EIBTM; over de echte en virtuele realiteit van meetings en events

Barcelona is een inspirerende stad als het gaat om eventlocaties, bijzondere venues en de MICE-mogelijkheden. Authentieke en design hotels, ruim opgezette congreslocaties en culturele venues bieden ruimte voor kleine en enorme gezelschappen. Niet voor niets is de Catalaanse stad ieder jaar weer opnieuw het decor voor EIBTM, ‘the global meetings & events expo’. Wij namen er een kijkje en lieten ons verrassen. Want een beurs vol verrassingen, dat was het. Bestemmingen, CVB’s (Convention Bureaus) en DMC’s (Destination Management Companies) trokken alles uit de kast om de hosted buyers en reisprofessionals te inspireren en te overtuigen van hun verhaal. De een met een nog originelere versie dan de andere.

Wereldreis
Op onze eerste ronde door de beurs valt het meteen op hoe overzichtelijk en ruim opgezet dit event is. Fijn. We lopen op ons gemak tussen de verschillende stands door en ‘reizen’ in een paar uur tijd van Portugal via Zweeds Lapland, Dresden, Georgie en St. Petersburg naar Taiwan, Korea en Dubaï. Opvallend zijn de Oost-Europese bestemmingen en verschillende kleinere regio’s die in grote getalen vertegenwoordigd zijn. Niet alleen landelijke initiatieven promoten hun MICE- en eventmogelijkheden, ook steden als Berlijn, Riga, Nürnberg, Zagreb en Poznan etaleren met nieuwe congreslocaties, orginele venues en luxe hotels. De Duitsland-stand telt vele verschillende sub-regio’s en ook in ‘Portugal’ is de keuze in hotels en regio’s reuze.

De reiswereld is lange tijd een vrij traditionele gebleven. En dat is ze in vergelijking met andere sectoren vaak nog steeds. Toch blijkt hier bij EIBTM dat er ook in deze branche van alles ‘gaande is’.

Virtual reality
Nieuwe technieken en digitale oplossingen nemen de beursbezoekers letterlijk mee voor een kijkje achter de schermen en een ‘echte’ belevenis op locatie. De ‘360 experience’ bij de Catalunya stand trekt onze aandacht. Kijkend door een grote Virtual Reality Goggle wanen we ons even later midden in een Spaans straatfestival. Van links naar rechts, en boven naar beneden. De EIBTM-vloer zakt virtueel even onder onze voeten vandaan. Een bizarre maar levensechte belevenis die eventplanners en hosted buyers een goed beeld geeft van hoe hun toekomstig te organiseren evenement eruit kan zien. NH Hotel Group verrast met hologrammen die events naar een andere dimensie tillen en het Berlin Mariott Hotel biedt haar gasten mobiele check-in en check-out mogelijkheden.

Mayor of Amsterdam
Ook bij ons ‘eigen’ Holland Paviljoen stappen bezoekers met Mr. Holland digitaal in bed of in de virtuele realiteit van de Amsterdam RAI. “Mayor of Amsterdam”, zo luidt de RAI-campagne waarmee de eventlocatie potentiële ‘burgemeesters’ wil overtuigen van de vele mogelijkheden. Uit handen van de charmante, Hollandse verschijning Caatje krijgen we een grote ambtsketting omgehangen. Via een geavanceerd systeem zien we even later allerlei animaties uit onze ketting komen. Van de bereikbaarheid van de RAI tot eventtypen en event-ROI. De gedachte achter de campagne is dat de eventplanner of hosted buyer die een groot event naar de RAI en dus naar Amsterdam brengt, zich vanwege de reuring in de stad even ‘burgemeester’ mag noemen. De ene na de andere bezoeker laat zich met de ketting door de dame in Delftsblauw vastleggen op een persoonlijk, polaroid souvenir.

Het is duidelijk. Innovatie gaat bij EIBTM hand in hand met conventionele, persoonlijke attentie.

Liefdevolle verhalen
En dat idee is bij meerdere stands terug te vinden. Terwijl de in voetbalshirt gehulde medewerkers van team Nürnberg uitleg geven over de laatste ontwikkelingen op eventgebied, bakt een authentieke gingerbread-bakker ze letterlijk bruin. Met de geur van verse koeken tussen de neusvleugels worden we bijgepraat over deze Duitse bestemming.

Waar ook bij Taiwan de liefde voor het land door de maag gaat, spelen Zagreb, Polen en Denemarken daarentegen liefdevol in op het gevoel. “Bezoekers die Zagreb hebben bezocht, zijn zo verrast door wat we te bieden hebben dat ze de stad voor goed in hun hart sluiten”, aldus Martina Csiffary van het Convention Bureau. Bij Polen zijn het de persoonlijke verhalen die voor iedereen een andere betekenis geven aan de bestemming.

Storytelling blijkt niet alleen aan de leisure-kant de toerismebranche te zijn binnengedrongen, ook op MICE-gebied is het ‘verhalen vertellen’ wat de klok slaat.

“Polska, come and find your story.” Denemarken gooit het over de natuurlijke boeg met haar liefde voor duurzaam, groen en “meetings with a different MINDset”: “#BeeSustain, create a buzz.”

There is no business like peoples business
Wanneer we ons nogmaals van achter naar voren door de beurshal begeven, kruist een heuse robot plotseling ons pad. Trouw volgt hij (of zij?) de instructies op van een bezoeker die druk in gesprek is met deze digitale reisprofessional. Is dit de toekomst van de branche?

Delegeren we straks als eventprofessionals onze operationele taken aan collega’s die op wieltjes door de locatie zoeven?

Ondanks de futuristische kijk op het vak, blijkt de internationale meetings- en eventsector gelukkig nog altijd warm te lopen voor cultuur en authenticiteit. Via de stempelende dames van Korea, de Belgische pralines bij de Vlaanderen-stand en een Marokkaanse stoelenvlechter begeven we ons opgelucht naar de uitgang van de beurs. EIBTM en haar exposanten verleggen digitaal en virtueel hun grenzen maar als het er op aankomt blijft de eventbranche mensenwerk. En is dat niet waar het om draait in een people’s business als de onze?

===

Zes van de acht beurzen uit het IBTM portfolio krijgen een nieuwe naam in 2015. EIBTM in Barcelona zal te boek staan als IBTM Barcelona en de pay-off die Reed Travel Exhibitions geeft aan haar portfolio is IBTM events: Connections mean everything.