weggegooid van deelnemers die niet zijn komen opdagen. De printers zijn snel en eenvoudig te installeren. ‘Event Check-in bespaart organisatoren veel tijd in de aanloop naar het evenement. Immers, er hoeft vooraf niets te worden aangemaakt. De badges rollen in enkele seconden uit de printer.’ Voor het scannen van de qr-code gebruikt aanmelder.nl eigen tablets. ‘Uiteraard zorgen we dat die vooraf zijn getest en opgeladen voor ze op de locatie worden ingezet. Onze eigen engineers dragen daar zorg voor en zijn tijdens het evenement beschikbaar om direct te kunnen handelen als dat nodig mocht blijken. Dus ook in die zin garanderen we een soepele probleemloze check-in.’

Voordelen

Wie zich de toepassing van Event Check-in even indenkt, zal de voordelen herkennen. Rochella benoemt ze: ‘Geen wachtrijen meer doordat het incheckproces snel en efficiënt verloopt. Verder biedt het incheckmoment het perfecte moment voor verdere instructies aan de deelnemer. Nu met corona beperkingen bijvoorbeeld verwijzing naar de looproutes en hygiëneregels die zijn getroffen. Je kunt aangeven wat van de deelnemer wordt verwacht en ook vragen naar eventuele corona-gerelateerde klachten bij de deelnemers. Tenslotte is op de badge ruimte beschikbaar voor bijvoorbeeld het vermelden van een stoelnummer. We hebben hiervoor een module ontwikkeld die deze toewijzing automatisch doet. De toewijzing kan zowel voor alle deelnemers gebeuren als voor deelnemersgroepen in workshops of breakouts. Kortom: zo weet je zeker dat iedere deelnemer goed is geïnformeerd.’

Praktijk

Ondertussen maken tal van organisaties, van wie de meeste al langer actief zijn met aanmelder.nl, gebruik van Event Check-in, vertelt Rochella. Ze noemt onder meer de Gemeente Rotterdam, de Maastricht Universiteit en Reshift als voorbeelden. ´Wij hebben recent voor het eerst met Event check-in van aanmelder.nl gewerkt voor ons event met 1300 deelnemers´, reageert Anita de Jonge namens Reshift desgevraagd. ´Een verademing na jarenlang de badges in bladerbakken klaargezet te hebben. Het is voor elke event organizer een aanrader, zelfs als je je eigen registratiesysteem gebruikt. ´

Door > Henny Beijer

Op de foto: Rochella Landegent