‘We hebben door de jaren heen veel vaste relaties gekregen, die graag terugkomen’, stelt Event manager Kim Tonkes van Event Centre Vinkeveen, Leonardo Hotel en The Harbour Club aan de vooravond van het exclusieve zakendiner, dat aan zo’n 100 congresgasten wordt geserveerd. ‘De efficiencyvoordelen van onze met elkaar verbonden accommodaties en de goede ervaringen van hun gasten, blijken steevast doorslaggevend.’ Dat geldt dus ook voor de farmaceutische multinational, die er medio januari is neergestreken voor haar driedaagse jaarcongres.
Vergaderen, verblijven en verzorging op dezelfde locatie
Het eigen, afgesloten parkeerterrein is op deze sneeuwvrije woensdag goed bezet. Binnen zijn de deelnemers begonnen aan hun eerste vergaderdag. Alle ruimten en de black box in het Event Center Vinkeveen zijn in gebruik. Het gebouw telt 10 vergaderruimten en een black box van 400 vierkante meter, die in drie delen kan worden opgesplitst. Die is daarmee uitermate geschikt voor productpresentaties, beurzen en feesten. ‘Deze opdrachtgever heeft voor zijn gasten ook de overnachtingen geregeld in ons hotel’, vertelt Kim. ‘Ze opteerden er heel nadrukkelijk voor om het complete programma op dezelfde locatie in te richten. Dus vergaderen, verblijven en verzorging op één plek. Dat kunnen wij bieden.’
Tegen de sfeer van The Harbour Club kan weinig op
Voor de persoonlijke verzorging kocht het farmaceutische bedrijf op de eerste avond van hun evenement The Harbour Club uit. ‘Die mogelijkheid is er; we kunnen het restaurant desgevraagd exclusief beschikbaar maken, al vergt dat wel overleg vooraf natuurlijk. Want in principe is het restaurant dagelijks ook vrij toegankelijk voor externe gasten voor lunch en diner. In het laagseizoen zijn de mogelijkheden hiervoor wel weer iets ruimer dan richting de zomer natuurlijk.’ Dat deze klant heel graag in The Harbour Club wilde dineren is overigens niet zo verwonderlijk. ‘We kunnen de black box natuurlijk ook sfeervol aankleden voor een diner met catering vanuit het restaurant. Maar tegen de eigen inrichting en sfeer van The Harbour Club, met het sprookjesachtige uitzicht over het water, kan weinig op.’
Culinaire specialiteiten waar The Harbour Club fameus in is
Voor Kim en haar collega’s is zo’n volledige buy out met gasten die ook van beide andere accommodaties gebruik maken een spannende, maar vooral ook mooie uitdaging. ‘In het restaurant zelf hoeven we niet zoveel aan te passen. Alle meubilair staat en het is van zichzelf al uiterst smaakvol ingericht. Wel wilden ze een dansvloertje. Vandaar dat we bij de bar ruimte hebben vrijgemaakt, waarbij we bovendien een deejay-booth kwijt kunnen.’ Het wordt deze eerste congresavond een driegangendiner, uitgeserveerd over een tijdsbestek van iets meer dan twee uur. Het uitgekozen menu sluit aan bij de specialiteiten waar The Harbour Club fameus in is.
Eén team, dat staat voor de verbinding tussen Event Center, hotel en restaurant
Als de laatste gasten die avond hun hotelkamer hebben opgezocht, staat een ploeg collega’s van Kim en food & beverige director Thierry Romkes klaar om The Harbour Club weer op orde te maken voor het ontbijt de volgende dag. Voor lunch zal het restaurant gewoon open zijn, in de avond is er echter opnieuw een exclusief zakendiner, nu van een andere opdrachtgever. ‘Topdrukte inderdaad’, bevestigt Kim. ‘Maar iedereen die betrokken is, vindt het leuk om te doen, wil zijn beste beentje voorzetten. Gastvrijheid is wat ons bindt, of je nu in de keuken werkt, de hotelreceptie bemant, de faciliteiten in het Event Center coördineert of projecten managet. We zijn één team, dat zo ook symbool staat voor de verbinding die er tussen Event Center, hotel en restaurant is.’
