Ervaringen als digitale dagvoorzitter

Evenementen staan niet langer op zich. Dankzij de social media maakt iedere bijeenkomst voortaan onderdeel uit van een voortgaande reeks communicatiemomenten, on-line en off-line. De organisator bepaalt niet meer in zijn eentje wat er besproken wordt en hoe het proces eruit ziet: de deelnemers eisen échte interactie.

Ook de rol van de dagvoorzitter digitaliseert, nu de manier waarop mensen met elkaar in gesprek gaan verandert. Wat mij opvalt is dat social media vooral gebruikt wordt voor event-marketing en nog heel weinig om het inhoudelijke resultaat te verbeteren. Ik hoop dat daar snel verandering in komt en zet daarom mijn ervaringen met digitaal discussiëren graag op een rij, met daarbij de kanttekening dat ik ook nog zoekende ben en open sta voor input.

Voorafgaand aan het evenement
Om te beginnen wil ik het hebben over de inzet van social media in de aanloop naar een bijeenkomst. Steeds vaker leid ik als dagvoorzitter bijvoorbeeld discussiegroepen op LinkedIn of communiceer ik met toekomstige deelnemers via Twitter.
Een paar ervaringsfeiten:

Stel vragen die er echt toe doen: als er op een discussieonderwerp geen respons komt, ga er dan niet vanuit dat de doelgroep niet wil, maar durf simpelweg toe te geven dat de vraag ze dus kennelijk niet interesseert. Wees blij met dit inzicht, verwijder het topic en probeer het opnieuw;

Maak vooraf een heldere keuze: hoe wil je de social media gebruiken in relatie tot het congres? Wil je inventariseren, wil je bepaalde discussiepunten alvast aanzwengelen om daar live op door te gaan, wil je polsen wat er leeft, wil je deelnemers mee laten beslissen over de concrete invulling van de dag, … etc. Vanuit deze keuze volgt vanzelf de juiste balans in de manier waarop je verschillende social media (niet) inzet.

Kies voor een mix: integreer vanaf dag één prikkelende gesprekken via Twitter, LinkedIn, mail, etc

Geef het woord aan de deelnemers: vraag je publiek wie ze willen horen, wat ze willen leren, welke onderwerpen ze willen bespreken en stem daar je programma op af. Geef bijvoorbeeld 10 opties voor sprekers en nodig de 6 meest populaire uit. Of stel een paar programma-elementen voor en kijk welke men kiest.

Zorg voor structuur: dat de grens tussen zender en ontvanger verdwijnt, wil niet zeggen dat er geen behoefte meer is aan gespreksleiding. Zonder regelmatige samenvattingen en doorvertalingen naar vervolgvragen is er geen focus in de groep en zullen mensen afhaken. Feit is wel dat de digitale dagvoorzitter niet meer bepaalt, maar veel meer begeleidt.
De situatie kan ontstaan dat één discussie erg wijdlopig wordt en dat het zinnig kan zijn te splitsen, net zoals het kan voorkomen dat je een aantal separaat ontstane discussies juist samen wilt voegen. Dan kan het helpen één of meerdere discussies (met vooraankondiging) stop te zetten en nieuwe (met heldere inleiding) te starten;

Maak de moderator zichtbaar: Zet liefst de dagvoorzitter in (als hij ervaring heeft met dit fenomeen) als moderator. Hij/zij is gewend gesprekken te leiden en ze leren hem vast kennen voor de dag zelf.
Laat hem minimaal één keer per dag naar lopende discussies kijken én reageren. Ook als een groepslid zelf een gespreksonderwerp post (en daar hoop je natuurlijk op), reageer dan snel; niet om zijn onderwerp over te nemen, maar wel om steeds zichtbaar te maken dat er een groepsleider is;

Stimuleer sprekers om mee te doen: door ook hen on-line in een vroeg stadium met deelnemers in gesprek te brengen ontstijgt het programma het niveau van zenden&ontvangen. Het stelt de sprekers bovendien in staat hun optredens op maat te snijden (en dat mag ook van hem/haar geëist worden, vind ik);

Kies voor continuïteit: Social media lenen zich voor een voortdurend proces, in tegenstelling tot de momentopname dat een evenement vaak is. De keren dat ik tot nu toe op deze manier heb gewerkt, heb ik ook na het event nog een aantal weken lopende gesprekken begeleid, om vervolgens het beheer over te dragen aan de opdrachtgever. Gaat het echter om een doorgaand proces en komt er op termijn wellicht weer een live-bijeenkomst, dan kan ik me voorstellen dat het beheer in handen blijft van de digitale dagvoorzitter.

Accepteer dat ‘de mensen’ nog moeten wennen: het betrekken van je bezoekers gaat de ene keer beter dan de andere.

Tijdens het evenement

En dan komt de dag van het evenement. En ook tijdens het congres biedt de communicatie via de sociale media grote kansen. Mijn tips zijn:

Accepteer dat het bestaat: twitteren, chatten etc. tijdens een bijeenkomst is niet onbeleefd, het is de nieuwe manier van communiceren. Accepteer ook dat mensen steeds vaker slechts een deel van het programma actief zullen volgen en op andere momenten hun aandacht aan iets anders geven. Aan de congresorganisator de uitdaging zo te programmeren dat niemand ook maar een seconde wil missen

Gebruik het in je voordeel: probeer te achterhalen (en dat is niet moeilijk, want het is immers on-line te volgen) waarom/waarover iemand bijvoorbeeld Twittert. Doet hij het, omdat het congres voor hem niet interessant is of is het juist zo aansprekend dat hij het met iedereen wil delen. Gebruik deze kennis in je voordeel in plaats van je er tegen te verzetten.

Werk met een social-media-manager: heel veel toegevoegde waarde van de social media gaat verloren, omdat niemand zich er op toelegt. Als dagvoorzitter wil ik graag weten als één bepaalde opmerking in veel tweets terug komt, maar zelf kan ik niet op het podium tijdens een forumdiscussie on-line gesprekken volgen. Ik ben daarom erg blij als er iemand is, die dit voor me doet.

Laat de deelnemers aan het roer: ook tijdens de dag kun je het programma nog aanpassen aan de wensen van de aanwezigen. Laat je deelnemers bijvoorbeeld mede laten bepalen welke workshops in de middag nog een keer herhaald moeten worden, welke sprekers de meeste tijd moeten krijgen, welke vraag de dagvoorzitter moet stellen aan de minister etc.

Zorg voor toegevoegde waarde: veel toepassingen worden vooral ingezet als ‘trucje’. Een twitter-fountain is echt prachtig, maar wat voegt het wezenlijk toe, als je de geplaatste tweets niet gebruikt om je programma inhoudelijk vorm te geven? En waarom laat je mensen stemmen per SMS, als je vervolgens niets met de uitslagen doet?

Ik ben erg benieuwd naar jullie ervaringen. Hoe geven jullie invulling aan het gebruik van social media tijdens evenementen?