Het geheim van een groter rendement
Organisatoren vinden het lastig om het effect van hun evenement te meten. ‘Als je wilt weten wat het oplevert, dan helpt het om te denken in termen van gedragsbeïnvloeding. Dus: wat doen de deelnemers na afloop anders of beter? Bij een congres over klantgerichtheid wil je bijvoorbeeld dat de deelnemers na afloop in staat zijn om hun organisatie klantgerichter te maken’, legt Erik uit.
Het geheim van een groter rendement ligt in de combinatie van reflectie en activatie; de expertise van Aaaaha! Bureau voor live communicatie. Erik: ‘Je hebt goede sprekers nodig om de gedachten op gang te helpen, aansluitend brengen we deelnemers met elkaar in gesprek. Dat gebeurt in werkvormen als de Superbrainstorm, Denktanks, Tafellakensessies en de Pitch competitie. In kleine groepjes bedenkt men samen hoe je de brug slaat naar je eigen organisatie. Hoe kun je in actie komen? Wij bieden gespreksleiders, Superbrainstormers, die dat proces begeleiden. In het voortraject denken zij mee over de juiste werkvorm.’
Activeren met werkvormen
Om mensen te activeren moet je een veilige setting creëren. ‘In eerste instantie zitten deelnemers niet te wachten op interactie. Een ervaren gespreksleider schept direct de juiste sfeer. Als je de juiste vraag stelt en de bezoekers hun gedachten met elkaar laat uitwisselen, komt daarbij veel energie vrij’, aldus Erik.
Als voorbeeld geeft Erik het Jaarcongres Leiderschap waar hij dagvoorzitter was. ‘Na een aantal sprekers vroeg ik de bezoekers wat er in het programma voor hen bij zat, waar ze echt mee aan de slag konden. Nadat ze deze vraag voor zichzelf beantwoord hadden, bespraken ze dit in kleine groepjes met andere, collega-leidinggevenden. Door dit proces wordt de inhoud van het event concreter en maak je het makkelijker voor bezoekers om het geleerde op te slaan en te activeren. In plaats van dat je ze dit na afloop zelf uit laat zoeken, help je ze hier tijdens het evenement al bij. En dan gaan ze blij naar huis.’
Gezamenlijk realiseren van ideeën
Bij interne evenementen volgt op de uitwisseling van ideeën nog een extra stap. ‘We eindigen vaak met een competitie met als basis de gekozen ideeën, die door verschillende groepjes medewerkers vertaald worden naar daadwerkelijke acties. In een pitch presenteren ze de resultaten aan de groep. Het team met de winnende acties krijgt een box met een stappenplan, waarmee ze die acties ook kunnen realiseren. Zo zorg je ervoor dat de uitkomsten van de brainstormsessie, het verandertraject, ook door de medewerkers gedragen en uitgevoerd wordt. De directie moet de medewerkers het vertrouwen en de middelen geven om dit ook goed te kunnen doen.’
Woord en beeld
Aaaaha! biedt ook cartoonisten en kunstenaars voor de verslaglegging. ‘Zeker bij interne brainstorms vraagt iedereen zich af wat er vervolgens met al die goede ideeën gebeurt. Door deze uit te laten werken in een cartoon, mindmap of wandverslag, laat je zien dat er echt wat mee gebeurt.’
Erik heeft gemerkt dat het grootste effect bij interne events wordt bereikt met een Wandverslag. ‘De sessie wordt op een serie wandpanelen in woord en beeld vastgelegd door twee kunstenaars. Deze panelen krijgen vaak een vaste plek in het bedrijfsrestaurant of bij de receptie. Zo blijft het ook na het event voor iedereen zichtbaar en onderwerp van gesprek.’
